(1)傳送方式。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員向他們的項(xiàng)目經(jīng)理和其他的利益相關(guān)者提交狀態(tài)報(bào)告并且認(rèn)為每一個(gè)需要知道這信息的人都會(huì)看這份報(bào)告,這是不夠的。許多技術(shù)人員認(rèn)為提交適當(dāng)?shù)膱?bào)告就足夠了。
非正式的口頭溝通也是一種發(fā)送信息的有效方式,但是技術(shù)專業(yè)人有忽視非正式溝通的傾向。與此相反的是許多非技術(shù)人員,從同事到領(lǐng)導(dǎo),更愿意以非正式的形式和雙向的會(huì)談來(lái)聽(tīng)取重要的項(xiàng)目信息,
他們不愿通過(guò)看成堆的文件表格、電子郵件或網(wǎng)頁(yè)來(lái)發(fā)現(xiàn)有關(guān)的信息。不同的人對(duì)不同水平或類型的溝通反映不同。例如項(xiàng)目發(fā)起人更愿意通過(guò)每周一次的非正式邊喝咖啡邊討論的形式來(lái)了解項(xiàng)目情況。
你認(rèn)為一些溝通可以在一個(gè)快速電子郵件里完成,別人卻以為這個(gè)郵件應(yīng)該有附加電子表格、報(bào)告和內(nèi)容提要。還有一些溝通,你希望是快速、特別簡(jiǎn)短的會(huì)議,而別人認(rèn)為這可能意味著穿著西裝,正式的,
有PowerPoint的幻燈片的會(huì)議。這一點(diǎn)很重要:讓利益相關(guān)者了解所需要的信息的方式。
(2)書面的、口頭的、非語(yǔ)言的。你讓你的項(xiàng)目成員做一件事,他照做了,這也是溝通,但如果項(xiàng)目溝通光這么簡(jiǎn)單就好了。有時(shí)候,你作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理,不得不做很多請(qǐng)求、懇求、乞求,讓你的項(xiàng)目成員做他們需要做的事情。
你知道什么事情需要做,你要傳達(dá)這個(gè)信息給你的成員,然后他們才能做。或者至少他們假定去做。真正的溝通就是傳遞知識(shí),你知道什么并且告訴別人讓他們知道,但是這并不是總能成功,溝通是艱難的。
它分成兩大類,書面的和口頭的。書面的東西,看上去很直接。作者寫,編輯修改,你閱讀。但是,如果作者寫的不清楚,如果你沒(méi)有看懂作者的笑話,或作者的語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是如此糟糕,你覺(jué)得有歧義,仍然是溝通失敗。
許多書面報(bào)告都忽視了提供優(yōu)秀的經(jīng)理和技術(shù)人員喜歡詢問(wèn)的重要信息,另外人們還有不愿報(bào)告壞消息的傾向,很多時(shí)候項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往等到最后一分鐘才知道。如果說(shuō)書面溝通有挑戰(zhàn),而口頭溝通似乎更強(qiáng)大。
口頭溝通往往可以借助會(huì)議和非正式談話有助于公開(kāi)這些積極的或消極的重要信息,有助于在項(xiàng)目人員和利益相關(guān)者之間建立較強(qiáng)地聯(lián)系?；叵肽愕氖畮讱q的日子就是學(xué)習(xí)如何溝通的,學(xué)習(xí)語(yǔ)音、語(yǔ)調(diào),運(yùn)用說(shuō)話的聲音。
你的項(xiàng)目成員可以用很多種方式說(shuō)出同樣一句話“好,我會(huì)去做”———但是語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)包含更多的是他們的真實(shí)感受。然后還有非語(yǔ)言溝通,所有的肢體語(yǔ)言。有句話說(shuō)的好:“讓我聽(tīng)見(jiàn)你的身體說(shuō)話”。
姿勢(shì),面部表情、肩膀、耳朵、交叉手臂、手勢(shì)加重或反饋聽(tīng)到的信息。有研究表明所有的溝通中非語(yǔ)言溝通約占55%。如果這是事實(shí),也相信它是真實(shí)的,你可以看到為什么電話,廣播視頻和電話都沒(méi)有有效的面對(duì)面的會(huì)議來(lái)的更有效。
在會(huì)議上,當(dāng)你共享了好的或壞的消息時(shí),看到了他們的臉上的表情,然后你經(jīng)修改了你的信息,他們的點(diǎn)頭同意你,但是為明確起見(jiàn),詢問(wèn)他們是否有疑問(wèn)。
口頭信息實(shí)際上包括三部分:①該信息本身;②語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)等信息;③身體語(yǔ)言。
想成為一位偉大的溝通者需要的是經(jīng)驗(yàn),成為一個(gè)有效的溝通者,你必須學(xué)會(huì)提問(wèn)。提問(wèn)題可以協(xié)助項(xiàng)目小組,幫助聽(tīng)眾更深入的了解你的主要意圖,并明確你的信息被傳遞了。
有一個(gè)方法,有時(shí)被稱為“鸚鵡學(xué)舌”,發(fā)言者要求項(xiàng)目小組成員用自己的話重復(fù)一遍,這樣就能知道聽(tīng)眾是否真的明白你所說(shuō)的了,而不是過(guò)后私下里再悄悄問(wèn)同事:他剛才說(shuō)的是什么?
(3)溝通也意味著聽(tīng)。開(kāi)始實(shí)施溝通計(jì)劃了,你必須先閉上嘴學(xué)會(huì)聽(tīng)。人有兩個(gè)耳朵,一個(gè)嘴巴。你聽(tīng)說(shuō)過(guò),這意味著你要聆聽(tīng)兩倍于你說(shuō)的話。傾聽(tīng)、