期而引起時(shí)間管理上的問題。
工作任務(wù)延期
時(shí)間日志評定/分析過程中另外一個(gè)頗具價(jià)值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會(huì)延期。項(xiàng)目延期可能是出自多方面的原因——員工可能覺得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動(dòng)力。在日志的幫助下，管理人員可以了解到造成工作任務(wù)延期的原因，并且在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。
會(huì)議
如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r(shí)間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會(huì)議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會(huì)議上浪費(fèi)不必要的時(shí)間。他們能夠判斷出哪些會(huì)議是有意義的，哪些會(huì)議是沒有意義的。沒有必要的會(huì)議很容易就能判斷出來。
要通過各種方式來提高可行性會(huì)議的時(shí)間利用率。通過對會(huì)議目標(biāo)、日程和預(yù)期的交流可以使所有的與會(huì)者對會(huì)議內(nèi)容有更好的了解，更好的進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣有利于節(jié)省會(huì)議時(shí)間。
安排新的工作任務(wù)
時(shí)間評定過程能夠讓管理人員了解空閑時(shí)間在哪里。新的工作任務(wù)不管是來自哪里——來自項(xiàng)目需求也好、來自操作需求也好、來自小組需求也好，哪怕它就是一個(gè)特殊的項(xiàng)目也好——都能夠得到很好的安排。時(shí)間評定過程的不斷反復(fù)能夠讓員工更好的預(yù)計(jì)工作時(shí)間，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某些任務(wù)的工期可以重新規(guī)劃。
項(xiàng)目任務(wù)、操作任務(wù)和小組任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)將變的更為實(shí)際。企業(yè)的項(xiàng)目計(jì)劃也將得到改進(jìn)。在此基礎(chǔ)之上，很多時(shí)間管理問題都能夠被避免。
分配工作任務(wù)
時(shí)間管理流程的另外一個(gè)好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進(jìn)。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。
還有一個(gè)好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項(xiàng)工作任務(wù)的最佳人選。
從員工會(huì)議上獲取更大的價(jià)值
員工會(huì)議應(yīng)該定期舉行，但是這些會(huì)議對時(shí)間的浪費(fèi)有時(shí)會(huì)令人覺得難以置信。時(shí)間評定通常能夠使這種狀況得到改善。
對所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時(shí)間、預(yù)計(jì)工期、實(shí)際工期以及備注的隨時(shí)記錄可以為員工會(huì)議的準(zhǔn)備和管理提供一個(gè)非常有效的工具。
通常，要指定專人對會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，適當(dāng)更新小組工作計(jì)劃，并且在下一次會(huì)議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會(huì)者手中。這能夠使員工們及時(shí)糾正問題，及時(shí)對工作計(jì)劃進(jìn)行更新，并且為接下來的會(huì)議做好準(zhǔn)備。
已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計(jì)劃當(dāng)中轉(zhuǎn)移出來，轉(zhuǎn)移到一個(gè)獨(dú)立的區(qū)域當(dāng)中。計(jì)劃主要是列出現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時(shí)間管理的工具。同時(shí)，計(jì)劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項(xiàng)目的詳細(xì)資料。
我曾經(jīng)遇到過無數(shù)次這樣的情況——上級領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自己需要了解一些細(xì)節(jié)問題。出于多種多樣的原因，你需要對小組的工作成就有所記錄，如果沒有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會(huì)是一項(xiàng)要花費(fèi)大量的時(shí)間的任務(wù)。
最后，這樣處理員工會(huì)議能夠使時(shí)間的利用和知識的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。
交流與完結(jié)
在每天的工作當(dāng)中，管理人員都要面對大量的評議或要求，這些評議或要求可以是來自公司的經(jīng)理主管人員、高級管理層、中級管理層、直接領(lǐng)導(dǎo)，也可以是來自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標(biāo)乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。
日歷、PDA、筆記本電腦或是臺式機(jī)、甚至是簡單的記事本都可以用做記錄的工具?？梢越ㄗh你手下的員工應(yīng)用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日后在交流上出現(xiàn)誤會(huì)。
最后的思考
應(yīng)用了這些技巧之后，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)管理人員和員工在時(shí)間管理方面有了明顯的改進(jìn)。員工的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到了顯著的提高。
結(jié)果有時(shí)會(huì)令人感到吃驚。
管理人員將會(huì)發(fā)現(xiàn)有更多的項(xiàng)目如期完成。
返工的情況有所減少，因?yàn)閱T工把注意力放到了防止浪費(fèi)發(fā)生上。
重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會(huì)出現(xiàn)在最后時(shí)刻突擊的情況。
員工們將會(huì)對自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任務(wù)需要重新安排有給為清楚的認(rèn)識。
意外情況將會(huì)減少，因?yàn)闀r(shí)間的利用和工作任務(wù)的延期都得到了更好的管理。
使自己具備完結(jié)工作任務(wù)的技能并不是什么困難的事情。應(yīng)用上面所提到的各種技巧，創(chuàng)建一種對應(yīng)用這些技巧的益處有清楚認(rèn)識的企業(yè)文化，你將開始看到收益。如果這些技巧能夠在互動(dòng)的基礎(chǔ)之上得到進(jìn)一步的應(yīng)用，那么等待著你的將會(huì)是更大的驚喜。
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