范圍管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)專用詞匯，它的主要任務(wù)是界定項(xiàng)目包含且只包含所有需要完成的工作，并對項(xiàng)目其他管理工作起到指導(dǎo)作用，以保證順利完成項(xiàng)目的所有過程。確定了項(xiàng)目范圍，也就確定了項(xiàng)目的工作邊界，明確了項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目主要可交付成果。對于信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目，如果不能明確地定義和有效地控制項(xiàng)目范圍，將會產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。
1.原因分析
項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的承擔(dān)者，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)利用有限資源保質(zhì)保量地完成項(xiàng)目，讓客戶和公司都滿意是最終目標(biāo)。但是，讓客戶滿意不等于不斷滿足客戶無窮無盡的需求，我們應(yīng)該分析范圍變更出現(xiàn)問題的根源。
(1)簽訂合同時(shí)缺少對信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目熟悉的人員參加，導(dǎo)致項(xiàng)目目標(biāo)描述不清，為后期的實(shí)施工作帶來困惑。
(2)客戶對信息系統(tǒng)項(xiàng)目缺乏全面了解，項(xiàng)目組對客戶需求細(xì)節(jié)的了解也不充分，并且雙方對實(shí)現(xiàn)需求的方式的理解也存在差異。而雙方在項(xiàng)目初期又均未意識到這種溝通上的不暢，會導(dǎo)致移交系統(tǒng)時(shí)才使問題暴露出來。
(3)項(xiàng)目組人員不能區(qū)分客戶真正需求和鍍金需求，全盤接受客戶的變更請求。范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項(xiàng)目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，清晰界定其特性，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解;在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品，即產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。
2.范圍管理的過程
范圍管理保證項(xiàng)目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括：項(xiàng)目啟動(dòng)、范圍計(jì)劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等。以下所討論的是其中比較重要的部分。
2.1 制定范圍計(jì)劃
“工欲善其事，必先利其器”。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范圍，沒有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國外曾經(jīng)有人對項(xiàng)目失敗原因進(jìn)行調(diào)查，其中計(jì)劃被放到了首位，可見它在項(xiàng)目管理中的重要性。
范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作(項(xiàng)目范圍)漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。不同的計(jì)劃詳盡程度不一樣，其中范圍說明和范圍管理計(jì)劃必須包含在內(nèi)。
范圍說明在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識，作為未來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明中至少要說明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。
范圍管理計(jì)劃描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理，項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問題。它應(yīng)該包括一個(gè)對項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評估(比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少)，以及對變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類(當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對必要)等問題的清楚描述。
2.2項(xiàng)目分解
完成項(xiàng)目本身是一個(gè)復(fù)雜的過程，必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元，最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。
比較常用的方式是以項(xiàng)目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS，第一層是大的項(xiàng)目成果框架，每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。
2.3 范圍變更