合理地安排項目時間是項目管理中一項關鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。按時、保質地完成項目”大概是每一位項目經(jīng)理最希望做到的。但工期托延的情況卻時常發(fā)生。項目時間管理工作包括定義項目活動、任務、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定項目完整的進度計劃、資源共享分配、監(jiān)控項目進度等內(nèi)容。
一、磨刀不誤砍柴功
項目時間管理工作開始以前應該先完成項目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。項目一開始首先要有明確項目目標、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項目的工作分解結構(WBS)。由于一些是明顯的、項目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗為基礎，列出完整的完成項目所必需的工作，同時要有專家審定過程，以此為基礎才能制定出可行的項目時間計劃，進行合理的時間管理。
二、怎樣把時間“分解”?
1、項目活動定義
將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務，這些小的活動應該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實施的詳細任務。在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理?；顒忧鍐螒摬扇∥臋n形式，以便于項目其他過程的使用和管理。當然，隨著項目活動分解的深入和細化，工作分解結構(WBS)可能會需要修改，這也會影響項目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項目工作分解結構上的內(nèi)容。
2、活動排序
在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎上，要找出項目活動之間的依賴關系和特殊領域的依賴關系、工作順序。在這里，既要考慮團隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關系以及為完成項目所要做的一些相關工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進行軟件測試等工作。
設立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關鍵的事件及關鍵的目標時間，是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項目中可以將需求的最終確認、產(chǎn)品移交等關鍵任務作為項目的里程碑。
在進行項目活動關系的定義時一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡模板這4種方法，最終形成一套項目網(wǎng)絡圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號網(wǎng)絡圖法。
3、活動工期估算
項目工期估算是根據(jù)項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動所需要的工期。估算的工期應該現(xiàn)實、有效并能保證質量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項目工期的影響。在對每項活動的工期估算中應充分考慮風險因素對工期的影響。項目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時完善并更新活動清單。
一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：
1)專家評審形式。由有經(jīng)驗、有能力的人員進行分析和評估。
2)模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎，計算評估工期。
3)定量型的基礎工期。當產(chǎn)品可以用定量標準計算工期時，則采用計量單位為基礎數(shù)據(jù)整體估算。
4)保留時間。工期估算中預留一定比例作為冗余時間以應付項目風險。隨著項目進展，冗余時間可以逐步減少。
4、安排進度表
項目的進度計劃意味著明確定義項目活動的開始