開始進(jìn)行，客戶可能會向你提出更多的或是與原計(jì)劃不同的要求。在這個(gè)時(shí)候范圍變化管理就可以派上用場了。
項(xiàng)目管理過程不從確定項(xiàng)目開始，也不隨著項(xiàng)目計(jì)劃完成而告終。你必須要在項(xiàng)目管理過程中使用范圍變化管理，如果你不善用范圍變化為控制項(xiàng)目，項(xiàng)目小組就只能嘗試著在項(xiàng)目時(shí)間和預(yù)算不變的情況下去完成比原計(jì)劃多得多并且要耗費(fèi)更多成本的任務(wù)。換句話來說，就是麻煩將是不可避免的。
范圍管理從范圍界定開始
對項(xiàng)目范圍進(jìn)行界定恐怕是確定項(xiàng)目的過程當(dāng)中最為重要的組成部分。事實(shí)上，如果你并不能確定項(xiàng)目的目標(biāo)任務(wù)，也不能確定項(xiàng)目的范圍，項(xiàng)目就根本不可能成功。范圍管理是項(xiàng)目管理過程當(dāng)中最為關(guān)鍵的組成部分之一。但是，如果不能對項(xiàng)目的范圍作出成功的界定，想要實(shí)施范圍管理也幾乎是不可能的。
界定范圍的目的是清楚描述項(xiàng)目的邏輯范圍并在此問題上同有關(guān)各方達(dá)成一致。對項(xiàng)目范圍的陳述可以讓大家清楚的了解哪些工作是項(xiàng)目范圍之內(nèi)的事情，而哪些工作不屬于該項(xiàng)目范疇。對項(xiàng)目范圍的界定越明確，對項(xiàng)目就越有利。下面這些信息應(yīng)該能起到一些幫助作用。
范圍內(nèi)和范圍外的任務(wù)類型(業(yè)務(wù)需求、現(xiàn)狀評估)
范圍內(nèi)和范圍外的生命周期流程(分析、設(shè)計(jì)、測試)
范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)類型(財(cái)務(wù)、銷售、員工)
范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)來源或數(shù)據(jù)庫(公司總帳，薪水明細(xì))
范圍內(nèi)和范圍外的主要功能(決策支持、數(shù)據(jù)輸入、管理報(bào)告)項(xiàng)目
范圍內(nèi)和范圍外的部門(人力資源、制造商、供貨商)
制定可行的范圍變化流程
項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組的成員都必須意識到，項(xiàng)目范圍的變化本身并沒有錯(cuò)。也就是說，在項(xiàng)目的進(jìn)行過程中改變項(xiàng)目范圍并不是一件壞事。事實(shí)上，在很多情況下，這還是一件好事。首先，客戶通常都不能在項(xiàng)目開始之前明確所有的需求。其次，即使他們能夠做到這一點(diǎn)，整個(gè)的商業(yè)環(huán)境也是在不斷變化的，所以項(xiàng)目需求也可能會隨之而發(fā)生變化。
如果你不能夠適應(yīng)變化，項(xiàng)目的最終價(jià)值可能會受到影響，或者可能會使項(xiàng)目失去價(jià)值。因此，你需要具備在項(xiàng)目進(jìn)行的過程當(dāng)中根據(jù)需要作出改變的能力。如果項(xiàng)目經(jīng)理不能夠在項(xiàng)目進(jìn)行過程當(dāng)中積極的對變化進(jìn)行管理，問題可能就會隨之而來。任何項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)有效的變化管理流程。這個(gè)流程應(yīng)該包括對變化的識別判斷，對變化的商業(yè)價(jià)值的判斷，對變化會給項(xiàng)目帶來的沖擊和影響的判斷，將相應(yīng)的信息提交項(xiàng)目投資人進(jìn)行評估。項(xiàng)目投資人來最終決定是否將變化引入到項(xiàng)目當(dāng)中。如果變化被引入項(xiàng)目，項(xiàng)目投資人還應(yīng)該考慮變化對項(xiàng)目的影響程度，并且為之配備相應(yīng)的額外資源，如延長時(shí)間和追加資金預(yù)算等。
范圍變化管理常見問題
在范圍變化管理的過程當(dāng)中，項(xiàng)目小組可能會遇到很多常見的問題。
項(xiàng)目范圍蔓延：很多項(xiàng)目經(jīng)理都能夠意識到大的范圍變化，但是對小的范圍變化就不那么細(xì)心了。因此在實(shí)際工作當(dāng)中就往往有這樣一種趨勢，很多項(xiàng)目經(jīng)理沒有經(jīng)過太多的思考就把新的工作增加到了項(xiàng)目當(dāng)中。我們所說的項(xiàng)目蔓延就是指一個(gè)項(xiàng)目接受了很多小的變化的情況。當(dāng)這些小的變化都聚合到一起的時(shí)候，項(xiàng)目小組才意識到他們承擔(dān)了太多的超額任務(wù)，已經(jīng)無法按照原有的時(shí)間和預(yù)算框架來完成項(xiàng)目了。
得不到投資人的批準(zhǔn)：很多時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理會面對來自終端用戶、股東或是客戶經(jīng)理的一系列變化要求。由于這些人都屬于客戶范圍，所以他們的要求通常都被認(rèn)