面對21世紀紛繁復雜的商業(yè)環(huán)境,企業(yè)越來越認識到高效研發(fā)體系的重要性和迫切性。但是,如何才能打造高效的研發(fā)體系?
我認為:造成企業(yè)研發(fā)效率低下的主要原因是缺乏清晰化的研發(fā)管理方法和工具。所以,完全可以在不改變企業(yè)原有管理體系和制度的基礎上,通過給研發(fā)部門導入一些極易操作的工具和方法,來改善研發(fā)人員不合理的工作習慣,以最小的“代價”達到短期內倍增研發(fā)效率的效果。
上述管理方法的落實和順暢實施,離不開具體有效的表格和工具,比如:周矩陣圖、目標設計書、任務分解表、項目計劃評審圖、技術課題共享化表和成本削減管理表。
周矩陣圖
研發(fā)人員效率不高,很大程度不是其自身能力過低造成的,而是因為他們不能合理地安排分配自己的工作時間,無序的工作狀態(tài)往往造成極大的時間浪費。
比如:研發(fā)人員工作中經常會遇到各種各樣的突發(fā)業(yè)務,而多數研發(fā)人員在面對這種“計劃不如變化快”的情況時往往會手足無措,如果不能迅速合理地應對,茫然間又會造成時間的浪費。試想,如果一個研發(fā)部門有50名員工,一個員工每天浪費一個小時,那一周下來就有250個小時的浪費,一個月、半年、一年的時間浪費非常驚人。而周矩陣表的使用能讓員工合理分配好自己的工作時間,最大限度地減少無謂的時間浪費,無形中節(jié)約了大量的時間成本。
周矩陣圖是一個以周為單位來合理分配工作時間的表格工具,表中依照緊急和重要程度分為四個區(qū):重要緊急區(qū)、重要不緊急區(qū)、緊急不重要區(qū)、既不緊急也不重要區(qū)。研發(fā)人員在和上級進行有效溝通的基礎上,把一周的工作分別填入這四個區(qū)中,這樣就確定了自己工作的優(yōu)先順序,然后有條不紊地展開自己的工作,達到高效利用時間的目的,研發(fā)效率自然得以提高。
工作順序安排妥當之后,如果遇到了突發(fā)業(yè)務,研發(fā)人員可以將之與原定工作進行緊急和重要程度的比較,很快就可以將突發(fā)業(yè)務適當的安排在周矩陣表中,避免了以往無序混亂造成的時間浪費。而工作的緊急重要程度確定后,就能保證研發(fā)人員首先完成重要的工作,這對于整體研發(fā)項目的有效推進有著極為重要的意義。
周矩陣圖在研發(fā)管理中具有很大的作用,通過它,研發(fā)管理者可以對研發(fā)人員工作順序分配的不合理之處加以及時指導,這就能保證研發(fā)人員在整體項目進展上的一致性,從而推動整個研發(fā)部門工作的協調有序進行。
周矩陣圖還有一個重要作用是能讓研發(fā)管理者在給研發(fā)人員分配任務時就做到合理化、準確化。
目標設計書
中國很多企業(yè)的研發(fā)部門存在項目計劃不準確、不合理、可操作性差的問題,這個問題的出現是因為研發(fā)項目的目標設計不合理導致的。如果目標一開始設計就是錯的,那整個研發(fā)項目從頭至尾都只是在做浪費時間和成本的無用功。目標設計書以時間為單位,通過對研發(fā)項目的細分細究,在研發(fā)部門有效交流和溝通的前提下,把目標的設計盡量精確化,這就有利于項目具體實施階段的順暢進行。
任務分解表
很多研發(fā)人員在工作中經常發(fā)現自己的工作無法入手,這是由于其在自己工作分解上的不合理造成的。利用任務分解表,研發(fā)人員在領受工作時就依據H(hear 聽取)、E(examine 調研)、N(negotiate 協商)、I(inform 聯絡)、R(request 委托)、O(operate 操作)六個角度對自己業(yè)務進行合理分解,業(yè)務的合理分解能極大地提高研發(fā)人員的工作效率。
對研發(fā)管理者來說,運用任務分解表進行合理的業(yè)務分解,然后把任務層層落實,并有針對性地對任務領受者進行指導,這就提高了研發(fā)人員的工作效率,也保證了整個研發(fā)項目的高效進行。
項目計劃評審圖