細(xì)說明收集和存儲不同類別信息的方法。程序中同時應(yīng)包括收集和發(fā)布對先前發(fā)布材料的更新和結(jié)構(gòu)。
• 發(fā)布結(jié)構(gòu)，用于詳細(xì)說明信息（狀態(tài)報告、數(shù)據(jù)、進(jìn)度計劃、技術(shù)文檔等）流向何人，將采用什么方法（書面報告、會議等），發(fā)布不同類別的信息。該結(jié)構(gòu)必須與項目組織圖中描述的責(zé)任和報告關(guān)系一致。
• 準(zhǔn)備發(fā)布的信息的描述，包括格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度以及應(yīng)采用的準(zhǔn)則/定義。
溝通管理計劃2：
• 生產(chǎn)進(jìn)度計劃，用于顯示每一類溝通將在何時產(chǎn)生。
• 計劃的溝通之間獲取信息的方法。
• 隨著項目的推進(jìn)和發(fā)展，更新和細(xì)化溝通管理計劃的方法。
〔案例〕
本項目設(shè)備是引進(jìn)德國多特蒙德特市蒂森克虜伯（ThyssenKruppSteel）公司的二手設(shè)備，在德國進(jìn)行拆卸、包裝，運(yùn)回國內(nèi)進(jìn)行修、配、改，完成現(xiàn)代化升級改造，建設(shè)一期規(guī)模為年產(chǎn)300萬噸熱軋卷板。二期為年產(chǎn)450萬噸熱軋卷板。
2.1溝通計劃編制
溝通計劃編制包括確定項目干系人的信息和溝通需求：何人，在何時需要何種信息，以及如何將信息提供給他們。
1)溝通需求：
溝通需求是項目干系人的信息需求的總和。需求由經(jīng)過價值 分析的信息格式和類型定義。只有依靠有助于項目成功的信息溝通，項目資源才可以擴(kuò)大。缺少溝通將導(dǎo)致失敗。以下典型信息將決定項目溝通需求：
• 項目組織和項目干系人的責(zé)任關(guān)系。
• 涉及項目的規(guī)定、部門和專長。
• 關(guān)于參與項目的人數(shù)和地點(diǎn)。
• 外部信息需求（如與媒體進(jìn)行溝通
本項目溝通需求見溝通計劃
2)溝通技術(shù)：
項目要素間來回傳送信息的技術(shù)和方法差別很大：從簡單的談話到擴(kuò)大會議，從簡單的書面文檔到隨時可得的在線進(jìn)度計劃和數(shù)據(jù)庫?？赡苡绊戫椖繙贤夹g(shù)的因素包括：
• 信息需求的及時性-不斷更新的信息是否依靠一紙通知即可獲得？定期發(fā)布的書面報告是否滿足需要？
• 技術(shù)可用性-現(xiàn)有體系是否適當(dāng)？或者項目是否需要授權(quán)變更？
• 預(yù)期項目人員配置-所建議的溝通系統(tǒng)是否與項目的參與人員的經(jīng)驗和專長匹配？
• 技術(shù)變更-項目結(jié)束之前，現(xiàn)有的技術(shù)是否可能因要求采用較新的技術(shù)而可能要改變？
3)項目干系人分析：
應(yīng)對不同項目干系人的信息需求進(jìn)行分析，為了滿足這些需求開發(fā)出一套針對他們信息需求和信息來源的方法和邏輯觀點(diǎn)。分析應(yīng)考慮使用合適的能提供所需要信息的項目方法和技術(shù)。應(yīng)小心避免在不必要的信息和不適當(dāng)?shù)募夹g(shù)上浪費(fèi)資源。
溝通管理計劃1：
溝通管理計劃是提供以下內(nèi)容的文檔：
• 收集和歸檔結(jié)構(gòu)，用于詳細(xì)說明收集和存儲不同類別信息的方法。程序中同時應(yīng)包括收集和發(fā)布對先前發(fā)布材料的更新和結(jié)構(gòu)。
• 發(fā)布結(jié)構(gòu)，用于詳細(xì)說明信息（狀態(tài)報告、數(shù)據(jù)、進(jìn)度計劃、技術(shù)文檔等）流向何人，將采用什么方法（書面報告、會議等），發(fā)布不同類別的信息。該結(jié)構(gòu)必須與項目組織圖中描述的責(zé)任和報告關(guān)系一致。
• 準(zhǔn)備發(fā)布的信息的描述，包括格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度以及應(yīng)采用的準(zhǔn)則/定義。
溝通管理計劃2：
• 生產(chǎn)進(jìn)度計劃，用于顯示每一類溝通將在何時產(chǎn)生。
• 計劃的溝通之間獲取信息的方法。
• 隨著項目的推進(jìn)和發(fā)展，更新和細(xì)化溝通管