隨著社會(huì)信息化程度的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在建設(shè)相關(guān)的IT項(xiàng)目，使得IT成為企業(yè)發(fā)展、強(qiáng)化管理不可或缺的重要組成部分。但由于各行業(yè)所處領(lǐng)域和所采用的管理形式的不同，對(duì)IT的理解與接受程度自然也就不同。
在國(guó)家政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等采用行政管理模式的組織中，IT項(xiàng)目的成功就不僅僅是項(xiàng)目本身建設(shè)的完成，更大程度上是體現(xiàn)在讓用戶理解項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，熟練掌握系統(tǒng)的使用規(guī)則，這對(duì)于IT項(xiàng)目的建設(shè)人員將是巨大的考驗(yàn):如何讓非IT領(lǐng)域的人員能夠理解信息化，使用好系統(tǒng)軟件。
這時(shí)，有效的溝通管理是連接項(xiàng)目計(jì)劃和建設(shè)成果的重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的重要手段。
IT項(xiàng)目建設(shè)所處的外部環(huán)境是溝通管理中必須首要考慮的問題，把握其特點(diǎn)，才能有針對(duì)性地開展溝通。這里我們要討論的外部環(huán)境是采用行政管理模式的企業(yè)。行政管理具有極強(qiáng)的政治職能和高度執(zhí)行力，其等級(jí)森嚴(yán)，實(shí)行高制度化管理，對(duì)人嚴(yán)格控制。
無論是政府機(jī)關(guān)，還是社會(huì)企業(yè)，垂直管理模式的運(yùn)行反映的是上級(jí)意志的落實(shí)，帶有強(qiáng)烈的行政管理色彩。由于這種等級(jí)觀念的存在，單位的日常管理往往都是領(lǐng)導(dǎo)說了算，下級(jí)員工個(gè)人的主動(dòng)性對(duì)單位績(jī)效的影響不大，形成領(lǐng)導(dǎo)說干啥就于啥的局面。
這對(duì)上下級(jí)兩方面都產(chǎn)生了不利影響。例如，領(lǐng)導(dǎo)以自我為中心，認(rèn)知模式剛性，過于迷信自身思維方式，缺乏客觀、公正、公平之心，既不能正視自我也不愿正視他人，也就談不上設(shè)身處地站在對(duì)方的角度考慮問題。
而下級(jí)員工也不愿多說話，在領(lǐng)導(dǎo)面前不表達(dá)自我意愿和感想，對(duì)工作缺乏激情和憧憬。比如單位開大會(huì)，后排的位子往往總是先被坐滿，前排靠近領(lǐng)導(dǎo)的始終“虛位以待”，這反映了員工的參與程度。
那么，在此種管理模式下，項(xiàng)目成員如何讓用戶理解你所要表達(dá)的內(nèi)容，如何讓用戶接受你所提供的新工作方式呢?在溝通中又要注意什么呢?溝通就是一種讓組織成員之間取得共同的理解和認(rèn)識(shí)的方法。
從管理的角度講，它是指為了一個(gè)設(shè)定的目標(biāo)，把信息、思想和情感在個(gè)人與組織之間進(jìn)行傳遞，并獲得理解的過程。它是為完成組織使命或達(dá)成任務(wù)的一種必要手段，它可以促進(jìn)共同了解，增強(qiáng)團(tuán)體力量。
根據(jù)溝通的功能、方式、渠道和方向的不同，可以分為不同的類型。從溝通的功能看，可以分為工具溝通和情感溝通;從溝通的方式看，可以分為口頭溝通和書面溝通;從溝通的渠道看，可以分為正式溝通和非正式溝通;從溝通的方向看，可以分為下行溝通、上行溝通和平行溝通。
此外，根據(jù)溝通是否存在著反饋，還可以分為單向溝通和雙向溝通。無論何種溝通方式，都必須確保信息在成員之間準(zhǔn)確、快速地流動(dòng)。因此，結(jié)合行政管理環(huán)境的特點(diǎn)，作者認(rèn)為溝通方式的優(yōu)先次序是當(dāng)面溝通、電話、個(gè)人書面文體(備忘錄)和正式書面文體(文件、公告)等，其中當(dāng)面溝通也應(yīng)是IT項(xiàng)目人員必須經(jīng)常采用的溝通方式，有時(shí)，只有這種溝通方式才能將一些枯燥而太過專業(yè)的術(shù)語(yǔ)向用戶解釋清楚，使用戶對(duì)IT系統(tǒng)有感性的認(rèn)識(shí)。
本文將從幾方面提出IT項(xiàng)目在行政管理環(huán)境下的溝通策略。
1 平等參與，相互理解，營(yíng)造寬松氛圍
在行政單位，很容易將溝通對(duì)象分為上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)等帶有行政色彩的類型。這樣的溝通就在無形中成了命令式，或單方面地傳達(dá)信息，脫離了溝通的特征。應(yīng)該將所有的溝通對(duì)象都?xì)w結(jié)為同一類型。
作為單位領(lǐng)導(dǎo)，平時(shí)的溝通對(duì)象不外乎單位內(nèi)部對(duì)象和外部對(duì)象兩類，其中更常見的是與內(nèi)部員工的溝通，內(nèi)部員工不外乎自己的上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)三類。絕大部分領(lǐng)導(dǎo)，能夠根據(jù)不同的對(duì)象采取不同的策略，但總體來說，他們?cè)谄綍r(shí)往往比較關(guān)注自己與上司溝通時(shí)的藝術(shù)和方式，卻忽視了與下屬的溝通，因?yàn)樗麄兺鶗?huì)輕視那些自己能控制的