部門進行的，每個具體的用戶或部門對于自己的業(yè)務非常清楚，而對于與其他崗位、其他部門的業(yè)務“接口”就不清楚。這時，一定要請用戶單位的高層業(yè)務主管，做一個全面的業(yè)務報告，這個報告應該是總括性的，既能使項目組看到用戶業(yè)務的全貌，也能看到各部門、各崗位之間的聯(lián)系或接口。掌握了正確的需求調(diào)研方法的項目組，就能很快得到高質(zhì)量的需求信息，縮短調(diào)研時間，使設計和實施的時間比較富裕，從而縮短進度。
3-縮短團隊組建與磨合時間
任何一個項目組從接受任務到任務完成、團隊解散，一般都會經(jīng)歷五個階段：組建階段，磨合階段，正規(guī)階段，表現(xiàn)階段，解散階段。
在五個階段中，解散階段由于項目任務已經(jīng)完成，對于項目的影響不大。對于一個項目經(jīng)理來講，一定要清楚，真正工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而，項目經(jīng)理的重要職責，就是使項目團隊的組建和磨合階段的耗時盡量短，這樣，項目團隊的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時就會越長，在布置任務和執(zhí)行任務時，就更加從容。
為使項目團隊磨合階段的時間縮短，在這個階段，IT項目經(jīng)理要引導所有成員參與到IT項目計劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務的分配中來，同時要允許成員表達他們所關注的問題。這樣，主動參與對成員來講就構成一項重要的激勵——參與激勵，團隊成員就會更加容易接受團隊的規(guī)章制度以及分配到的工作，團隊意識就能得到進一步強化。
為使項目團隊組建階段的時間縮短，項目經(jīng)理一定要向團隊說明IT項目的目標，并設想出項目成功的美好前景，以及成功所產(chǎn)生的好處，公布有關IT項目的工作范圍、質(zhì)量標準、預算及進度計劃的標準和限制。項目經(jīng)理要公開討論項目團隊的組成、選擇團隊成員的原因、他們的互補能力和專門知識，以及每個人為協(xié)助完成項目目標所充當?shù)慕巧?。這樣，公開的信息就構成一項重要的激勵——信息激勵，團隊意識就會加快形成。