目的延續(xù)性是有很重要的意義。因?yàn)橐院笕绻也坏较嚓P(guān)文檔，還不是一樣要找項(xiàng)目經(jīng)理的茬。我在本次項(xiàng)目犯的第三個(gè)失誤，就是沒(méi)有制定規(guī)范化的收尾制度。
什么是ERP項(xiàng)目收尾?
根據(jù)美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)的概念，項(xiàng)目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是根據(jù)合同一項(xiàng)一項(xiàng)的核對(duì)，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項(xiàng)目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的項(xiàng)目驗(yàn)收。具體來(lái)說(shuō)，ERP合同收尾是指了結(jié)ERP合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。合同收尾需要對(duì)整個(gè)ERP項(xiàng)目過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項(xiàng)是否已經(jīng)完成任務(wù)。但實(shí)際上，象眾多的項(xiàng)目收尾一樣，ERP合同收尾是最容易產(chǎn)生問(wèn)題的時(shí)候，而且往往是最讓人頭痛的事情。比如說(shuō)，ERP銷售人員在并不清楚項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)和難度的時(shí)候所許諾的事情根本就是一個(gè)泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求，從而使到實(shí)際情況與合同不相符等。
管理收尾是指涉及對(duì)ERP項(xiàng)目驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目資料的移交和歸檔。具體包括ERP實(shí)施期間的所有項(xiàng)目文檔整理和歸檔，同時(shí)還要求所有的項(xiàng)目成員一起來(lái)把經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、實(shí)施心得寫成總結(jié)，方便日后運(yùn)維工作。因?yàn)槭瘴驳淖饔貌粌H是對(duì)客戶方有一個(gè)正式的交代，還有一個(gè)重要職能是對(duì)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)予以提煉，形成企業(yè)的知識(shí)財(cái)富。在ERP實(shí)施過(guò)程中，知識(shí)往往是隱含、散落在各個(gè)群體之中，因此將員工的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為公司的顯性知識(shí)就非常重要。同時(shí)，管理收尾也是收集、整理、保存項(xiàng)目記錄最好的時(shí)機(jī)?？傊芾硎瘴沧龅檬欠窈脤?duì)日后ERP系統(tǒng)運(yùn)維有重大意義。管理收尾文檔資料越豐富，就越能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式。
高效ERP項(xiàng)目收尾的策略
ERP項(xiàng)目的實(shí)施一般包括六個(gè)階段，即項(xiàng)目選型、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、試點(diǎn)運(yùn)行和上線切換等。但在ERP系統(tǒng)上線切換后，緊接著還有一項(xiàng)重要的工作，就是項(xiàng)目的收尾驗(yàn)收。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目快結(jié)束的時(shí)候，必須把目光轉(zhuǎn)向重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目收尾工作。在這里，與大家分享我在本次ERP項(xiàng)目的收尾經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)：
(1)領(lǐng)導(dǎo)大力支持能為順利收尾保駕護(hù)航
ERP項(xiàng)目驗(yàn)收看似簡(jiǎn)單，事實(shí)上卻是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，必須要引起雙方"一把手"領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目組成員的高度重視，千萬(wàn)不能敷衍了事。因?yàn)槌晒Φ腅RP項(xiàng)目收尾能保證項(xiàng)目順利通過(guò)驗(yàn)收、項(xiàng)目結(jié)算款順利收到、并和客戶保持良好的關(guān)系。所以，項(xiàng)目收尾的成功要求項(xiàng)目經(jīng)理機(jī)智地協(xié)調(diào)收尾工作中的人物關(guān)系，但因?yàn)閷?shí)施活動(dòng)只是整個(gè)項(xiàng)目生態(tài)范圍環(huán)境中的一部分，許多對(duì)項(xiàng)目的影響因素不是為項(xiàng)目經(jīng)理所控制的。因此，在收尾工作如客戶款項(xiàng)收取、合同結(jié)束會(huì)談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機(jī)等許多場(chǎng)合下都需要雙方公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，只有在一個(gè)雙方公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，ERP項(xiàng)目收尾工作才會(huì)是更為出色和順利的完成。
(2)明確專人負(fù)責(zé)、強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目收尾制度化
實(shí)施ERP項(xiàng)目的人都有一個(gè)共識(shí)，就是ERP項(xiàng)目的開(kāi)始和收尾是最難干的活。尤其是項(xiàng)目收尾，紛繁復(fù)雜是個(gè)擦屁股的活，忙了半天看不出成績(jī)，還要受到領(lǐng)導(dǎo)的埋怨。在這種情況下，專人負(fù)責(zé)和強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目收尾制度化的強(qiáng)力支持就顯得非常重要了。因此，收尾必須指定專人負(fù)責(zé)。此人直接對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，輔以各個(gè)部門中項(xiàng)目工作時(shí)間較長(zhǎng)、熟悉情況者組成一個(gè)精干的內(nèi)部驗(yàn)收和資料歸檔小組，具體負(fù)責(zé)針對(duì)合同條款一一內(nèi)部自行先驗(yàn)收，及時(shí)補(bǔ)救、完善和整理歸檔工作。也就是說(shuō)，收尾要特別強(qiáng)調(diào)計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該由負(fù)責(zé)收尾的人根據(jù)實(shí)施實(shí)際情況，結(jié)合合同條款擬定初稿，然后經(jīng)由項(xiàng)目經(jīng)理主持。為保證收尾計(jì)劃的順利執(zhí)行，最好要有