適量的溝通是項目的關(guān)鍵因素之一，Ludlow.R曾經(jīng)說過“高級管理人員往往花費80%的時間以不同的形式進行溝通，普通管理者約花50%的時間用于傳播信息”。 項目溝通管理是項目整個活動過程中的神經(jīng)中樞。項目溝通管理把成功所必須的因素—人、想法和信息之間提供了一個關(guān)鍵連接。涉及項目的任何人都應(yīng)準(zhǔn)備以項目“語言”發(fā)送和接收信息并且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個項目。
項目溝通管理包括為了確保項目信息及時適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)生、收集、傳播、保存和最終配置所必須的過程。如果缺乏有效的溝通，項目注定要失敗。有效溝通是在人、思想和信息之間建立連接，是進行項目各方面管理的紐帶，是項目成功的關(guān)鍵因素。項目需要有效的溝通，以確保在恰當(dāng)?shù)臅r間、以恰當(dāng)?shù)某杀尽⑶‘?dāng)?shù)姆绞绞骨‘?dāng)?shù)娜藛T獲得恰當(dāng)?shù)男畔?。溝通的重要性體現(xiàn)在以下四點：一是決策和計劃的基礎(chǔ);二是組織和控制的依據(jù)和手段;三是建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件;四是項目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。
一、項目溝通管理過程
(一)項目溝通總體框架
溝通是建立項目組內(nèi)部外部的橋梁，溝通管理是基于項目組織架構(gòu)之上的，項目溝通的總體框架實際上解決的是項目組織架構(gòu)中的各個實體的聯(lián)系以及信息傳達的問題。
以一個實際的項目為例，在項目操作過程中，一般項目都是需要垮部門協(xié)調(diào)，特別是在矩陣式組織架構(gòu)的公司中，一個項目經(jīng)理往往需要面對多個利害干系人;同時該項目需要利用第三方公司的資源，因此還需要引入第三方項目團隊。每一條連接線都可以看作一個雙向溝通的渠道，可見項目經(jīng)理需要面對來自四個方向的溝通。
首先需要與本公司的利害干系人的溝通，每個利害干系人面有不同的資源池，項目經(jīng)理在項目實施過程中可能需要與各個部門的利害干系人溝通，協(xié)調(diào)相關(guān)資源，也就是利害干系人管理。其次，項目也有可能引入第三方公司，與第三方公司的溝通也是確保項目順利實施的關(guān)鍵要素之一。第三，項目過程中要隨時與客戶接口人溝通，也就是需求溝通，確保項目目標(biāo)沒有偏離客戶需求。第四，項目組內(nèi)部的溝通也非常重要，項目經(jīng)理需要向項目組成員傳達信息，而項目組成員需要接受信息并反饋，從而減少整個信息傳遞的過程中的誤差。
(二)溝通方式
按照溝通的不同作用，把項目過程中的溝通方式分為以下三類：
1.單項溝通。把某些事項以通知的方式告知相關(guān)人員，不需要反饋，至少不需要即可反饋。一般用在發(fā)布通知、要求、制度、命令、通報、散布傳單等情況。
2.雙向溝通。溝通由一方與另一方進行互動式信息傳達，并就溝通結(jié)果達成一致(也可能不一致)，但至少雙方都有發(fā)表意見的機會和權(quán)利，可以充分表達自己的意見和建議。比如：談戀愛、工作績效考核溝通、方案溝通等。
3.網(wǎng)狀溝通。這是一個多方參與的溝通方式，參與各方代表不同利益主體，他們就相關(guān)事情進行充分表達意見，達成妥協(xié)和一致。比如：ERP項目實施過程中，甲方、乙方、監(jiān)理方就項目實施驗收標(biāo)準(zhǔn)的討論等。
在一般項目過程中，本文的溝通按照頻率大體可以分為兩類：例行溝通和非例行溝通。例行溝通一般在項目初期如確定項目范圍，制定項目計劃時即確定。例行溝通的具體形式有：
(1)文檔形式溝通。主要是通過項目日報，周報，月報等形式與項目組內(nèi)外進行溝通。
(2)會議形式溝通。項目實施團隊會例行召開小組例會，梳理一下本階段的工作情況以及后續(xù)的工作目標(biāo)?；蛘咴陧椖侩A段性成果的輸出階段向利害干系人(Stakeholder)匯報項目進展