工期緊，活兒只能湊合了；超支，趕緊砍內(nèi)容，別弄那么多；資源有限，人手奇缺，往后拖吧。
這就是我們身邊項(xiàng)目運(yùn)作時(shí)常發(fā)生的狀況。
所有的項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)做預(yù)算，都會(huì)設(shè)置檢查點(diǎn)，都知道又要無(wú)休止的協(xié)調(diào)。但真正執(zhí)行起來(lái)，千變?nèi)f化的現(xiàn)實(shí)讓他們經(jīng)常無(wú)所適從。
時(shí)間、質(zhì)量、成本 難平衡!
在紙上畫一個(gè)等邊三角形。在各個(gè)邊上標(biāo)上時(shí)間、質(zhì)量、成本。我們會(huì)看到，任何一方的移動(dòng)必定帶動(dòng)其他的變形。這個(gè)三角形中間又是什么呢？是范圍管理，也就是項(xiàng)目范圍。這個(gè)三角也就是我們常說(shuō)的“項(xiàng)目管理三角形”。時(shí)間、成本、質(zhì)量就是項(xiàng)目管理的三要素。有一種比喻更能說(shuō)明三要素之間的關(guān)系。
小高為了取悅新認(rèn)識(shí)的女朋友，精心設(shè)計(jì)了歐洲8日游，旅游花光了他多年的積蓄，旅游結(jié)束后，他再也沒(méi)有財(cái)力去繼續(xù)下一步的發(fā)展了。用項(xiàng)目管理的話說(shuō)，這就是不計(jì)成本的惡果。
過(guò)了一段時(shí)間后，他又?jǐn)€了一些錢，這次他不和新女朋友旅游了，他請(qǐng)這個(gè)姑娘看了場(chǎng)電影—《第一滴血》?？赐旰?，女朋友覺(jué)得小高有暴力傾向，又分手了。這一次，小高敗在不講質(zhì)量。
第三次，小高知道女孩子一般喜歡看歌舞劇，他準(zhǔn)備請(qǐng)第三個(gè)女朋友去看半年后才上演的《天鵝湖》，戰(zhàn)線一直拉著，女朋友愛(ài)上了別人——時(shí)間拖得太久了。
這個(gè)比喻形象地說(shuō)明了項(xiàng)目管理中的難題：如何平衡三要素之間的關(guān)系？
一般來(lái)說(shuō)，管理者都希望項(xiàng)目完成的時(shí)間要快，完成的成本要低，完成后的質(zhì)量要好?？墒沁@三個(gè)要素是彼此互斥的。能夠完美做到以上三個(gè)要素的項(xiàng)目，少之又少。上世紀(jì)60年代初，肯尼迪總統(tǒng)下令要十年內(nèi)把人送上月球，并安全帶回來(lái)。這個(gè)龐大的計(jì)劃，要快，必須趕在前蘇聯(lián)之前完成；要好，絕不能出現(xiàn)任何差錯(cuò)；并且在預(yù)算上有限制。
結(jié)果，在各方為這個(gè)項(xiàng)目大開綠燈之后，美國(guó)果真搶先把人類送上月球，并平安帶了回來(lái)。當(dāng)然，我們平常的項(xiàng)目不可能集所有人力、物力、財(cái)力等所有資源，并且得到至高無(wú)上的尚方寶劍。
因此，在一般的項(xiàng)目上，這三個(gè)要素，彼此之間是魚與熊掌的關(guān)系。要兼顧的難度，會(huì)按照幾何級(jí)數(shù)上升。這樣一個(gè)三角難題，我們?cè)趺慈ソ饽?？可以試著從兩方面著手?
第一，先弄清楚什么是“好”，什么是“快”，什么是“便宜”。
什么是好項(xiàng)目？一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目的結(jié)果使企業(yè)的收入增加、支出減少、服務(wù)加強(qiáng)，就是好項(xiàng)目。
那么，什么是“快”？在項(xiàng)目管理上，時(shí)間是絕對(duì)的。項(xiàng)目經(jīng)理最容易犯的錯(cuò)誤，就是在完工日期的預(yù)測(cè)上，為了討好上司而盡量樂(lè)觀。同時(shí)，他們總用歷史數(shù)據(jù)或別人的經(jīng)驗(yàn)影響自己的預(yù)測(cè)，也使得項(xiàng)目工期的變化比較大。
要達(dá)到預(yù)期完工的要求，項(xiàng)目經(jīng)理要把一個(gè)規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)的項(xiàng)目，分成不同的階段完成。在每個(gè)階段，又要根據(jù)每階段不同的重點(diǎn)分別來(lái)做完工預(yù)測(cè)。工程分得越細(xì)，預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性就越高。這道理很普通，但需要很周詳?shù)挠?jì)劃和分析。
至于什么是“省”？當(dāng)然，省錢不是項(xiàng)目管理中最重要的目的。一個(gè)項(xiàng)目該花多少錢，是早就算出來(lái)的。一般來(lái)說(shuō)，如果實(shí)際的花費(fèi)和預(yù)估的花費(fèi)差別在30%以內(nèi)，是能接受的范圍；超過(guò)30%，預(yù)算有問(wèn)題。項(xiàng)目經(jīng)理在預(yù)算方面遭受的壓力，比什么都大，因此，在做預(yù)算的時(shí)候，必須面對(duì)現(xiàn)實(shí)，而且一定要掌握一個(gè)原則—項(xiàng)目的“漲價(jià)”必不可少，做預(yù)算時(shí)打出點(diǎn)富余是正經(jīng)。
三個(gè)要素互相制約，找準(zhǔn)一個(gè)平衡點(diǎn)，才能讓三者平衡。很多時(shí)候，由于外在和內(nèi)在的壓力，取舍是免不了的。要做好取舍分析，項(xiàng)目經(jīng)理要懂得六件事：
第一，要很清楚地了解項(xiàng)目沖突的基本原因；第二，重新確認(rèn)項(xiàng)目的目的；第三，了解項(xiàng)目現(xiàn)處的環(huán)境及目前狀況；第四，尋求可行的其它方法；第五，選擇最佳的其他方法；第六，重新策劃項(xiàng)目計(jì)劃。
工作分解咋控制？
“計(jì)劃趕不