要有將來真正對這個系統(tǒng)實施維護的人(技術(shù)專家)。還要有一個溝通接口負責人，這個人要可以幫助協(xié)調(diào)客戶方相關(guān)人員并可以代表客戶方確認和簽署該項目的相關(guān)文檔。否則，當缺乏明確的溝通接口人員時就會埋下很大的風險，陷入溝通管理不良問題也就不可避免了。
(3)制定明確的溝通計劃，提升溝通效率和責任
一般來說，項目需求階段的工作一般都是自上而下、然后再自下而上的。怎么理解這個說法呢?這是因為開發(fā)項目一般會涉及到企業(yè)內(nèi)部管理流程，這就需要有客戶高層領(lǐng)導牽頭，而且領(lǐng)導對于上這種軟件項目都會有個期望，比如提高部門協(xié)作效率、減少流程對接中的失誤等等。因此，需求調(diào)研首先要制定明確的溝通計劃，方便與客戶方領(lǐng)導建立聯(lián)系，深入領(lǐng)會客戶方領(lǐng)導的意圖，然后按照領(lǐng)導的意圖去與各個部門溝通;最后把各個部門的需求再整理、再加工，反饋給客戶方領(lǐng)導。這么做的好處是：第一是借客戶領(lǐng)導的要求和關(guān)注可以讓客戶下屬部門很好的配合，提升溝通的效率;第二是避免客戶方部門間責任的相互推諉，從而造成項目需求重復、邏輯沖突和相互矛盾。
(4)溝通應該是雙向的，且必須保證被正確理解
需求調(diào)研的本質(zhì)在于信息傳遞，因此要進行有效的溝通管理，必須要在信息傳遞上下功夫。溝通必須是雙向的，這就要求溝通方式必須要有反饋機制，而且在信息收到后還必須保證理解是正確的。在許多失敗的開發(fā)項目中，我們經(jīng)?？吹降氖切畔⑹莻鬟_到了，但卻被錯誤的理解了，產(chǎn)生了大量的扯皮問題?？偨Y(jié)這次的項目需求溝通失敗，我認為在需求調(diào)研后接收方需要確認自己理解了的同時還要再去細化或轉(zhuǎn)敘需求，但不是復述需求。說得直白些，就是要求需求調(diào)研人員說明具體明白了哪些，并讓信息發(fā)送者進行確認。
(5)雙方簽署需求確認文件
最后，在需求調(diào)研后，調(diào)研人員應對客戶的需求進行整理和確認，列出詳細的需求清單。并請求客戶方正式的簽字蓋章確認，可將該清單作為合同附件留存。這樣可避免雙方在項目需求上扯皮，不但是避免需求頻繁變更的依據(jù)，也是保證軟件開發(fā)項目能順利完成的關(guān)鍵一步。