清楚、信息豐富的概要至關重要。在準備用于討論的項目信息時，要包含高層目標、里程碑項目日程表、項目評估，以及主要任務與風險概要。如果你的計劃顯示當前項目規(guī)劃跟所要求的項目目標不匹配,你還應該有若干高層建議，描述可行替代方案。
擁有數據是成功的關鍵，因為在此類談判中，力量對比不利于你。雖然資助者和經理們容易對擔憂和意見置之不理，要他們忽視硬性事實就難多了。有證明文件的歷史數據支持的任何項目信息都可以成為以事實為基礎的目標談判的起點。
5、確認項目計劃
討論和協(xié)商后，要確認就項目達成共識。
要使用來自于規(guī)劃過程的，并經商議變動過的項目文件，以建立項目基線規(guī)劃記錄。在終定計劃之前，要對其加以評審，以確保其在整個過程中包含階段性風險重估活動。在這些評審中，要辨識額外的風險，并更新應變計劃。
公布最終項目文件，讓項目團隊能在項目整個過程中使用，以管理進度。
在設定項目基線時，要固定所有具體要求。要同時設定項目范圍和基線計劃，必須運用既定的變動流程，才能對兩者進行改變。
6、闡明變動控制程序
項目計劃被接受，具體要求固定下來后，要仔細考慮所有變動再加以最后確定。決策者簽署項目文件后，讓項目再出現未經審核的變動是非常冒險的。雖然新信息始終圍繞技術項目流動，保持要求的穩(wěn)定性對項目成功至關重要。
未經管理的變動會導致日程偏離和預算問題。有效的變動管理流程中，所有變動都被認為是不必要的，除非能證明必須變動。有效控制變動的另一項要求是確保負責變動流程的人員有權推行自己的決定。變動評審者必須在項目中有足夠的參與度，以有效了解變動可能產生的積極和消極影響。每個變動都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風險。