5、確認(rèn)項(xiàng)目計(jì)劃
討論和協(xié)商后，要確認(rèn)你們就項(xiàng)目達(dá)成共識(shí)。要證實(shí)你有被資助者、其他相關(guān)各方以及你自身和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所接受的、支持項(xiàng)目目標(biāo)的計(jì)劃。
要使用來自于規(guī)劃過程的，并經(jīng)商議變動(dòng)過的項(xiàng)目文件，以建立項(xiàng)目基線規(guī)劃記錄。在終定計(jì)劃之前，要對(duì)其加以評(píng)審，以確保其在整個(gè)過程中包含階段性風(fēng)險(xiǎn)重估活動(dòng)。在這些評(píng)審中，要辨識(shí)額外的風(fēng)險(xiǎn)，并更新應(yīng)變計(jì)劃。
公布最終項(xiàng)目文件，并將其分發(fā)，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能在項(xiàng)目整個(gè)過程中接觸并使用它們，以管理進(jìn)度。如有可能，將項(xiàng)目文件放到網(wǎng)上，讓每個(gè)人都隨時(shí)訪問最新版本。
在設(shè)定項(xiàng)目基線時(shí)，要固定所有具體要求。要同時(shí)設(shè)定項(xiàng)目范圍和基線計(jì)劃，必須運(yùn)用既定的變動(dòng)流程，才能對(duì)兩者進(jìn)行改變。
為了讓風(fēng)險(xiǎn)清晰可見，要為當(dāng)前項(xiàng)目階段創(chuàng)建"十大"已知的重要風(fēng)險(xiǎn)清單，將其張貼在團(tuán)隊(duì)可以看到的地方。在整個(gè)項(xiàng)目過程中，堅(jiān)持定期評(píng)審并且更新。
6、闡明變動(dòng)控制程序
項(xiàng)目計(jì)劃被接受，具體要求固定下來后，要仔細(xì)考慮所有變動(dòng)再加以最后確定。決策者簽署項(xiàng)目文件后，讓項(xiàng)目再出現(xiàn)未經(jīng)審核的變動(dòng)是非常冒險(xiǎn)的。雖然新信息始終圍繞技術(shù)項(xiàng)目流動(dòng)，保持要求的穩(wěn)定性對(duì)項(xiàng)目成功至關(guān)重要。
未經(jīng)管理的變動(dòng)會(huì)導(dǎo)致日程偏離和預(yù)算問題。每個(gè)變動(dòng)都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風(fēng)險(xiǎn)。有效的變動(dòng)管理流程中，所有變動(dòng)都被認(rèn)為是不必要的，除非能證明必須變動(dòng)。有效控制變動(dòng)的另一項(xiàng)要求是確保負(fù)責(zé)變動(dòng)流程的人員有權(quán)推行自己的決定。變動(dòng)評(píng)審者必須在項(xiàng)目中有足夠的參與度，以有效了解變動(dòng)可能產(chǎn)生的積極和消極影響。
信息是成功管理項(xiàng)目的核心。有關(guān)工作和潛在風(fēng)險(xiǎn)的知識(shí)是防范問題和項(xiàng)目延遲的首要和最佳手段。對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的總體測(cè)評(píng)提供了項(xiàng)目目標(biāo)必要變動(dòng)的充足理由，因此，它是保護(hù)困難項(xiàng)目免遭失敗的最有力的工具之一。當(dāng)資源不足或日程過緊時(shí)，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)會(huì)增大，知曉項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)才能為項(xiàng)目成果和所需的工作正確地設(shè)定期望。