項目溝通管理的目的是使項目組內(nèi)部成員和項目干系人能及時、準確地得到他所需要的信息，并能正確地理解相關(guān)信息，為項目的目標實現(xiàn)提供保證，起到協(xié)調(diào)多方關(guān)系的潤滑劑作用。項目管理的核心是項目經(jīng)理，項目經(jīng)理要花費75%-90%的時間用來溝通，那么溝通管理就是項目管理中的潤滑劑。
良好的溝通機制和溝通技巧是項目各干系人之間思想交流的重要保障。通常，有效的項目溝通管理，使全體項目組成員的思想高度統(tǒng)一、步伐協(xié)調(diào)一致、一起行動聽指揮、各項資料版本統(tǒng)一。因此，項目溝通是項目管理的一個重要組成部分，是體現(xiàn)項目管理溝通能力和管理能力的知識體系，也是項目管理成功與否及執(zhí)行好壞程度的一個關(guān)鍵問題。溝通建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。信息溝通、意見交流，將許多獨立的個人、團體、組織貫通起來，成為一個整體。信息溝通是人的一種重要的心理需要，是人們用以表達思想、感情與態(tài)度，尋求 同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關(guān)系。
項目是以項目組為單位進行的臨時性、獨特性和漸進明細性的努力，所以，溝通分為組內(nèi)溝通、組外溝通、組內(nèi)與組外溝通。項目組內(nèi)的溝通主要指項目組成員內(nèi)部的交流溝通。為了讓項目組每個成員都能很好地領(lǐng)會項目的目標和下一步計劃，讓每位成員都清楚自己的任務(wù)和責任，項目經(jīng)理必須保持與項目組成員的日常溝通，聽取每位成員的工作心得及其工作進展情況，激勵項目組成員的工作積極性。項目組外的溝通主要是與用戶之間的交流和溝通：此類溝通的目的是，使用戶及時了解項目進展情況，保證項目按照計劃和用戶要求的方向推進，使用戶認同項目的進度并建立預(yù)期。除了平時的口頭溝通，項目經(jīng)理負責根據(jù)項目管理規(guī)范中的溝通計劃(比如雙方定期的工作進展報告、交流)，反映項目實施中出現(xiàn)的問題，并與用戶協(xié)商解決方案;正式提出需要用戶提供的支持或配合事項及需要用戶確定的業(yè)務(wù)流程等。在現(xiàn)場時，我們每周都會與用戶進行周例會總結(jié)工作、制訂計劃，并配合解決工作中遇到的相關(guān)問題。
溝通的具體形式和做法：
?、匐S時的交流與溝通：對于重大的工程，會不定期地或在每天下班后進行一次針對當天工作情況的小溝通，時間較短，通常在十幾分鐘內(nèi)，目的是為了及時發(fā)現(xiàn)項目中出現(xiàn)的問題，并討論解決措施。一個項目涉及到的各種未知和target=_blank>風(fēng)險因素很多，需要協(xié)調(diào)的事情也多。項目經(jīng)理的任務(wù)之一就是做好溝通和交流。這樣的溝通以用非正式的口頭溝通居多，有些時候也需要書面溝通和正式的口頭溝通。
?、诙ㄆ诘臓顟B(tài)評審會議：每周項目組內(nèi)部有一個定期交流會，主題是互相交流一周內(nèi)的工作進展情況;分析已經(jīng)出現(xiàn)和潛在的target=_blank>風(fēng)險與問題;總結(jié)項目實施中取得好的經(jīng)驗，以保證每一位項目成員在項目中都能發(fā)揮出良好的作用。特別是在項目開始和首尾階段，開會的頻率要高一些，可以是一周多次，根據(jù)具體的項目而定。在項目執(zhí)行過程中，一般一周一次就可以了。
每周的例會邀請用戶相關(guān)各部門的領(lǐng)導(dǎo)參加，有決定權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)的出席，交流會才有效果。我們應(yīng)積極進行協(xié)調(diào)，主動邀請用戶主持此類的會議。通過增進與用戶的溝通，分散和降低項目實施的風(fēng)險，保證項目最終的順利割接和驗收。所有與用戶之間的交流溝通、項目組內(nèi)部每周的例行溝通都要列入會議紀要，并統(tǒng)一作為項目管理的文檔輸出一部分。