會議綜合癥意為過度依賴會議來計劃工作，甚至影響了真正的工作。參與過項目的人可能都會有被會議搞得疲憊、挫敗和精力枯竭的經(jīng)歷。會議綜合癥可能會嚴重到一個人的工作時間基本都花費在一個接一個的會議上。本文總結(jié)分析了會議綜合癥的產(chǎn)生原因和應(yīng)對技巧。
1、會議綜合癥是如何產(chǎn)生的?
會議綜合癥是項目管理中常見的問題。項目團隊可能會花費數(shù)小時在會議上，卻做不出任何決策，解決不了任何問題。導(dǎo)致會議綜合癥的一個常見原因是缺乏清晰的目標。就像呆伯特(譯者注：呆伯特是史考特·亞當斯的漫畫書籍系列，是由作者自身辦公室經(jīng)驗與讀者來信為藍本的諷刺職場的作品)，我們都經(jīng)歷過那些“浪費時間”的會議——但同時我們又同意下周召開同樣的會議。
2、會議綜合癥發(fā)生的原因由哪些呢?
會議綜合癥起因有三，而且通常一起發(fā)生。
第一個是項目經(jīng)理善意的想法，認為所有團隊成員都應(yīng)參與決策。項目經(jīng)理真誠地認為參與式管理是最好的方法，他們希望團隊成員能感到自己是整個項目團隊的一份子。
這種人人參與的方法的必然結(jié)果就是團隊成員會感激項目經(jīng)理對他們所做任務(wù)的了解、認同和肯定。這是件好事，但容易失控。
會議綜合癥的第二個起因是會議會滋生更多的會議。一旦工作時間變得緊缺，項目中的每位成員就都學(xué)會了一個不言而喻的規(guī)則：除了開會，什么事都做不了，因為會議外根本沒有時間。
第三，開會有時是很有吸引力的。對許多員工而言，會議是認識自我重要性的一種手段，因為他們可以被高層經(jīng)理們看到、聽到。同樣，那些需要強調(diào)、加強自我權(quán)力的項目經(jīng)理也把會議看做展示自己對他人控制權(quán)的機會。
會議會消耗成本，但這點常被忽略。EffectiveMeeting.com有一個可以估算每次會議成本的計算系統(tǒng)。例如，這個工具計算出一家小型公司或一個項目每周召開兩次5人會議的成本——每年2.5萬美元。
更重要的是，損失的生產(chǎn)力的代價又有多大呢?如果一個埋頭苦干的員工時不時地被參加會議打斷，那么還需要考慮額外的成本：重新投入原有程度的注意力所需花費的時間。
3、哪些信號會提醒我們“會議綜合癥”來了?
很多項目都陷入了使所有團隊成員參與每個決策和每次會議的陷阱中，這成了項目的瓶頸。賦予每位成員做決策的權(quán)力并不是什么錯誤。許多項目經(jīng)理讓他們的員工負責(zé)收集信息和評估問題，但沒有給他們做決策的權(quán)力。結(jié)果，每個決策，不論大小，都要呈現(xiàn)給整個項目團隊，這往往導(dǎo)致一系列的會議。
小心通過召集會議分享項目信息這一習(xí)慣。當可以由個人來完成的工作由項目團隊集體完成時，生產(chǎn)時間就被浪費了。
做事拖拉者常把會議當做不能完成任務(wù)的借口。不管工作是否完成，只顧參加會議會滋生錯誤的成就感。
充滿會議的組織也常充滿不信任。如果項目經(jīng)理不相信團隊成員可以在沒有他幫助的情況下做出正確的決策，其他人也不會相信。
4、案例分析
我最糟糕的會議綜合癥經(jīng)歷是在一個為聯(lián)邦政府做的咨詢項目中，這個項目由30位工程師和科學(xué)家來評估和制定一系列規(guī)章制度。這些規(guī)章制度橫跨4個方面，所以有4個子項目同時進行，服務(wù)于不同的客戶組織，每天都需要做出決策。由于技術(shù)項目經(jīng)理沒有接受過正規(guī)的項目管理培訓(xùn)，我認為，每個子項目團隊應(yīng)該就項目進程中的項目控制和客戶需求每日進行溝通。我每周花費5小時與子項目團隊開會以檢查員工工作。我基本上花費50%的時間與項目成員/經(jīng)理開會，還有2