大項(xiàng)目中，一系列的研討會(huì)可能要延續(xù)一周或更長(zhǎng)時(shí)間。跟全球性團(tuán)隊(duì)合作時(shí)，還要安排額外時(shí)間來(lái)適應(yīng)語(yǔ)言和文化等因素。
項(xiàng)目啟動(dòng)研討會(huì)要及早組織。要在日程、促進(jìn)者、所需信息、地點(diǎn)、時(shí)間以及參會(huì)人員等細(xì)節(jié)方面做足功夫。在討論和演示文稿中，要盡力讓人們對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、重點(diǎn)、主要交付成果以及團(tuán)隊(duì)成員的角色與責(zé)任形成共識(shí)。
研討會(huì)之后，要向所有參會(huì)人員提供會(huì)議成果和決定的書(shū)面總結(jié)。把研討會(huì)中完成的工作以適當(dāng)方式結(jié)合到項(xiàng)目文件中。對(duì)研討會(huì)中制定的所有行動(dòng)事項(xiàng)和其他工作任務(wù)，要通過(guò)將其完成或添加到項(xiàng)目計(jì)劃中的方式加以跟進(jìn)。
選擇度量指標(biāo)項(xiàng)目是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，因此一項(xiàng)度量指標(biāo)通常不足以監(jiān)控全程。使用的度量指標(biāo)過(guò)少可能導(dǎo)致決策或行為不當(dāng)，而度量指標(biāo)過(guò)多同樣會(huì)引發(fā)問(wèn)題。首先是收集數(shù)據(jù)的成本和人力花費(fèi)過(guò)高。要努力確定一套符合企業(yè)目標(biāo)與價(jià)值的項(xiàng)目度量指標(biāo)，數(shù)量不多卻又能適應(yīng)全局。
有用的度量指標(biāo)就是目標(biāo)。好的度量指標(biāo)還應(yīng)容易理解和收集。要明確需要衡量的是什么，如何衡量，并通過(guò)討論確定相關(guān)各方對(duì)過(guò)程有統(tǒng)一的理解。要確定衡量單位和精度，并在所有收集、評(píng)估和報(bào)告中使用相同的單位。例如，你可以決定將歷時(shí)估算的單位四舍五入至工作日。還有，要確定衡量的頻率。既要保證及時(shí)收集，以支持所需要的結(jié)果，又要防止收集數(shù)據(jù)過(guò)頻帶來(lái)不必要的管理費(fèi)用。
使用度量指標(biāo)之前，要跟該指標(biāo)影響到的各方進(jìn)行討論，努力讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所有成員就定義、數(shù)據(jù)的收集和使用計(jì)劃以及結(jié)果的意義達(dá)成共識(shí)。要事先獲取所有收集和提供數(shù)據(jù)人員的承諾。
在整個(gè)過(guò)程中，要讓衡量清晰可見(jiàn)。要迅速評(píng)估并報(bào)告數(shù)據(jù)，以確保及時(shí)反饋并及早發(fā)現(xiàn)重大偏差。
3、建立管理儲(chǔ)備
管理儲(chǔ)備是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的常用術(shù)語(yǔ)，其目的是減少不確定性?；谄谕L(fēng)險(xiǎn)建立的時(shí)間與預(yù)算儲(chǔ)備，可以使日程更為可靠。建立儲(chǔ)備不是放寬估算，也不是制定多個(gè)可選日程，以便迎合團(tuán)隊(duì)的拖沓，而是運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)測(cè)評(píng)信息設(shè)置適當(dāng)?shù)木彌_，使得項(xiàng)目能按承諾交付成果。
建立管理儲(chǔ)備依據(jù)兩個(gè)要素：已知風(fēng)險(xiǎn)和未知風(fēng)險(xiǎn)。第一個(gè)要素來(lái)自于計(jì)劃數(shù)據(jù)。未知風(fēng)險(xiǎn)則是無(wú)法預(yù)料與描述的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)未知風(fēng)險(xiǎn)做明確規(guī)劃是不可能的，但來(lái)自以前項(xiàng)目的度量指標(biāo)可以就風(fēng)險(xiǎn)大小提供指導(dǎo)。
運(yùn)用項(xiàng)目資源分析和風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)來(lái)確定需要多少儲(chǔ)備。預(yù)算儲(chǔ)備可用來(lái)加快工作，提供額外資源，或采取其他必要行動(dòng)以確保日程。
既關(guān)注預(yù)算儲(chǔ)備，又不能將其用于跟風(fēng)險(xiǎn)無(wú)關(guān)的項(xiàng)目變動(dòng)，這可能是個(gè)挑戰(zhàn)。在技術(shù)項(xiàng)目中，管理預(yù)算儲(chǔ)備通常比管理日程儲(chǔ)備容易，因?yàn)橛嘘P(guān)資金和資源的決策一般由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人甚至由企業(yè)更高層人員做出。
4、爭(zhēng)取明確支持
高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目需要得到能夠調(diào)動(dòng)的一切幫助，因此，要努力為自己的項(xiàng)目爭(zhēng)取并保持高優(yōu)先度和看得見(jiàn)的支持。尤其在高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目中，你需要得到以下承諾：迅速解決升級(jí)的問(wèn)題，保護(hù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)免受沖突和非項(xiàng)目承諾的影響，批準(zhǔn)所要求的任何管理儲(chǔ)備。
爭(zhēng)取支持的最初討論專(zhuān)注于概要，因此編寫(xiě)清楚、信息豐富的概要至關(guān)重要。在準(zhǔn)備用于討論的項(xiàng)目信息時(shí)，要包含高層目標(biāo)、里程碑項(xiàng)目日程表、項(xiàng)目評(píng)估，以及主要任務(wù)與風(fēng)險(xiǎn)概要。如果你的計(jì)劃顯示當(dāng)前項(xiàng)目規(guī)劃跟所要求的項(xiàng)目目標(biāo)不匹配,你還應(yīng)該有若干高層建議，描述可行替代方案。
擁有數(shù)據(jù)是成功的關(guān)鍵，因?yàn)樵诖祟?lèi)談判中，力量對(duì)比不利于你。雖然資助者和經(jīng)理們?nèi)菀讓?duì)擔(dān)憂和意見(jiàn)置之不理，要他們忽視硬性事實(shí)就難多了。有證明文件的歷史數(shù)據(jù)支持的任何項(xiàng)目信息都可以成為以事實(shí)為基礎(chǔ)的目標(biāo)談判的起點(diǎn)。