項目溝通是確保項目團隊的相關(guān)信息能及時、正確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲存和最終處理好項目信息所需的各個過程。為了更好地提升你的溝通能力，我們來學(xué)習(xí)一下高效項目溝通者常用的最佳方法。我們會了解綜合溝通管理、狀態(tài)報告、主持會議、人際關(guān)系技巧以及常見溝通媒介的最佳用途。
1、指定主力隊員
為了保證項目溝通的質(zhì)量和一貫性，一定要指定具體的團隊成員來負(fù)責(zé)正式的項目溝通。在大多數(shù)項目中，你(項目經(jīng)理)會扮演溝通的主要角色。不過，在大型項目中，你可能要將某些溝通事項或者與目標(biāo)項目干系人溝通的任務(wù)委派給其他人來做。這可能包括同公司的相關(guān)部門密切合作，比如人力資源部、市場部和/或公司通信部等。
2、利用強項
盡管你總是要用到很多種溝通方式和媒介，還是要利用好你具備的溝通強項，這些其他的方法只是用來支撐這些強項。
3、進行項目干系人分析
溝通計劃中包含了項目干系人分析。這項分析應(yīng)弄清楚每個項目干系人的需求和動機。此外，根據(jù)這些評估來確認(rèn)，要采用哪種類型的項目溝通才能恰當(dāng)?shù)刂С置總€項目干系人以及管理他們的期望。
4、使用推拉策略
高效的項目溝通者會使用推(傳送)和拉(提供)這兩種溝通方法。隨著中央項目儲存庫的出現(xiàn)，拉的方法越來越受歡迎。盡管這種方法在處理項目干系人隨時需要的信息時非常好使，但是重要的、緊急的項目溝通最好不要依靠它。遇到重要的、緊急的項目溝通時，一定要直接發(fā)送(推)給目標(biāo)項目干系人。此外，如果你在使用團隊協(xié)作技術(shù)(比如Sharepoint)，就可以同時使用推和拉的方法?？梢宰岉椖扛上等擞嗛喯嚓P(guān)提醒，以便在某項產(chǎn)品更新的時候自動通知他們(推)。提醒的消息包含了一個鏈接，項目干系人可以通過鏈接來訪問目標(biāo)產(chǎn)品(拉)。
5、保持信息流通
許多高效的項目溝通者都推薦一種簡單卻有效的方法，就是一定要讓對的人獲得對的信息，這樣便于他們扮演好自己的角色。在很多組織里，各個團體之間的信息流通不是很好。高效的項目經(jīng)理就會找出信息流通不順暢的地方，扮演促進信息流通的角色。
6、認(rèn)真對待溝通決策
在做溝通決策時，要考慮各方關(guān)系、信息內(nèi)容以及可用媒介?？偟膩碚f，不同的溝通方法適合不同的情況，高效的溝通者都會做出明智的選擇。
7、確保技術(shù)可用、加強用戶培訓(xùn)
一定要保證用于具體溝通的技術(shù)能正常起作用，還要保證相關(guān)的項目干系人知道如何正確使用這些技術(shù)。
8、讓事情簡單一些
要想在項目干系人那里拿高分，就要讓他們很容易就理解你發(fā)給他們的東西(提供概要)或者讓他們做的事情(提供背景和目標(biāo))。不要讓他們?nèi)フ胰魏螙|西(包括溝通的參考事項)。你的項目干系人整天為很多任務(wù)和重要事項忙得團團轉(zhuǎn)，困惑和不確定會令他們不痛快。如果你能努力去讓他們迅速理解你發(fā)過去的東西或者你讓他們?nèi)プ龅氖虑?，他們一定會心存感激，這樣也會提升你在整個項目中的價值。