CIO們常常抱怨各個項(xiàng)目經(jīng)理之間缺乏合作、互相指責(zé)。而公司中有太多的正在進(jìn)行的項(xiàng)目，許多項(xiàng)目都沒能按時完成。從過去單個辦公自動化(OA)項(xiàng)目的管理，到企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)、決策支持等多項(xiàng)目的管理，再發(fā)展到全集團(tuán)范圍各種IT項(xiàng)目的統(tǒng)一管理，多項(xiàng)目管理在大型企業(yè)的CIO眼里始終是一道難題?！霸S多CIO的工作有時就像一場無休止的摔跤比賽中的裁判?！蓖瑫r，CIO也要應(yīng)付來自首席執(zhí)行官(CEO)的壓力，CEO們把公司戰(zhàn)略計(jì)劃以新項(xiàng)目的形式在組織中實(shí)施時，常常會忽略IT組織的資源是否足以應(yīng)對這些新任務(wù)。
沒有良好的多項(xiàng)目管理體制，還使得項(xiàng)目的價值無法得到衡量。哪怕用最低的利率把這筆錢存到銀行中，我們至少還能收回投資并賺些錢，我們的IT經(jīng)理們總是被動地上新項(xiàng)目、進(jìn)行新投資，但公司并沒有得到回報(bào)。
多項(xiàng)目管理今后將是一個常態(tài)。越來越多的企業(yè)在同一時間內(nèi)必須執(zhí)行越來越多的項(xiàng)目，比如惠普公司(HP)每年有3,000個左右的項(xiàng)目、摩托羅拉公司(Motorola)也有約逾2,500個項(xiàng)目。那么，究竟應(yīng)該采取什么樣的多項(xiàng)目管理程序、機(jī)制和方法呢?現(xiàn)有按照規(guī)劃、軟件開發(fā)、運(yùn)營維護(hù)等職能劃分的IT部門，在面對多項(xiàng)目管理時，如何協(xié)調(diào)不同部門間在多項(xiàng)目參與中的人員、資源和資金的分配呢?有沒有項(xiàng)目組合管理的最佳實(shí)踐等等都是CIO們需要越來越重視和學(xué)習(xí)的問題。
1、建立良好的管理機(jī)制
探索多項(xiàng)目的管理是CIO職業(yè)生涯中的一條漫漫長路，建立一個良好的管理機(jī)制是第一步。項(xiàng)目管理委員會的作用是給出所有項(xiàng)目的全貌描述(從計(jì)劃、實(shí)施到收尾階段)，同時每月及時更新諸多項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。 此外，項(xiàng)目管理委員會定期向IT管理部門、執(zhí)行委員會、董事會匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，報(bào)告會列出每個項(xiàng)目的簡短描述、日程安排、項(xiàng)目進(jìn)行階段以及針對項(xiàng)目狀況的意見。每個項(xiàng)目旁邊都有一個紅色、黃色或者綠色的標(biāo)記表明項(xiàng)目處于中斷、在預(yù)算階段還是進(jìn)行狀態(tài)。這一報(bào)告也會在太保集團(tuán)的內(nèi)部局域網(wǎng)上貼出，這樣所有員工都能了解某個項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。
項(xiàng)目管理委員會有著明確的工作流程。在一個項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)之前，它必須要有部門負(fù)責(zé)人的支持。只有這樣它才能進(jìn)入初審。在這里，項(xiàng)目發(fā)起人向委員會陳述這個想法，然后委員會成員舉手表決。如果項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)，這項(xiàng)提案就會繼續(xù)到下一個層級——中審階段。 在中審階段，如果獲得可預(yù)見收益的成本過高，無論想法多么美妙也都無濟(jì)于事，因此發(fā)起人要陳述詳細(xì)的成本收益分析。如果項(xiàng)目通過了中審，它將進(jìn)入到第三個階段，或者叫詳細(xì)商業(yè)計(jì)劃階段。只有非常復(fù)雜，而又必須得到管理層同意的項(xiàng)目才會進(jìn)入終審階段。通過這個工作流程，每個人都可以看到項(xiàng)目如何被放到優(yōu)先位置上并得到批準(zhǔn)。太保集團(tuán)也能預(yù)計(jì)項(xiàng)目收益，并評估它們?nèi)绾问蛊髽I(yè)變得更為主動。
良好的管理機(jī)制離不開人的因素。CIO在組織實(shí)施多個項(xiàng)目時，各個項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理的支持和能力也影響重大。好的項(xiàng)目經(jīng)理選擇對的項(xiàng)目。 項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目之間是個雙向的關(guān)系，好的項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目開始前，也會幫助CIO對項(xiàng)目進(jìn)行分析，判斷項(xiàng)目是否正確，是否可以執(zhí)行完成。企業(yè)首先要選擇正確的項(xiàng)目才能成功執(zhí)行。只有這樣，項(xiàng)目才能為公司創(chuàng)造價值。 良好的管理機(jī)制還需要保證業(yè)務(wù)部門的廣泛參與。為了做到真正有效，IT項(xiàng)目的投資決策必須既有廣度也有深度。
2、如何將工作任務(wù)合理排序呢？
項(xiàng)目經(jīng)理普遍存在“三拍”現(xiàn)象，即項(xiàng)目來了拍胸脯;有了困難拍桌子;出了問題拍票子。這種現(xiàn)象的根本原因是項(xiàng)目管理人員