方就項目的目標(biāo)、范圍、系統(tǒng)所需功能、性能方面的要求展開討論。這種會議召開多次，每次對需求進(jìn)一步細(xì)化，對某些不明確或認(rèn)識不統(tǒng)一的地方逐一確認(rèn)，直到雙方對需求達(dá)成共識。除了正式的會議外，我們還經(jīng)常采用非正式溝通的方式，與客戶拉近距離，在輕松和隨意的談話中獲得更多的隱性需求信息。 為了及時了解項目的真實情況，包括項目的當(dāng)前時刻，時間、成本、資源消耗，還需多少時間、成本、資源，項目中遇到得問題等信息，與項目開發(fā)團(tuán)隊成員的溝通是必不可少的。本項目的重點是系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計，所以我與系統(tǒng)機(jī)構(gòu)師的溝通非常頻繁。本項目的架構(gòu)師是一名軟件工程的研究生，有多年BOSS系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)經(jīng)驗，技術(shù)水平比較高。但有時表現(xiàn)比較自負(fù)，不易聽取別人的意見，說話的語氣、神態(tài)也讓人難以接受。我作為項目經(jīng)理，一方面抱著學(xué)習(xí)的態(tài)度，虛心聽取他對系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)上的見解，另一方面在探討技術(shù)問題同時，指出團(tuán)隊合作的重要性，努力協(xié)調(diào)他與開發(fā)小組其他成員的關(guān)系。在不斷的磨合中，項目團(tuán)隊的凝聚力有所加強，逐漸形成了一個有戰(zhàn)斗力的集體。
會議是項目溝通的一種重要形式。如何組織高效的會議也是項目經(jīng)理需要考慮的問題。在本項目中，我們的做法是：事先在溝通計劃中制定例會制度；明確會議的目的和希望解決的問題；會議前將會議資料發(fā)到參會人員；由專人記錄會議紀(jì)要；會議最后要有結(jié)論。按照這種方法，節(jié)約了時間和會議成本，有效解決了項目中遇到的問題，保證項目正常實施。
3． 實施進(jìn)展情況報告
BOSS系統(tǒng)的實施直接關(guān)系到某公司業(yè)務(wù)的開展，開發(fā)方和客戶方的高層很關(guān)心項目的狀態(tài)和進(jìn)展問題：時間是否會延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。對于項目經(jīng)理來說，就應(yīng)該及時給相關(guān)人員反饋這些信息，特別是將會有延期、將添加項目成本、質(zhì)量將會有問題的苗頭等，必須提早匯報，以及時調(diào)整工作計劃。
在本項目中我們采用定期匯報、階段評審和重大問題報告評估三種形式報告項目進(jìn)展情況。定期報告就是在某一特定時間內(nèi)將完成的工作量向干系人匯報，報告的時間和頻度在溝通計劃中制定，報告的主要內(nèi)容包括：項目當(dāng)前狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前問題、解決辦法、下階段計劃等。在項目進(jìn)行到重要階段或里程碑式的項目發(fā)展階段，就要進(jìn)行階段評審。如需求評審、概要設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計評審、代碼復(fù)審、測試計劃評審等。在出現(xiàn)重大問題時，進(jìn)行緊急報告評估，內(nèi)容包括：當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問題、相關(guān)影響、如何解決（所需資源）、問題緊迫性（必須什么時間內(nèi)得到反饋）等。
項目干系人對及時取得項目情況表示滿意，并對得到的信息及時反饋，共同解決項目執(zhí)行中的問題。
結(jié)束語
主動溝通、良好的溝通技巧有助于項目經(jīng)理控制項目進(jìn)度和成本，保證項目成功。正是由于在BOSS項目的建設(shè)中良好的溝通和沖突管理，才保證了項目如期完成。目前系統(tǒng)運行正常，受到了客戶和本公司領(lǐng)導(dǎo)的一致好評，對項目給予了較高的評價。某公司高層也對在本項目中BOSS產(chǎn)品功能和所起得作用給予肯定。
當(dāng)然，每個項目都具有自身的特點，溝通方法、溝通形式都可能不同。但是無論怎樣，作為項目經(jīng)理，必須保證項目在一個規(guī)則、和諧、合作、理解、溝通的環(huán)境下進(jìn)行，因此，如何更好地把握項目溝通的原則，改善溝通技巧并靈活運用到實際項目中去，還有待于我們?nèi)パ芯?、探索、實踐和總結(jié)。