同交底包括對(duì)內(nèi)和對(duì)外兩個(gè)方面。對(duì)內(nèi),合同主辦部門(mén)要將合同目標(biāo)分解到本部門(mén)相關(guān)人員及相關(guān)部門(mén),保證合同信息在相關(guān)人員和部門(mén)的有效流動(dòng),形成全員合同管理意識(shí),如財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)資金流和結(jié)算尾款的控制,成本部門(mén)對(duì)價(jià)格變動(dòng)的控制等,從而使合同的執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)通過(guò)層層把關(guān)得到有效控制。對(duì)外,合同主辦部門(mén)要及時(shí)將合同的相關(guān)信息披露給相關(guān)配合單位,如監(jiān)理公司等。二是合同執(zhí)行部門(mén)要嚴(yán)格根據(jù)合同條款來(lái)履行合同義務(wù)。在合同執(zhí)行過(guò)程中,要本著謹(jǐn)慎的原則,對(duì)各種文件往來(lái)要注意有效簽收并妥善保管好原件,同時(shí),做好各項(xiàng)記錄,如施工中的工程簽證、設(shè)計(jì)變更、支付憑證等,保管好各種相關(guān)證據(jù),減少將來(lái)處理合同糾紛的可能成本。在維護(hù)自身權(quán)利的過(guò)程中,要注意索賠等的訴訟時(shí)效。三是對(duì)政策變化、法律法規(guī)調(diào)整、市場(chǎng)動(dòng)向、合同主體的經(jīng)營(yíng)情況等要時(shí)刻保持關(guān)注,預(yù)防各種可能出現(xiàn)的不利情況,對(duì)可能出現(xiàn)毀約或違約的情況要及時(shí)采取相關(guān)措施,避免擴(kuò)大損失,如行使抗辯權(quán)、撤銷權(quán)、代位權(quán)等,如因我方原因?qū)е潞贤男邪l(fā)生變化,要及時(shí)變更或簽訂補(bǔ)充協(xié)議,取得對(duì)方諒解,避免違約風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)合同條款變更或簽訂補(bǔ)充協(xié)議要本著審慎的態(tài)度,嚴(yán)格按合同管理制度的要求和審批流程進(jìn)行,杜絕隨意變更合同條款的現(xiàn)象。四是建立合同臺(tái)賬。通過(guò)系統(tǒng)軟件對(duì)合同進(jìn)行管理,內(nèi)容包括:合同摘要表、合同文本管理、合同執(zhí)行情況記錄、合同臺(tái)賬管理、合同匯總報(bào)表、紙質(zhì)合同的受控發(fā)放和管理、電子合同的共享和查詢的管理等,通過(guò)系統(tǒng)的管理,追蹤合同執(zhí)行情況,及時(shí)掌握合同的動(dòng)態(tài)及潛在風(fēng)險(xiǎn),系統(tǒng)地對(duì)整個(gè)項(xiàng)目所涉及的合同進(jìn)行全面、動(dòng)態(tài)的成本控制和管理。五是合同履行完畢后,要及時(shí)進(jìn)行總結(jié),分析合同履行中存在的問(wèn)題,各方的責(zé)任大小,對(duì)合同履行情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí),為以后的合同簽訂積累相關(guān)資料。
(4)合同檔案管理。合同是確立合同各方當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的基礎(chǔ)文件,在“誰(shuí)主張誰(shuí)舉證”的民事訴訟框架下,充分有效的證據(jù)是贏得訴訟、解決爭(zhēng)議的關(guān)鍵所在,完整齊備的合同檔案將是解決糾紛的有力證據(jù),因此,合同檔案的管理對(duì)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的順利完成具有重要意義。合同文件的保管應(yīng)遵循及時(shí)歸檔、科學(xué)分類、完整保管的原則。合同文件包括:合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、各種有效的會(huì)議紀(jì)要、合同審批表等,應(yīng)由專人編號(hào)保管,各相關(guān)部門(mén)應(yīng)保管相關(guān)復(fù)印件。
四、人員管理
項(xiàng)目合同的管理最終要落實(shí)到相關(guān)人員的責(zé)任上。因此,要加強(qiáng)對(duì)員工的合同管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培訓(xùn)。
第一,房地產(chǎn)企業(yè)由于所處行業(yè)專業(yè)性較強(qiáng),一般較注重員工的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)很多,因此要加強(qiáng)對(duì)員工的合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)教育,特別是與房地產(chǎn)行業(yè)息息相關(guān)的法律法規(guī)和部門(mén)規(guī)章等,必須經(jīng)常組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。
第二,企業(yè)成立專門(mén)負(fù)責(zé)合同管理的人員或部門(mén),各部門(mén)配備專職或兼職的合同管理人員,明確其職責(zé),人員配備和組織架構(gòu)形成互相制約、層層把關(guān)的監(jiān)督模式,一般情況下,由成本控制部門(mén)或法律事務(wù)部門(mén)對(duì)合同的管理進(jìn)行檢查、監(jiān)督,列入考核目標(biāo)。此外,要重視合同管理人員的流動(dòng)管理,避免交接脫節(jié)造成的失控。
第三,應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)律師在防范項(xiàng)目合同風(fēng)險(xiǎn)方面的重要作用,聘請(qǐng)法律顧問(wèn)指導(dǎo)企業(yè)的項(xiàng)目合同管理。律師作為專業(yè)的法律服務(wù)人員,以其專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),參與項(xiàng)目合同的管理,能夠針對(duì)性地理順?lè)申P(guān)系,避免失誤和漏洞,及時(shí)為企業(yè)決策者提供專業(yè)的法律意見(jiàn),避免潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
總而言之,房地產(chǎn)企業(yè)所面臨的項(xiàng)目合同的風(fēng)險(xiǎn)是十分巨大的。從土地的取得、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的前期準(zhǔn)備、規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)、材料設(shè)備采購(gòu)、工程質(zhì)量的控制、工期、造價(jià)、竣工驗(yàn)收、結(jié)算、貸款、營(yíng)銷推廣等,大量的專業(yè)性業(yè)務(wù)對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)提出了很高的管理要求,為了保證項(xiàng)目的順利開(kāi)發(fā),房地產(chǎn)企業(yè)必須重視項(xiàng)目合同的風(fēng)險(xiǎn)管理,建立起一整套行之有效的管理體系,為項(xiàng)目合同的順利開(kāi)發(fā)和風(fēng)險(xiǎn)控制起到有力的保障作用。