缺乏有效溝通，對(duì)項(xiàng)目是災(zāi)難性的
在華為創(chuàng)立初期，曾一度出現(xiàn)工作結(jié)果和預(yù)期目標(biāo)不相符的問(wèn)題，讓公司多次陷入危機(jī)。那時(shí)候，無(wú)論是計(jì)劃部門(mén)還是員工，都承受了很大的壓力。
公司不得不通過(guò)咨詢找出原因，在訪問(wèn)了一些員工之后得知：大部分項(xiàng)目經(jīng)理在領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)后，竟然不清楚自己應(yīng)該在什么時(shí)間執(zhí)行任務(wù)、什么時(shí)間完成、怎么去操作、具體完成到什么程度才算合格。這些人習(xí)慣于聽(tīng)到任務(wù)以后，什么都不考慮，召集幾個(gè)員工就埋頭干起來(lái)，也不管自己理解的任務(wù)跟領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)是否一樣。
華為項(xiàng)目經(jīng)理的這種工作態(tài)度值得提倡，也令人敬佩，這也是華為之所以能夠迅速行動(dòng)的關(guān)鍵之一。不過(guò)，這并不意味著他們是合格的項(xiàng)目管理者。合格的項(xiàng)目管理者應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖做正確的事，而且是高效地做事。
可能會(huì)有人把問(wèn)題歸咎于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有把項(xiàng)目任務(wù)交代清楚。事實(shí)上，領(lǐng)導(dǎo)交代不清楚是一方面的原因，更主要的問(wèn)題還是在于自己，是自己沒(méi)有去確認(rèn)和溝通。
所以，缺乏有效的溝通環(huán)境對(duì)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)是災(zāi)難性的。沒(méi)有有效的溝通與交流，決策傳遞將會(huì)受阻并停滯。雖然大多數(shù)人都知道有效溝通對(duì)于項(xiàng)目很關(guān)鍵，但在絕大多數(shù)項(xiàng)目管理體制設(shè)計(jì)和實(shí)踐中，溝通管理往往是最容易被忽視的。
有效溝通的兩大類別：關(guān)鍵者、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
溝通上所花的時(shí)間和精力對(duì)項(xiàng)目的成功有著決定性作用，它不僅造就了成功的項(xiàng)目經(jīng)理，也造就了成功的項(xiàng)目。有效的溝通是成功項(xiàng)目的典型特征之一，作為項(xiàng)目啟動(dòng)過(guò)程的一部分，項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該撰寫(xiě)一份溝通計(jì)劃。
項(xiàng)目溝通的兩大類別是：與關(guān)鍵者溝通；與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通。
對(duì)于關(guān)鍵者，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該尋求以下這些問(wèn)題的答案：
誰(shuí)需要項(xiàng)目的信息？
他們需要項(xiàng)目的哪些信息？
他們需要信息的頻率？
采用何種方式能夠最有限地傳遞信息？
利益相關(guān)者分享是溝通計(jì)劃的關(guān)鍵輸入變量。與關(guān)鍵利益相關(guān)者溝通的有效方式是為每一個(gè)相關(guān)者構(gòu)建一個(gè)溝通矩陣。
溝通計(jì)劃的第二個(gè)關(guān)注維度是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通。
當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員辦公地點(diǎn)接近時(shí)，最重要的團(tuán)隊(duì)溝通方式是項(xiàng)目例會(huì)。項(xiàng)目例會(huì)召開(kāi)的頻率視項(xiàng)目而定，過(guò)多的會(huì)議不是好事。但是，頻率適當(dāng)?shù)臅?huì)議可以使團(tuán)隊(duì)在問(wèn)題尚小之前能夠發(fā)現(xiàn)和解決。在時(shí)間短、強(qiáng)度高的項(xiàng)目中，晨會(huì)對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員匯報(bào)工作還是相當(dāng)必要的。一些公司的晨會(huì)站著開(kāi)，鼓勵(lì)就關(guān)鍵信息作簡(jiǎn)短扼要的報(bào)告。
除非確實(shí)有緊急事務(wù)，否則項(xiàng)目會(huì)議的召開(kāi)不能出乎團(tuán)隊(duì)成員的意料。這樣，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該明確多久、何時(shí)、何地召開(kāi)會(huì)議。這可以幫助團(tuán)隊(duì)成員達(dá)成一致，并使他們很好地與其他工作結(jié)合起來(lái)。
華為的溝通三原則
在華為，善于溝通不僅是項(xiàng)目管理的重要手段，而且是每個(gè)華為人的基本職業(yè)技能。
為了避免在工作過(guò)程中出現(xiàn)對(duì)接障礙，華為公司要求員工在項(xiàng)目工作開(kāi)始之前就做好溝通，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、將適當(dāng)?shù)男畔?、通過(guò)當(dāng)前的渠道，發(fā)送給適當(dāng)?shù)睦嫦嚓P(guān)方，這就是華為的“溝通三原則”。
首要原則：溝通及時(shí)。華為員工會(huì)將必要的信息第一時(shí)間向利益相關(guān)方傳達(dá)，以保證上下、平行溝通渠道的順暢。
第二原則：信息準(zhǔn)確。不論是書(shū)面還是口頭溝通，華為員工都會(huì)準(zhǔn)確地傳達(dá)信息。為了保證溝通信息的準(zhǔn)確性，華為員工會(huì)借助金字塔思維工具。在金字塔頂端的是綜述，既要表達(dá)的觀點(diǎn)、問(wèn)題、看法和結(jié)論。接著會(huì)針對(duì)上一級(jí)的內(nèi)容一層一層地展開(kāi)，直到信息足夠準(zhǔn)確為止。
第三原則：嚴(yán)格控制信息傳遞的量。因?yàn)樾畔⑦^(guò)多傾聽(tīng)者容易忘記，過(guò)少則降低效率。一般信息傳遞都遵守7±2原理，因?yàn)槟贻p人的記憶廣度大約為7個(gè)