由人員的職責(zé)、項(xiàng)目管理作業(yè)流程以及控制點(diǎn)組成,為項(xiàng)目工作推動(dòng)以及溝通的基本架構(gòu),項(xiàng)目管理機(jī)制的項(xiàng)目經(jīng)理及高層主管遂行其項(xiàng)目管理意志的工具,有了項(xiàng)目管理機(jī)制,項(xiàng)目經(jīng)理及高層主管才能將項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成的事業(yè)心及負(fù)責(zé),落實(shí)到每個(gè)項(xiàng)目成員及相關(guān)部門(mén)上,如果沒(méi)有這個(gè)機(jī)制,項(xiàng)目管理的工作只能憑借項(xiàng)目經(jīng)理的意志進(jìn)行,此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理必須擁用十倍的執(zhí)行力,才能達(dá)到原先的管理效果。
為何需要項(xiàng)目管理的機(jī)制
如同前面所提,過(guò)去百年來(lái)項(xiàng)目管理方法的發(fā)展,要主針對(duì)個(gè)別項(xiàng)目管理之需求,包含早期的甘特圖以及中期的項(xiàng)目管理上引用成本管理、質(zhì)量管理、績(jī)效管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等觀念及方法論,到最近這幾年開(kāi)始強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備的能力,都是在解決個(gè)別項(xiàng)目在管理上遇到的問(wèn)題。
然而光是知道如何做好個(gè)別項(xiàng)目的管理工作以及項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備的能力,并不足以讓一個(gè)項(xiàng)目為主要工作型態(tài)的企業(yè)的營(yíng)運(yùn)效能達(dá)到巔峰,至少?gòu)奈覀儗?duì)于臺(tái)灣產(chǎn)業(yè)管理實(shí)務(wù)的了解,在研發(fā)作業(yè)上仍有許多問(wèn)題尚未解決但是這些公司的研發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理或多或少都具備目前已有的項(xiàng)目管理方法,很多甚至花錢(qián)買(mǎi)了項(xiàng)目管理的軟件。
筆者曾經(jīng)在全球知名的管理顧問(wèn)公司服務(wù),親身體驗(yàn)全球最佳專(zhuān)業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理實(shí)務(wù)(包含整個(gè)項(xiàng)目流程、管理的工具、各級(jí)人員的職責(zé)以及應(yīng)具備的能力)。后來(lái)到本土的軟件公司協(xié)助建置項(xiàng)目管理制度時(shí),仔細(xì)研究才發(fā)現(xiàn),以項(xiàng)目工作形態(tài)為主的企業(yè),其項(xiàng)目管理之失敗在于缺乏一套有效的運(yùn)作機(jī)制,而不是部門(mén)主管缺乏執(zhí)行力。
以研發(fā)項(xiàng)目為例,由于項(xiàng)目管理方法及軟件已經(jīng)相當(dāng)普遍,大部分的項(xiàng)目經(jīng)理都知道如何展開(kāi)工作計(jì)劃及分配工作項(xiàng)目,經(jīng)較常遇到的,反而是下列問(wèn)題:
*研發(fā)人員未主動(dòng)向項(xiàng)目管理匯報(bào)工作情形與遭遇到的困難,導(dǎo)致項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法及時(shí)掌握進(jìn)度,并將問(wèn)題排除。
*項(xiàng)目經(jīng)理未在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間請(qǐng)其他部門(mén)提供必要的支持,或是這些支持事項(xiàng)到后來(lái)石沉大海,沒(méi)有下文,影響到項(xiàng)目的進(jìn)度。
*大部分的研人人員不愿意制作項(xiàng)目管理所需之文件,例如填寫(xiě)會(huì)議記錄,工作計(jì)劃,產(chǎn)出成果文件等,導(dǎo)致后來(lái)執(zhí)行類(lèi)似項(xiàng)目的人員,沒(méi)有資料可以參考。
*決議事項(xiàng)求未被遵守,沒(méi)有人執(zhí)行后續(xù)工作,導(dǎo)致事情延誤。
*項(xiàng)目相關(guān)文件資料適當(dāng)整理及保管,甚至遺失。
當(dāng)項(xiàng)目規(guī)模不大,或是只有一兩個(gè)項(xiàng)目時(shí),這些可能只是小問(wèn)題,項(xiàng)目經(jīng)理只要提高意志力或執(zhí)行力即可解決,一旦項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)增,變成有數(shù)十個(gè)單位共同參與,而且同時(shí)有數(shù)十個(gè)項(xiàng)目一起進(jìn)行時(shí),這些小問(wèn)影響就會(huì)累積成大問(wèn)題,所以對(duì)于擁用較大規(guī)模研發(fā)團(tuán)隊(duì)的制造業(yè),必須建立一套項(xiàng)目管理機(jī)制,讓項(xiàng)目管理成為每個(gè)人的責(zé)任,便利各項(xiàng)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)工作的推動(dòng)。
從執(zhí)行力的角度來(lái)看,在缺乏管理機(jī)制的情況下,項(xiàng)目經(jīng)理必須憑借其強(qiáng)大的意志力,持續(xù)監(jiān)督及催促成員執(zhí)行各項(xiàng)工作,并不斷的與各部門(mén)兼數(shù)個(gè)項(xiàng)目的工作時(shí),很容易因意志力不足,部分問(wèn)題無(wú)法解決,而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗,追根究底必須借助流程分析與組織結(jié)構(gòu)的方法,建立標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)流程,并在項(xiàng)目流程中的每一個(gè)關(guān)鍵作業(yè)上設(shè)置控制點(diǎn),形成一個(gè)嚴(yán)密的控制網(wǎng)絡(luò),讓最高管理層得以掌握每一個(gè)細(xì)節(jié)執(zhí)行的狀況,再以職責(zé)劃分的方式,將項(xiàng)目管理的工作轉(zhuǎn)換成每個(gè)人員的效果,這就是項(xiàng)目管理機(jī)制最主要的功用。
就機(jī)制主方而言,項(xiàng)目管理:
*是一種文化,每個(gè)人都認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理對(duì)營(yíng)運(yùn)效率的影響;
*是必要的工作,而不是額外的工作;
*是每個(gè)人的責(zé)任,而不是只是項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目成員的事;
*需要公司全體人員的配合,包含高層管理者、各部門(mén)主管以及行政部門(mén)人員,無(wú)法單靠項(xiàng)目經(jīng)理一人之力達(dá)成;
*是一種習(xí)慣,是一種思維,執(zhí)行生一項(xiàng)作業(yè),都含有項(xiàng)目管理的成分;
*是一種機(jī)制,一個(gè)不可
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