項(xiàng)目啟動會是整個項(xiàng)目過程中重要的里程碑，開好項(xiàng)目啟動會意義重大，直接關(guān)系到日后項(xiàng)目的順利開展。項(xiàng)目啟動會議的召開標(biāo)志著ERP項(xiàng)目從選型及商務(wù)階段進(jìn)入實(shí)施階段，雙方合作從此拉開序幕。
首先，項(xiàng)目啟動會是通報(bào)會，就是把前一階段的項(xiàng)目情況向公司管理人員、項(xiàng)目組成員及相關(guān)人員進(jìn)行通報(bào)，使他們了解項(xiàng)目的背景、經(jīng)過和規(guī)劃，為日后更好的配合做準(zhǔn)備。
其次，項(xiàng)目啟動會是誓師會，通過宣講實(shí)施ERP項(xiàng)目的動因及意義，增強(qiáng)員工的緊迫感和使命感，提高公司上下信息化的意識。通過高層領(lǐng)導(dǎo)的演講，向公司內(nèi)部及實(shí)施顧問表達(dá)一種決心和信心，從而統(tǒng)一思想、掃清顧慮和障礙。
再次，項(xiàng)目啟動會是培訓(xùn)會，ERP廠商實(shí)施顧問的演講，可以使公司員工大體上了解ERP的相關(guān)知識，如果再設(shè)置問答環(huán)節(jié)，則更可以有針對性地解疑釋惑。
1、“功夫在詩外”
開一個會不難，難的是會前大量和細(xì)致的準(zhǔn)備工作。前期工作主要是項(xiàng)目資源的配備和溝通，包括組建項(xiàng)目組、制定任務(wù)計(jì)劃及相關(guān)制度，另外就是開展培訓(xùn)和溝通，即讓公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)業(yè)務(wù)骨干等與項(xiàng)目有關(guān)的人員對ERP有一定了解，因?yàn)橹挥辛私饬瞬耪劦蒙蠀⑴c、支持和配合。啟動會前的準(zhǔn)備工作除了確定會議時(shí)間、場地、橫幅、參會人員之外，還包括調(diào)好投影、擴(kuò)音設(shè)備等，重點(diǎn)是會議資料的準(zhǔn)備。這些資料一般有項(xiàng)目任務(wù)書、實(shí)施計(jì)劃表、項(xiàng)目公約、演講PPT、講話稿等等。
項(xiàng)目啟動會前，必要時(shí)可以先行召開一個準(zhǔn)備會議，集思廣益、拾遺補(bǔ)缺，并重點(diǎn)對各個環(huán)節(jié)、各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行安排和協(xié)調(diào)，落實(shí)到人頭，確保會議屆時(shí)能務(wù)實(shí)、高效地進(jìn)行。組織者可以提前邀請企業(yè)內(nèi)刊記者親臨現(xiàn)場予以采訪、拍照及報(bào)道，以擴(kuò)大項(xiàng)目聲勢及影響。所有準(zhǔn)備工作就緒后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將啟動會的安排情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，征求意見，并及時(shí)完善，同時(shí)應(yīng)將準(zhǔn)備好的資料讓公司領(lǐng)導(dǎo)過目。
2、啟動會議程5W
等前期準(zhǔn)備工作都已確定之后，需要下發(fā)項(xiàng)目啟動會通知。通知的主要內(nèi)容是會議議程，議程要清晰表述5W，即會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題，以及簡要說明會議的目的和要求。公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)時(shí)可以強(qiáng)調(diào)此會的重要性。 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
啟動會主持人一般由企業(yè)ERP項(xiàng)目經(jīng)理主持，他是建設(shè)方和業(yè)主方的溝通橋梁，也是項(xiàng)目實(shí)施的核心。會議時(shí)間不宜安排在周末或下午，也不宜安排在企業(yè)生產(chǎn)忙季或旺季。會議地點(diǎn)以公司內(nèi)部室內(nèi)會場、禮堂為宜，要能夠放置投影儀及懸掛橫幅。參會人員除了公司領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、項(xiàng)目組成員外，還應(yīng)有實(shí)施方代表，如ERP廠家高層、實(shí)施顧問、客戶經(jīng)理等。會議議程一般是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及廠家高層講話。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)除了宣布項(xiàng)目指導(dǎo)委員會及項(xiàng)目組成員，并向項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組成員進(jìn)行授權(quán)外，還要宣布相關(guān)獎懲制度，給各部門壓力及要求，更重要的是顯示領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目的重視和決心。
ERP廠家領(lǐng)導(dǎo)的講話要表明廠家對該項(xiàng)目的重視，會提供一流的資源和服務(wù)，與企業(yè)共同努力確保項(xiàng)目成功。然后由企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)言，著重講述項(xiàng)目選型過程、介紹項(xiàng)目組成員及分工、宣布實(shí)施計(jì)劃表; 可以安排雙方項(xiàng)目組成員全體亮相、進(jìn)行宣誓等環(huán)節(jié)。ERP廠家項(xiàng)目經(jīng)理則應(yīng)向企業(yè)介紹實(shí)施方項(xiàng)目組成員及職責(zé)，并做ERP項(xiàng)目實(shí)施方法的主題演講。如果需要，還可以進(jìn)行ERP理念和項(xiàng)目管理的簡單培訓(xùn)，用案例重點(diǎn)說明ERP項(xiàng)目實(shí)施成功的條件和導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的原因，讓企業(yè)吸取教訓(xùn)、引以為戒。最后是簽署項(xiàng)目公約，以此獲得領(lǐng)導(dǎo)及各部門一把手對項(xiàng)目資源的承諾和保障。
3、三個細(xì)節(jié)
?。?）啟動會需
要做好會議記錄，并打印出來讓雙方代表簽字，會后由項(xiàng)目辦公室存檔。目的就是讓雙方覺得這是個嚴(yán)肅認(rèn)真的事，要給予充分重視，同時(shí)讓雙方感覺項(xiàng)目真正開始實(shí)施了，大家的利益是共同的、目標(biāo)是一致的。
（2）項(xiàng)目經(jīng)理在講解實(shí)施計(jì)劃時(shí)，最好強(qiáng)調(diào)這只是個初稿，項(xiàng)目實(shí)施過程中，人員、時(shí)間、任務(wù)會根據(jù)具體需要進(jìn)行調(diào)整。另外，需要強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目成敗關(guān)系到公司每個員工的切身利益，每個員工特別是項(xiàng)目組成員，要明確自己的職責(zé)和任務(wù)，并有責(zé)任和義務(wù)對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)溝通。
（3）由于項(xiàng)目啟動會議主要是信息展示而不是討論，一般時(shí)間應(yīng)控制在半天以內(nèi)，因此一些需要與會各方確認(rèn)或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴(yán)重影響啟動會議的效果。