“許多CIO的工作有時(shí)就像一場(chǎng)無(wú)休止的摔跤比賽中的裁判?！?/span> CIO們常常抱怨各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理之間缺乏合作、互相指責(zé)。而公司中有太多的正在進(jìn)行的項(xiàng)目，許多項(xiàng)目都沒(méi)能按時(shí)完成。同時(shí)，CIO也要應(yīng)付來(lái)自首席執(zhí)行官(CEO)的壓力，CEO們把公司戰(zhàn)略計(jì)劃以新項(xiàng)目的形式在組織中實(shí)施時(shí)，常常會(huì)忽略IT組織的資源是否足以應(yīng)對(duì)這些新任務(wù)。
從過(guò)去單個(gè)辦公自動(dòng)化(OA)項(xiàng)目的管理，到企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)、決策支持等多項(xiàng)目的管理，再發(fā)展到全集團(tuán)范圍各種IT項(xiàng)目的統(tǒng)一管理，多項(xiàng)目管理在大型企業(yè)的CIO眼里始終是一道難題。
沒(méi)有良好的多項(xiàng)目管理體制，還使得項(xiàng)目的價(jià)值無(wú)法得到衡量。哪怕用最低的利率把這筆錢(qián)存到銀行中，我們至少還能收回投資并賺些錢(qián)，我們的IT經(jīng)理們總是被動(dòng)地上新項(xiàng)目、進(jìn)行新投資，但公司并沒(méi)有得到回報(bào)。
多項(xiàng)目管理今后將是一個(gè)常態(tài)。越來(lái)越多的企業(yè)在同一時(shí)間內(nèi)必須執(zhí)行越來(lái)越多的項(xiàng)目，比如惠普公司(HP)每年有3,000個(gè)左右的項(xiàng)目、摩托羅拉公司(Motorola)也有約逾2,500個(gè)項(xiàng)目。那么，究竟應(yīng)該采取什么樣的多項(xiàng)目管理程序、機(jī)制和方法呢?現(xiàn)有按照規(guī)劃、軟件開(kāi)發(fā)、運(yùn)營(yíng)維護(hù)等職能劃分的IT部門(mén)，在面對(duì)多項(xiàng)目管理時(shí)，如何協(xié)調(diào)不同部門(mén)間在多項(xiàng)目參與中的人員、資源和資金的分配呢?有沒(méi)有項(xiàng)目組合管理的最佳實(shí)踐等等都是CIO們需要越來(lái)越重視和學(xué)習(xí)的問(wèn)題。
1、建立良好的管理機(jī)制
探索多項(xiàng)目的管理是CIO職業(yè)生涯中的一條漫漫長(zhǎng)路，建立一個(gè)良好的管理機(jī)制是第一步。項(xiàng)目管理委員會(huì)的作用是給出所有項(xiàng)目的全貌描述(從計(jì)劃、實(shí)施到收尾階段)，同時(shí)每月及時(shí)更新諸多項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。 此外，項(xiàng)目管理委員會(huì)定期向IT管理部門(mén)、執(zhí)行委員會(huì)、董事會(huì)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，報(bào)告會(huì)列出每個(gè)項(xiàng)目的簡(jiǎn)短描述、日程安排、項(xiàng)目進(jìn)行階段以及針對(duì)項(xiàng)目狀況的意見(jiàn)。每個(gè)項(xiàng)目旁邊都有一個(gè)紅色、黃色或者綠色的標(biāo)記表明項(xiàng)目處于中斷、在預(yù)算階段還是進(jìn)行狀態(tài)。這一報(bào)告也會(huì)在太保集團(tuán)的內(nèi)部局域網(wǎng)上貼出，這樣所有員工都能了解某個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。
項(xiàng)目管理委員會(huì)有著明確的工作流程。在一個(gè)項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)之前，它必須要有部門(mén)負(fù)責(zé)人的支持。只有這樣它才能進(jìn)入初審。在這里，項(xiàng)目發(fā)起人向委員會(huì)陳述這個(gè)想法，然后委員會(huì)成員舉手表決。如果項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)，這項(xiàng)提案就會(huì)繼續(xù)到下一個(gè)層級(jí)——中審階段。 在中審階段，如果獲得可預(yù)見(jiàn)收益的成本過(guò)高，無(wú)論想法多么美妙也都無(wú)濟(jì)于事，因此發(fā)起人要陳述詳細(xì)的成本收益分析。如果項(xiàng)目通過(guò)了中審，它將進(jìn)入到第三個(gè)階段，或者叫詳細(xì)商業(yè)計(jì)劃階段。只有非常復(fù)雜，而又必須得到管理層同意的項(xiàng)目才會(huì)進(jìn)入終審階段。通過(guò)這個(gè)工作流程，每個(gè)人都可以看到項(xiàng)目如何被放到優(yōu)先位置上并得到批準(zhǔn)。太保集團(tuán)也能預(yù)計(jì)項(xiàng)目收益，并評(píng)估它們?nèi)绾问蛊髽I(yè)變得更為主動(dòng)。
良好的管理機(jī)制離不開(kāi)人的因素。CIO在組織實(shí)施多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，各個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理的支持和能力也影響重大。好的項(xiàng)目經(jīng)理選擇對(duì)的項(xiàng)目。 項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目之間是個(gè)雙向的關(guān)系，好的項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目開(kāi)始前，也會(huì)幫助CIO對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析，判斷項(xiàng)目是否正確，是否可以執(zhí)行完成。企業(yè)首先要選擇正確的項(xiàng)目才能成功執(zhí)行。只有這樣，項(xiàng)目才能為公司創(chuàng)造價(jià)值。 良好的管理機(jī)制還需要保證業(yè)務(wù)部門(mén)的廣泛參與。為了做到真正有效，IT項(xiàng)目的投資決策必須既有廣度也有深度。
2、如何將工作任務(wù)合理排序呢？
項(xiàng)目經(jīng)理普遍存在“三拍”現(xiàn)象，即項(xiàng)目來(lái)了拍胸脯;有了困難拍桌子;出了問(wèn)題拍票子。這種現(xiàn)象的根本原