讓前臺(tái)業(yè)務(wù)人員和后臺(tái)研發(fā)人員都能夠心領(lǐng)神會(huì)，那么說(shuō)明項(xiàng)目主管對(duì)項(xiàng)目的內(nèi)容在大方向上已經(jīng)有很好的把握了。
最后就要弄明白“怎么做”了，對(duì)于比較陌生的項(xiàng)目來(lái)講，這一階段工作量比較大也很重要，在這個(gè)階段多花點(diǎn)精力絕對(duì)值得，當(dāng)然，根據(jù)具體的情況，也可以在這個(gè)需求調(diào)研階段簡(jiǎn)化一些不必要的工作，這需要項(xiàng)目主管具備平衡那些彼此沖突的項(xiàng)目目標(biāo)的能力。在實(shí)際的工作中，這需要一個(gè)過(guò)程，值得注意的是，在需求整理完畢形成文檔以后，最好先讓項(xiàng)目組人員把自己總結(jié)的需求跟客戶(hù)比較詳細(xì)的講一遍，在實(shí)際的操作中，這種做法不僅能夠把項(xiàng)目人員與客戶(hù)在業(yè)務(wù)層面的歧義問(wèn)題數(shù)量大大降低，還可以很好的發(fā)先潛在的問(wèn)題，并且掌握一些溝通技巧，也會(huì)讓客戶(hù)更能深刻的感覺(jué)到承包商對(duì)他們的重視。另外，如果項(xiàng)目前期得需求人員對(duì)技術(shù)非常不了解，根據(jù)實(shí)際情況最好在需求每次提交給客戶(hù)前與研發(fā)人員溝通，以避免不必要的給客戶(hù)的承諾，更加準(zhǔn)確的界定工作量。總之，有效的計(jì)算出項(xiàng)目范圍將會(huì)占用一定的時(shí)間，但是同樣會(huì)節(jié)省資源、資金以及解決項(xiàng)目今后令人頭疼的問(wèn)題，例如：需求(范圍)變更。
另外一個(gè)很值得注意的問(wèn)題是：項(xiàng)目的需求經(jīng)過(guò)幾次確認(rèn)以后，要讓有權(quán)力的客戶(hù)明確確認(rèn)，最好有書(shū)面簽字，這個(gè)有說(shuō)服力的文件會(huì)在以后客戶(hù)發(fā)生需求變更的時(shí)候起到很好的作用，很顯然，因?yàn)榭蛻?hù)已經(jīng)簽字確認(rèn)，總是反悔肯定理虧呀，即便因?yàn)闃I(yè)務(wù)變化不得不對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行大的調(diào)整以至于項(xiàng)目延期，這種情況下也會(huì)是項(xiàng)目組處于有利地位，不至于讓自己的公司非常不滿(mǎn)，甚至可以以此為依據(jù)來(lái)要求客戶(hù)重新考慮項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。當(dāng)然，對(duì)于客戶(hù)來(lái)講，通過(guò)這些很好理解的需求的闡述，也會(huì)以此作為以后交付產(chǎn)品的依據(jù)，做到心里有數(shù)，消除不必要的疑慮，這個(gè)對(duì)雙方有同等的約束力，很有好處。
靈活應(yīng)變：遇到變更要與客戶(hù)溝通
經(jīng)常有這種情況，項(xiàng)目都已經(jīng)執(zhí)行到最后階段，客戶(hù)突然提出了新的要求或者要求對(duì)已有需求進(jìn)行更改，這會(huì)讓項(xiàng)目主管非常為難：一方面要盡量滿(mǎn)足客戶(hù)的需求，另一方面又不能對(duì)系統(tǒng)做太大的改動(dòng)，影響進(jìn)度計(jì)劃。這種情況發(fā)生除了和需求階段有關(guān)以外，同時(shí)說(shuō)明在實(shí)施過(guò)程中沒(méi)有與客戶(hù)有密切的聯(lián)系，缺乏溝通。
從客戶(hù)的心理來(lái)分析。由于軟件的特殊性，客戶(hù)通常非常關(guān)注后期的服務(wù)，尤其是在國(guó)內(nèi)大家做的軟件絕大多數(shù)都是與實(shí)際業(yè)務(wù)緊密相連的。作為項(xiàng)目管理者，非常忌諱的是在做項(xiàng)目的過(guò)程中對(duì)客戶(hù)置之不理，而最后交付的時(shí)候才與客戶(hù)突然發(fā)生大量接觸，本來(lái)后期的實(shí)施過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題的可能性最大，之前與客戶(hù)又比較生疏，很可能會(huì)造成非常大的風(fēng)險(xiǎn)。比較穩(wěn)妥的辦法就是在項(xiàng)目進(jìn)程中也要讓項(xiàng)目組與客戶(hù)保持聯(lián)系，相互了解，建立更加融洽和諧的溝通氣氛，為以后關(guān)鍵的實(shí)施移交階段可能與客戶(hù)發(fā)生的沖突做好準(zhǔn)備。值得一提的是：在項(xiàng)目進(jìn)程中階段性的給客戶(hù)呈現(xiàn)一下項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r，讓客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)更加直接可視化的認(rèn)識(shí)，更能及早的發(fā)現(xiàn)解決問(wèn)題免除后患，在不斷的溝通過(guò)中，應(yīng)該讓客戶(hù)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目組時(shí)時(shí)站在客戶(hù)角度著想，讓客戶(hù)的主要負(fù)責(zé)人也能深深的感覺(jué)到他們是項(xiàng)目組的重要組成部分、榮辱與共，并且項(xiàng)目組能為客戶(hù)提供完善持續(xù)的后續(xù)服務(wù)，這樣可以有效的避免客戶(hù)絞盡腦汁想把所有的事情在第一次結(jié)項(xiàng)之前做完。
即便前期工作做得再好，很多情況下，需求變更是不可避免的。項(xiàng)目主管通過(guò)良好的溝通機(jī)制隨時(shí)掌握變更情況和可能發(fā)生的變更，一旦發(fā)生了變更，項(xiàng)目組一定要冷靜處理這些問(wèn)題，一般可以按照產(chǎn)品分析—〉成本/收益分析—〉備選方案—〉專(zhuān)家判斷這四個(gè)步驟來(lái)首先評(píng)估需求變更，并且盡快形成項(xiàng)目范圍變更書(shū)面的說(shuō)明書(shū)，它是以后項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)，當(dāng)然比較穩(wěn)妥地辦法還是讓客戶(hù)對(duì)明