則是：簡明扼要、語速放慢。只留下接聽者需要的內容。當你要表達問候時，也要注意內容簡短。如果你要離開辦公室較長一段時間，應留下你何時回來以及你不在時是否有人檢查信箱的詳細信息。
三、負起責任
讓我們設想一下，如果沒有抱怨，沒有借口，每個人都百分之百地對自己的行為負責，這世界將是怎樣的美好。我們所說的百分之百的責任，意思是每個人都需要對自己的承諾、人際關系和行為負全部的責任──而不是部分的責任。
假如你上班快要遲到了，而你前面的那輛車卻開得很慢，不要去指責那個司機。你應該承擔起百分之百的責任，確保自己不睡過頭，或者不把出門時間掐算得太緊，以至于別人只不過是小心點開車，就會導致你的遲到。
假如你被要求在一個集體項目中工作，有一個合作者沒有按進度完成任務，不要袖手一旁只是抱怨。你要承擔起百分之百的責任來完成這項任務，無論是否有這位令人頭疼的合作伙伴的幫助。做該做的事，完成這項工作。
對于手頭的工作和自己的行為百分之百負責的人，他們愿意花時間去研究各種機會和可能性，因而顯得更值得信賴。你將因此獲得別人更多的尊敬，同時你也獲得了掌控自己命運的能力，這些將加倍補償你為了承擔百分之百責任而付出的額外努力、耐心和辛勞。
你可以避免職業(yè)禁忌行為的發(fā)生。它所需要的是你拿出時間和精力，這對你的職業(yè)前程來說是完全值得的。