風(fēng)險(xiǎn)因素。一個(gè)SAP項(xiàng)目,須對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行量化分析,有針對(duì)影響度大的各種風(fēng)險(xiǎn)提出控制對(duì)策,在上述化工企業(yè)的SAP系統(tǒng)建設(shè)中,
我們提出下面的關(guān)鍵措施和控制方法:
(1)如何使最終用戶積極參與。最終用戶的積極參與是項(xiàng)目實(shí)施成功的重要條件,因?yàn)樗麄兪琼?xiàng)目的使用者和受益者。但是在實(shí)施過(guò)程中,他們將面臨業(yè)務(wù)流程改變、新老系統(tǒng)并行、業(yè)務(wù)技能更新、工作量和工作壓力增加等挑戰(zhàn),積極引導(dǎo)和幫助他們克服暫時(shí)的困難,看到新系統(tǒng)將給他們帶來(lái)的好處。
例如:
①通過(guò)企業(yè)宣傳欄、內(nèi)部報(bào)刊、各種會(huì)議等方式,大力宣傳實(shí)施本項(xiàng)目給企業(yè)將會(huì)帶來(lái)的好處;
②選擇適當(dāng)?shù)拿嫦蜃罱K用戶的培訓(xùn)以增強(qiáng)信心;
③鼓勵(lì)最終用戶對(duì)項(xiàng)目的關(guān)心和參與,在討論各種業(yè)務(wù)解決方案時(shí)注意和征求最終用戶的需求和看法;
④在大量整理和錄入校對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí),適當(dāng)增加臨時(shí)人員幫助工作;
⑤制定獎(jiǎng)罰措施,包括競(jìng)爭(zhēng)上崗,培訓(xùn)證書,榮譽(yù)和獎(jiǎng)金等。
(2)如何得到領(lǐng)導(dǎo)層的全力支持。領(lǐng)導(dǎo)層的全力支持是必不可少的。我們必須盡一切可能爭(zhēng)取他們的關(guān)心和支持。例如我們要求客戶方項(xiàng)目經(jīng)理最好由公司付總專任或兼任;定期或不定期,口頭或書面向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào);
在考慮解決方案時(shí)要兼顧信息共享和數(shù)據(jù)的安全保密性,既要保證上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)準(zhǔn)確地得到需要的數(shù)據(jù),又要兼顧企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的相對(duì)獨(dú)立性等。
(3)如何處理好業(yè)務(wù)流程和崗位整。隨著新系統(tǒng)的實(shí)施,必然會(huì)對(duì)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程加以調(diào)整。這些調(diào)整將會(huì)導(dǎo)致一些部門和崗位業(yè)務(wù)內(nèi)容的變化。有些崗位甚至?xí)蜂N或合并,同時(shí)將會(huì)產(chǎn)生一些新的工作崗位。
例如:制作應(yīng)收應(yīng)付會(huì)計(jì)分錄將主要由財(cái)務(wù)崗位改為銷售或采購(gòu)崗位,在進(jìn)行銷售公司處理的同時(shí)由應(yīng)用系統(tǒng)自動(dòng)形成。這樣原先的分錄制單,復(fù)核崗位工作量就大大減少,月末財(cái)務(wù)和銷售部門間的對(duì)賬也不再需要等;
另一方面利用新系統(tǒng),財(cái)務(wù)部門可以加強(qiáng)預(yù)算管理和預(yù)算控制,加強(qiáng)現(xiàn)金流量管理和預(yù)測(cè),可以細(xì)化各類經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的成本和獲利分析,從而指導(dǎo)業(yè)務(wù)活動(dòng)的良性運(yùn)作。
(4)如何避免實(shí)施人員變更影響項(xiàng)目進(jìn)度。實(shí)施人員的變更是不可避免的,對(duì)所有實(shí)施人員所做的工作都應(yīng)有文檔記錄,經(jīng)客戶方確認(rèn)的文檔應(yīng)交由專人保管,包括紙張和電子介質(zhì)。所有的需求,承諾和解決方案等均以書面簽字為準(zhǔn)。不得隨便更改其中的內(nèi)容。除非通過(guò)同樣的審批程序進(jìn)行。
這樣新的實(shí)施人員可以通過(guò)閱讀上述文檔,很快進(jìn)入工作狀態(tài)。對(duì)前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。
(5)關(guān)于新老系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換將影響項(xiàng)目系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn),提出下列風(fēng)險(xiǎn)防范措施:
①盡早確定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方案和新老數(shù)據(jù)對(duì)照表;
②調(diào)整系統(tǒng)解決方案,尋找可替換的數(shù)據(jù)來(lái)源;③找到無(wú)法提供數(shù)據(jù)的原因并設(shè)法解決;④在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換前先進(jìn)行原有數(shù)據(jù)的審核。
(6)SAP項(xiàng)目合同內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn)。
3 SAP實(shí)施后的風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)在成功實(shí)施SAP項(xiàng)目后,也將面對(duì)與實(shí)施前一樣的風(fēng)險(xiǎn)。在未來(lái)的五到十年中,是否有一個(gè)扎實(shí)的SAP風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制將決定了企業(yè)是否能在最初的SAP投資中真正獲益。
在SAP系統(tǒng)的維護(hù)階段,其主要的工作內(nèi)容包括:實(shí)施后投資審計(jì),業(yè)務(wù)的繼續(xù)提高,技術(shù)的改進(jìn)和提高,最終用戶的繼續(xù)培訓(xùn)。而企業(yè)也將往往遇到以下問(wèn)題:沒(méi)有流程化的評(píng)價(jià)系統(tǒng)輸出;由于企業(yè)停止繼續(xù)系統(tǒng)升級(jí),今天的企業(yè)系統(tǒng)成了明天的被取代系統(tǒng);對(duì)系統(tǒng)設(shè)置的理由沒(méi)有做足夠的文檔;SAP關(guān)鍵員工的流失,對(duì)企業(yè)系統(tǒng)缺乏總體上的組織學(xué)習(xí)能力;對(duì)企業(yè)系統(tǒng)的正常輸出缺乏管理能力等。俗話說(shuō)得好:“磨刀不誤砍柴工”。
在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中,一個(gè)成功的風(fēng)險(xiǎn)管理可以防止和減少項(xiàng)目中潛在問(wèn)題的影響,它是處理危機(jī)的有效處方。在項(xiàng)目生命周期內(nèi),一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目管理人員應(yīng)在風(fēng)險(xiǎn)反應(yīng)和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防之間達(dá)到一種平衡:當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有出現(xiàn)時(shí),風(fēng)險(xiǎn)管理有助于你通過(guò)科學(xué)的分析和方法,降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率或轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn),減小風(fēng)險(xiǎn)損失;當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí),風(fēng)險(xiǎn)管理有助于你采用一種經(jīng)過(guò)深思熟慮的解決方法去快速的做出反應(yīng),從而減小風(fēng)險(xiǎn)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目所造成的影響。
4結(jié)語(yǔ)
總之,無(wú)論在任何SAP項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中,即使實(shí)施的環(huán)境存在諸多差異,面對(duì)各種各樣的實(shí)施困難,始終都需要分析潛在的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn),并且加強(qiáng)對(duì)SAP實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)控制,從而降低項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn),這一切對(duì)于SAP項(xiàng)目的成功實(shí)施有著重大的意義。