項(xiàng)目啟動會議將首次公布項(xiàng)目計劃，這在很大程度上決定了項(xiàng)目是否能夠圓滿完成。項(xiàng)目啟動會議一旦完成，應(yīng)確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的所有成員均達(dá)成共識、目標(biāo)一致。如果沒有很好的準(zhǔn)備項(xiàng)目啟動會議，則會從一開始就給項(xiàng)目的順利進(jìn)行埋下隱患。會前的準(zhǔn)備工作決定了項(xiàng)目啟動會議能否取得良好的效果。
第一步：明確項(xiàng)目目標(biāo)和最終交付成果明確這些問題將有助于確定項(xiàng)目的人員配置和項(xiàng)目計劃，把它們寫下來，然后和項(xiàng)目所有者進(jìn)行確認(rèn)。
第二步：明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其責(zé)任項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜性和具體類型決定了完成項(xiàng)目所需要的資源。確保項(xiàng)目運(yùn)行所必需的資源包括4個主要類別：運(yùn)行、行政輔助、管理、技術(shù)。
制定一個項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)絡(luò)表，包括以下幾項(xiàng)：姓名、職責(zé)、部門、位置、電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址。這個聯(lián)絡(luò)表隨后將發(fā)給團(tuán)隊(duì)各成員。
第三步：制定項(xiàng)目假設(shè)清單項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員必須要清楚地知道關(guān)于項(xiàng)目的主要假設(shè)。例如，要說明這樣一條假設(shè)：由項(xiàng)目經(jīng)理選擇的團(tuán)隊(duì)成員，一旦確定參與項(xiàng)目，就要確保項(xiàng)目的成功完成。這條假設(shè)意味著，團(tuán)隊(duì)成員的首要職責(zé)是完成項(xiàng)目分配的任務(wù)，他們必須嚴(yán)格履行職責(zé)以確保項(xiàng)目的成功完成。
第四步：制定初步項(xiàng)目計劃提前制定項(xiàng)目計劃，確定要完成的任務(wù)、具體職責(zé)以及時間進(jìn)度安排，這樣會節(jié)省許多時間。制定計劃的整個過程將有助于確認(rèn)是否有運(yùn)行項(xiàng)目所需的全部資源，發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險，確定具體任務(wù)和重要環(huán)節(jié)的時間進(jìn)度。
用你需要的一切資源來完成初步項(xiàng)目計劃的制定。確保在進(jìn)行項(xiàng)目啟動會議時，已經(jīng)擬定了初步的項(xiàng)目計劃。這樣做將會節(jié)省時間，并且項(xiàng)目也會更快地運(yùn)行起來。
要知道此時項(xiàng)目計劃并不是就完全確定了。事實(shí)上，項(xiàng)目計劃也不該被定死，直至開了項(xiàng)目啟動會議，這個計劃也僅僅是個公布的草案。一旦組建好團(tuán)隊(duì)并分派了明確的職責(zé)，應(yīng)當(dāng)讓團(tuán)隊(duì)成員確認(rèn)各自的任務(wù)職責(zé)，以及合理、完整并且準(zhǔn)確的時間安排。到第一次項(xiàng)目進(jìn)展會議時，項(xiàng)目計劃會更加確定。
第五步：確定取得成功的關(guān)鍵要素項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每個成員都必須清楚地知道項(xiàng)目取得成功的要素。花些時間來確定取得成功所需的因素，并用特定的術(shù)語給出明確的定義，和項(xiàng)目所有者確認(rèn)這些關(guān)鍵因素。
第六步：制定項(xiàng)目啟動會議的時間安排項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的所有成員都要參加項(xiàng)目啟動會議，這點(diǎn)十分重要。與每個成員溝通會議的首選及備選時間和日期。確保即使有人當(dāng)時不在辦公室，但他也能通過電話參與會議。
你在這一步的目標(biāo)就是召集整個項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，力求所有成員在項(xiàng)目開始時能接收到相同的信息。通知所有成員在會前某一天領(lǐng)取會議材料，并仔細(xì)閱讀材料為會議做準(zhǔn)備。
一旦確定會議的時間和日期，就立刻去預(yù)訂會議室以及會議所需的電話支持系統(tǒng)等設(shè)備。
第七步：給團(tuán)隊(duì)全體成員發(fā)放項(xiàng)目啟動會議材料在指定的日期，給團(tuán)隊(duì)中的每個成員發(fā)一份項(xiàng)目啟動會議的材料，包括會議時間和日期、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)絡(luò)表、會議議程和會議電話號碼、初步項(xiàng)目計劃。
讓每個人都仔細(xì)閱讀項(xiàng)目計劃，并指出項(xiàng)目啟動會議上將做進(jìn)一步討論，每個人務(wù)必事先了解計劃中與自己有關(guān)的部分。此外，說明會上將有專門的提問時間用于解答任何疑問。
第八步：明確關(guān)鍵問題及相關(guān)因素在項(xiàng)目啟動會議前再回顧一下項(xiàng)目計劃，在那些需要在會上強(qiáng)調(diào)的地方做標(biāo)記。相關(guān)的因素包括潛在的瓶頸、有重大影響的問題、風(fēng)險區(qū)域等。
項(xiàng)目啟動會議是給團(tuán)隊(duì)鼓舞士氣、建立以完成任務(wù)為共同目標(biāo)的最佳時機(jī)。優(yōu)秀的項(xiàng)目啟動會議源自于精心的策劃。在完成了有關(guān)項(xiàng)目的準(zhǔn)備工作后，需要策劃一個有效的會議。