品范圍,即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能;另一個(gè)是項(xiàng)目范圍,即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么,它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰,以認(rèn)可的形式表達(dá)出來(lái),比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn),能被項(xiàng)目參與人理解,絕不能含含糊糊、模棱兩可,在此基礎(chǔ)之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說(shuō)有了明確的產(chǎn)品范圍,才可以確定為達(dá)到這個(gè)目的需要做哪些工作,即項(xiàng)目范圍,換句話說(shuō)產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。
2.2 范圍管理實(shí)施方法
如何做好范圍管理,應(yīng)注意做好以下幾方面的工作: (1)編制范圍說(shuō)明和范圍管理計(jì)劃; (2)范圍分解; (3)范圍變更控制。
2.2.1 編制范圍計(jì)劃
具體的說(shuō),范圍說(shuō)明是在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí),作為未來(lái)項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說(shuō)明中至少要說(shuō)明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。范圍管理計(jì)劃是描述對(duì)項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理、項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問(wèn)題的。它也應(yīng)該包括一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評(píng)估。范圍管理計(jì)劃還應(yīng)該包括對(duì)變化范圍怎樣確定以及對(duì)變化應(yīng)歸為哪一類等問(wèn)題的清楚描述。
2.2.2 范圍分解
完成項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程,計(jì)劃明確了,還應(yīng)采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元才能一目了然,最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。比較常用的方式是以項(xiàng)目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS,第一層是大的項(xiàng)目成果框架,每層下面再把工作分解,這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分,直觀、時(shí)間感強(qiáng),評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分,也更容易被大多數(shù)人理解。
2.2.3 范圍變更管理
一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃可能制訂的非常好,但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的,因此對(duì)變更的管理是項(xiàng)目經(jīng)理必備的素質(zhì)之一。變更并不可怕,糟糕的是缺乏規(guī)范的變更管理過(guò)程。范圍變更的原因是多方面的,項(xiàng)目經(jīng)理在管理過(guò)程中必須通過(guò)監(jiān)督績(jī)效報(bào)告、當(dāng)前進(jìn)展情況等來(lái)分析和預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的范圍變更,在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來(lái)管理變更。
綜上所述,工欲善其事,必先利其器。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目,沒(méi)有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。只有把需求分析與管理、項(xiàng)目范圍管理的功課做充分,把基礎(chǔ)打牢固,才能在項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中減少不必要的麻煩,項(xiàng)目才有可能獲得最后的成功。