當項目經理開始一個新的項目的時候，首先要做的事情之一就是弄清楚這個項目究竟需要一個什么樣的東西。要讓他們明白，現(xiàn)在花費一點時間進行詢問來更好的了解他們對于項目的期望，勝過項目不停的返工所帶來的損失。
除了一些明確的客戶需求和提供的研討文檔之外，可能還有其他一些事情作為項目范圍的一部分，而這些往往需要通過調查才能得出來。如何調查?需要項目經理和項目的贊助商或項目中的其他主要利益相關者坐下來，按照下面提出的7個問題作為清單，逐一進行了解。
1、究竟是誰在定義范圍？
項目經理需要第一個溝通的對象就是項目贊助商，盡管他們可能不是定義項目細節(jié)的正確人選，但從他們口中可以得知到能夠定義項目正確需求的人。
也可能是一些人，只要知道了這些人員名單，項目經理就能按圖索驥，將這些人列為第二輪溝通的對象。
第二輪的溝通可以面對面單獨溝通，也可以組織一個項目研討會，將自己理解的要求和對方進行討論，看雙方是不是在范圍的定義上保持一致。
或者采取統(tǒng)一的標準描述和名稱便于后續(xù)的審核和驗收。又或者如果項目范圍過于擴大化，可以建議形成另一個或若干個項目來進行。
2、誰批準范圍？
不要寄托希望于通過一次或幾次集體討論就能確定下來項目的范圍，在此期間總是會不斷地出現(xiàn)沖突，這種沖突維持的時間越長，對于項目的啟動就會有所延誤。
這個時候需要有人能夠在沖突發(fā)生的時候進行仲裁，或者當同時存在幾個選項的時候進行選擇。
這個批準的權力可以是項目贊助商，如果項目贊助商無法判斷，那么可以建立一個委員會來進行審核并批準，這種批準一方面需要預留出一定的時間。
另外，等到項目正式實施交付的時候，項目范圍往往也可能會出現(xiàn)變更，這時，委員會也需要進行審核和批準。
3、你的目標是什么?
如果說項目范圍是幫助項目經理劃了一個圈來避免超出范圍之外的額外交付，那么了解項目贊助商或者主要客戶需要通過項目來實現(xiàn)的目標則更加重要。
這樣會更容易幫助對方通過項目來實現(xiàn)，目標和范圍是不一樣的，目標往往是通過項目最終實現(xiàn)的成果來體現(xiàn)。
如果目標較大，則需要和對方溝通來分解確定形成若干個小目標或若干個階段性目標，這些小目標可以是小的成果，成果可能是有形實體產品也可能是無形的服務產品。
不管是哪一種，都需要通過相關的文件來進行項目總的約定，如果沒有最終的文件來確認，那么項目經理需要開始和項目的關鍵利益相關者進行溝通并確定。
4、你如何知道是否達成目標
這個問題牽涉到如何衡量目標的達成，想要達成目標必須要制定可實施的計劃以及詳細的步驟，這些計劃要具備可行性，不能脫離實際來編制。
建議通過專家討論或經驗共享來制定項目的目標達成計劃，然后從中找出關鍵步驟，并理出各個關鍵步驟之間的搭接關系。
有了這些關鍵步驟，就可以整理出完成這些關鍵步驟的關鍵因素，通過對關鍵因素的分析，設定達成目標的衡量標準,通過衡量標準來對關鍵步驟進行監(jiān)控，或者說通過這些標準制定出關鍵的KPI來對項目成員進行考核，才能讓所有人明白目標是否達成。
5、你有多大的靈活性?
項目經理現(xiàn)在基本上都能知道什么是項目管理的鐵三角：時間、成本和質量，當前的項目需要依賴哪些資源，是不是有足夠的成本和時間