,確定哪些信息是兩者之間需要的。通常是主要的溝通需求將是明顯的。職能管理人員需要了解他的員工在你的項(xiàng)目中的相關(guān)信息,如時(shí)間表和職責(zé)。
該項(xiàng)目的贊助商和主要利益相關(guān)者想知道關(guān)于項(xiàng)目狀況、財(cái)務(wù)狀況以及任何的差額費(fèi)用和時(shí)間。你需要與你的項(xiàng)目小組和利益相關(guān)者一起,以確定需要哪些更多溝通。
你也可以解決“何時(shí)”的問(wèn)題。根據(jù)不同的利益相關(guān)者,信息需求間隔為每天、每周、每月,“以這個(gè)項(xiàng)目的條件為基礎(chǔ)?！崩?你的項(xiàng)目的贊助商可能會(huì)要求周狀態(tài)報(bào)告,但該項(xiàng)目主席可能會(huì)要求只是每月一次報(bào)告。
關(guān)鍵是時(shí)間表,如果可能的話,盡可能自動(dòng)化的溝通需求。是的,自動(dòng)化。如果你的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的值得的話,你可以創(chuàng)建宏、模板,甚至自動(dòng)生成報(bào)告,定期。想想你可以通過(guò)自動(dòng)化通信節(jié)省出的時(shí)間(可以用來(lái)多看場(chǎng)電影)。
許多項(xiàng)目經(jīng)理不使用自動(dòng)化,不要時(shí)間表,并且不使用。然后大家都抱怨,“天哪,怎么做事啊?！?FONT class=insert>
2.2 信息傳送
項(xiàng)目經(jīng)理和他們的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須確定發(fā)送信息的最佳方式。信息發(fā)送重要的考慮事項(xiàng)包括通信技術(shù)的使用、正式和非正式的溝通以及溝通的復(fù)雜性。
項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目管理的核心人物,項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力直接影響到團(tuán)隊(duì)成員的工作滿意度和工作效率。研究結(jié)果表明,項(xiàng)目經(jīng)理溝通能力中的解碼能力與團(tuán)隊(duì)成員的滿意度顯著相關(guān),
項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力肯定地影響團(tuán)隊(duì)成員的生產(chǎn)效率。項(xiàng)目經(jīng)理與團(tuán)隊(duì)成員的積極溝通能夠促進(jìn)項(xiàng)目在預(yù)算、進(jìn)度、績(jī)效水平等方面的執(zhí)行。