1 前言
在IT專案中，要做到一個專案迅速成功的完成，并能達(dá)到或者超過預(yù)先設(shè)計好的效果，是很不容易的，在完成所下達(dá)的任務(wù)當(dāng)中，設(shè)計好的藍(lán)圖跟具體的實(shí)諸於實(shí)踐，既要有規(guī)定統(tǒng)一的制定計劃，還要有一套適時的監(jiān)控執(zhí)行方法，但同時又不能扼殺了整個專案開發(fā)中的創(chuàng)造性和自主性，這樣，就必須有一個靈活而且容易使用的溝通方法的過程，從而使一些的重要的專案資訊時時最新，做到即時同步。
在IT專案中，許多專家都認(rèn)爲(wèi)：對於成功，威脅最大的就是溝通的失敗。與IT專案成功的三個主要因素分別爲(wèi)：用戶的積極叁與，明確的需求表達(dá)，管理層的大力支持。而這三要素全部依賴於良好的溝通技巧，特別是非資訊技術(shù)人員。
溝通管理的目標(biāo)是及時并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲存和處理專案的資訊，標(biāo)準(zhǔn)的專案溝通包含溝通計劃、資訊傳遞、實(shí)施情況報告、管理收尾共四個過程。
本文將談?wù)勔恍┍救嗽跍贤ü芾韺?shí)踐中的一些經(jīng)驗。
2 制定溝通計劃
在專案立項後，第一步就要制定《溝通計劃》，《溝通計劃》應(yīng)包括以下內(nèi)容：
文件保存方式：在溝通計劃中首先明確資訊保存方式、資訊讀寫的許可權(quán)，明確用戶信件、會議記錄、工作報告、專案文檔（需求、設(shè)計、編碼、發(fā)布程式等）、輔助文檔等的存放位置，及相應(yīng)的讀寫權(quán)力。這樣用於收集和保存不同類型的資訊，有必要制定和遵循一個規(guī)定好了的統(tǒng)一規(guī)章制度，將與專案有關(guān)的重要工作建檔。
聯(lián)系方式：應(yīng)該有一個專用於專案管理中所有的相關(guān)的人員的聯(lián)系方式的小冊子，其中如專案組成員、專案組上級領(lǐng)導(dǎo)、行政部人員、技術(shù)支援人員、出差定房訂票等系統(tǒng)中相關(guān)的人員，座機(jī)、手機(jī)、職能等等，應(yīng)相應(yīng)的一一列上，做到簡潔又要明了，最好能有特殊人員的一些細(xì)小的標(biāo)注，能夠做到在一打開小冊子的同時就能將所有的相關(guān)人員的資料了然於胸，正所謂知已知彼，這樣一來，很多在平時大費(fèi)周章的事，就能在養(yǎng)成的良好的習(xí)慣中，輕松做到。
工作匯報方式：明確表達(dá)專案組成員對專案經(jīng)理或?qū)０附?jīng)理對上級和相干人員的工作匯報方式，明確什麼時間，什麼形式。比如專案組成員對專案經(jīng)理通過EMAIL發(fā)送周報；專案經(jīng)理對直接客戶和上級按月通過EMAIL發(fā)月報的方式；緊急匯報通過電話及時溝通；每兩周專案組進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會議；每周同客戶和上級進(jìn)行一次口頭匯報等等。
統(tǒng)一專案文件格式：對於一個專案本身統(tǒng)一的文件模板，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫指南。
《溝通計劃》維護(hù)人：明確本計劃在發(fā)行變化時，由誰進(jìn)行修訂，并對相關(guān)人員發(fā)送。
由於《溝通計劃》是同很多人員有相關(guān)的，必須保證計劃是有相關(guān)干系人叁於制訂，并且保證《溝通計劃》是相當(dāng)人員已經(jīng)正解接收及理解。計劃是用來執(zhí)行的，而不是爲(wèi)計劃而計劃束之高閣。
3 資訊發(fā)送
對於專案管理的資訊正確傳達(dá)到相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一定的困難的，經(jīng)常發(fā)生的事情是資訊發(fā)送人感到自己把資訊正確傳達(dá)了，但實(shí)際的結(jié)果卻是資訊沒有傳達(dá)到或是被錯誤的理解了。太多的人還是不太習(xí)慣成堆的文件或者通篇的E-MAIL傳送的郵件，如果能利用非正式的方式或者是雙方會談的方式來聽取重要的資訊，就來得又快又準(zhǔn)確更能讓人接受，就象傳統(tǒng) 的一紙書信在某些場合還是比任一現(xiàn)代化的聯(lián)系方式來得好一樣，價值取向不同，溝通的方式也就在使用效果上全然不一樣了。
我們在溝通中應(yīng)遵循彼得.德魯克提出的四個基本法則：
溝通是一種感知
溝通是一種期望
溝通産生要求
資訊不是溝通
本人在通過學(xué)習(xí)及結(jié)合實(shí)踐的過程中得到以下的感受。
3.1 溝通是一種感知
溝通一定是雙向，必須保證資訊被接收者接到了。所有的溝通方式，必須有回饋機(jī)制，保證接收者接收到。比如：電子郵件進(jìn)行溝通，無論是
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