項目和項目管理與人類文明相伴相隨如生，自從有了人類，就有組織的活動，就一直執(zhí)行著各種規(guī)模的項目和項目管理。美國項目管理協(xié)會給項目的定義如下：項目是一系列特殊的將被完成的任務(wù)，它是在一定條件（時間、成本、質(zhì)量、范圍）限制下，滿足特定目標(biāo)的多項相關(guān)工作的總稱。此定義實際包含三層含義：（１）項目是一項有待完成的任務(wù)，且有特定的環(huán)境與要求；（２）在一定的組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，利用有限資源（人力、物力、財力等）在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)；（３）任務(wù)要滿足一定性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)等要求。
因此，項目管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標(biāo)所采取的一系列管理活動?，F(xiàn)代項目管理的知識體系被劃分為包括項目采購管理在內(nèi)的九個知識領(lǐng)域。項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項目經(jīng)理也不可能按要求完成項目的任務(wù)，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動來實現(xiàn)的。所謂的項目的采購管理就是從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效地使用這些項目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：
“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商。”在現(xiàn)實的項目采購操作中，要實現(xiàn)這兩個“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效地降低采購成本，從而使項目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。此處從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。
一、制定采購預(yù)算與估計成本
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。 項目采購管理預(yù)算一般有采購計劃制定、詢價計劃制定、詢價、渠道的選擇以及合同管理和合同收尾等內(nèi)容。項目采購計劃決定采購什么、何時采購。詢價計劃是以文件記錄所需要的產(chǎn)品以及確認(rèn)潛在的渠道。詢價是取得報價單、標(biāo)書、要約或訂約提議的過程。渠道的選擇是從潛在的供應(yīng)商（或賣主）中做出選擇的過程合同管理是管理與協(xié)調(diào)利益相關(guān)者契約關(guān)系的過程。合同收尾是合同的完成和解決。
制定項目采購預(yù)算成本的方法有三種：（１）自制／外購分析法，即是利用針對成本的選擇決策分析或平衡點分析，來確定某種項目所需的資源是依靠自己生產(chǎn)還是依靠外購獲得的一種具體管理技術(shù)方法。自制／外購分析法要充分考慮組織未來發(fā)展和目前需要之間的利益關(guān)系。（２）短期租賃或長期租賃分析法，即是根據(jù)租金的大小決定項目對外部資源進(jìn)行租賃的時限選擇。（３）專家意見法，即是項目組織可以向具有專門知識經(jīng)驗或資格的單位個人進(jìn)行專業(yè)采購咨詢。
有了采購預(yù)算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從