管理能力、項(xiàng)目成員的技術(shù)水平等等都開(kāi)始受到嚴(yán)峻考驗(yàn)，最麻煩的是需求的更改和項(xiàng)目關(guān)鍵成員的跳槽，由此帶來(lái)的進(jìn)度的調(diào)整嚴(yán)重到能拖垮一個(gè)項(xiàng)目。此階段是一個(gè)典型的控制論過(guò)程，一定的問(wèn)題反饋到一定的管理層來(lái)決策、解決。應(yīng)該看到需求的更改和進(jìn)度的調(diào)整是每一個(gè)項(xiàng)目都會(huì)遇到的，在項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)應(yīng)該預(yù)計(jì)到，應(yīng)該設(shè)定一定的域值，保證變化在合理的范圍內(nèi)，否則會(huì)造成成本的不可控制。
不管項(xiàng)目成功還是失敗，項(xiàng)目總要結(jié)束。項(xiàng)目的結(jié)束一般要進(jìn)行功能測(cè)試、文檔整理、培訓(xùn)移交、鑒定驗(yàn)收、人員遣散、費(fèi)用結(jié)算等，失敗的項(xiàng)目也要進(jìn)行總結(jié)。項(xiàng)目失敗的定義應(yīng)該在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就進(jìn)行，有時(shí)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)目標(biāo)，順利完成，但無(wú)法得到實(shí)際的應(yīng)用，也可以算失敗。項(xiàng)目失敗的原因可能出現(xiàn)在項(xiàng)目管理的各個(gè)階段，例如需求定義的性能指標(biāo)要求不恰當(dāng)，不合理，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)人員對(duì)需求理解不透徹，項(xiàng)目成果缺乏可操作性，項(xiàng)目計(jì)劃和控制不力，項(xiàng)目超出資源限制等等。
圖一：項(xiàng)目管理的各個(gè)階段
項(xiàng)目管理的團(tuán)隊(duì)組織
項(xiàng)目組織是實(shí)施項(xiàng)目的保障。項(xiàng)目的組織形式一方面是項(xiàng)目參與各方利益平衡的結(jié)果，另一方面反映了項(xiàng)目的目標(biāo)、任務(wù)和計(jì)劃。項(xiàng)目組織應(yīng)該根據(jù)需要而設(shè)計(jì)，保證決策指揮的統(tǒng)一，有利于過(guò)程控制，并提供人盡其才的環(huán)境。
圖三：矩陣式組織
項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)有直線式、職能式、事業(yè)部式、項(xiàng)目組式（見(jiàn)圖二）、矩陣式（見(jiàn)圖三）等多種形式，近年來(lái)項(xiàng)目管理多以后兩種形式比較常見(jiàn)。項(xiàng)目組式結(jié)構(gòu)具有目標(biāo)單一、與圖書館母體脫離，容易溝通理解、易于發(fā)揮團(tuán)隊(duì)積極性等特點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理有職有權(quán)，能夠調(diào)動(dòng)授權(quán)范圍內(nèi)的所有資源，對(duì)項(xiàng)目負(fù)全責(zé)。項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，更有效地利用人力資源，命令協(xié)調(diào)一致，分工明確，各司其職。同時(shí)結(jié)構(gòu)靈活、易于操作。但這種組織形式容易與項(xiàng)目母體的職能部門發(fā)生沖突和摩擦，項(xiàng)目組特別需要與甲方?jīng)Q策層搞好關(guān)系。對(duì)于人才匱乏的圖書館來(lái)說(shuō)也不利于人才的綜合利用，即不利于一人身兼數(shù)職。在項(xiàng)目結(jié)束前容易出現(xiàn)人心渙散現(xiàn)象。矩陣式組織形式與圖書館母體能夠保持良好協(xié)調(diào)，并且也利于人盡其用，但容易發(fā)生項(xiàng)目目標(biāo)與組織目標(biāo)沖突的情況，沖突時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)作用就會(huì)受到削弱，有時(shí)人員管理也會(huì)發(fā)生困難
任何組織形式都不是十全十美，都有適應(yīng)條件，具體要根據(jù)項(xiàng)目情況和圖書館的組織管理模式?jīng)Q定。但都必須符合一些基本原則，如任務(wù)目標(biāo)原則、統(tǒng)一指揮原則、責(zé)權(quán)匹配原則、權(quán)能對(duì)等原則、合理管理層次、有效管理幅度原則等等。在項(xiàng)目管理與圖書館原有管理模式的沖突中有時(shí)混雜有項(xiàng)目目標(biāo)以外的“政治因素”，這樣的項(xiàng)目很難做好。
組織問(wèn)題解決之后就是人員的配備問(wèn)題。合理的人員搭配決定了項(xiàng)目的成本最小而效益最大。有些領(lǐng)導(dǎo)總喜歡將比較空閑的員工配備到項(xiàng)目組，試圖發(fā)揮他們的作用，這樣往往使項(xiàng)目受到拖累。反而是那些忙忙碌碌的身兼多職項(xiàng)目成員效率最高。
項(xiàng)目管理的精髓是“權(quán)力均衡、利益均衡”。在管理的五個(gè)層面中，人的管理是最難的，也是最有挑戰(zhàn)性的。但人的管理是項(xiàng)目管理的核心。人的管理不僅僅是制度管理，善于用人，人當(dāng)其位是人的管理最關(guān)鍵一步。這就要求會(huì)看人，明白人的特長(zhǎng)、潛力、價(jià)值觀、自我定位和發(fā)展方向。管理好人，就是把人的管理納入規(guī)范，通過(guò)構(gòu)造共同目標(biāo)、共同愿景，以及在共同計(jì)劃下的密切配合、相互提醒、糾正偏向、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
在項(xiàng)目組織的構(gòu)建過(guò)程中，如果項(xiàng)目管理與傳統(tǒng)圖書館管理理念相沖突，必須要圖書館的領(lǐng)導(dǎo)們具有高瞻遠(yuǎn)矚，除舊革新的遠(yuǎn)見(jiàn)和精神，否則項(xiàng)目管理將難以正常進(jìn)行，影響到項(xiàng)目的成敗。
項(xiàng)目管理對(duì)于圖書館管理還有很多豐富的經(jīng)驗(yàn)和內(nèi)容值得借鑒，例如對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理的培養(yǎng)和要求、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的測(cè)度和管理等等，特別是項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用為輔助圖書館進(jìn)行項(xiàng)目管理提供了有力的工具，這些內(nèi)容在本文的篇幅中都難以詳細(xì)介紹，希望圖書館館長(zhǎng)們?cè)诰唧w的管理實(shí)踐中積極應(yīng)用項(xiàng)目管理的方法，豐富和充實(shí)圖書館管理的內(nèi)容。 轉(zhuǎn)貼于：http://opto-elec.com.cn