項(xiàng)目進(jìn)度控制管理,是指采用科學(xué)的方法確定進(jìn)度目標(biāo),編制進(jìn)度計(jì)劃與資源供應(yīng)計(jì)劃,進(jìn)行進(jìn)度控制,在與質(zhì)量、費(fèi)用、安全目標(biāo)協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。在項(xiàng)目過程中,必須不斷掌握計(jì)劃的實(shí)施狀況,并將實(shí)際情況與計(jì)劃進(jìn)行對比分析,必要時采取有效措施,使項(xiàng)目進(jìn)度按預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行,確保目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
項(xiàng)目進(jìn)度控制是項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)重要職責(zé)。俗語說的“時間就是金錢”在這里體現(xiàn)得再明顯不過了。項(xiàng)目管理和自駕車回老家過年是相同的,實(shí)際上按照項(xiàng)目的定義,“自駕車回老家過年”也是一個不折不扣的項(xiàng)目,只是它更貼合大家的生活,更容易引起共鳴,我們就拿它來做例子說明。
從乘客的角度,如果坐車很久,但是沒有達(dá)到預(yù)期的目的地的時候,就會產(chǎn)生疑問,一般都會去詢問司機(jī)“到哪里了”,如果司機(jī)的回答沒有那么令人滿意,這個疑問就會積累。積累到一定程度,就會開始懷疑是否迷 路,如果這個疑問一直無解,最終就會要求停車問路。如果坐的是出租車,就會導(dǎo)致乘客下車,換車?yán)^續(xù)前進(jìn)。
項(xiàng)目進(jìn)行過程中同樣如此,因?yàn)檐浖?xiàng)目的“不可見”特性,客戶心理更脆弱和不穩(wěn)定。如果每次項(xiàng)目經(jīng)理給出的進(jìn)度都是無法驗(yàn)證的,客戶的疑問就會積累,最終到無法忍受而爆發(fā)。
人對一個事物的完成都會有自己的“心理預(yù)期值”,這 個值會隨著人對該事物的了解的加深而進(jìn)行調(diào)整,并變得越來越準(zhǔn)確。乘客坐車到目的地,如果他對路線熟悉的話,一般都會跟蹤一些關(guān)鍵的地標(biāo)和時間的對應(yīng)關(guān) 系。比如從南山科技園到深圳火車站,一般用時不會超過1小時,開車走深南的話,肯定會經(jīng)過世界之窗、市民中心、帝王大廈,最后到火車站。如果在晚上8點(diǎn)出 發(fā),過了半小時都沒看到世界之窗,乘客會怎么想?
項(xiàng)目也是如此,客戶的心理預(yù)期就是項(xiàng)目“里程碑事件”的到達(dá)時間。項(xiàng)目經(jīng)理制定項(xiàng)目的里程碑,目的之一就是去影響客戶的心理預(yù)期。但是這種行為是一把雙刃劍,會影響客戶的心理,同時也會對項(xiàng)目構(gòu)成約束。
實(shí)際上,項(xiàng)目進(jìn)度表現(xiàn)在兩個程度,一個是微觀的層 面,這個層面上,所有的事情都是一個一個的task,一個項(xiàng)目下來,有成百上千個task要去完成,這個層面是項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組員關(guān)注的,是最準(zhǔn)確的進(jìn)度 描述;另一個是宏觀的層面,這個層面是客戶以及項(xiàng)目外部的干系人所關(guān)注的,每一個進(jìn)度都是一個“里程碑事件”,這種層面的進(jìn)度描述并不是十分準(zhǔn)確。
依然從心理角度去分析,項(xiàng)目經(jīng)理給出的進(jìn)度有誤差是 肯定的,關(guān)鍵是和現(xiàn)實(shí)的落差是否在范圍之內(nèi)。如果客戶持續(xù)覺得項(xiàng)目的進(jìn)度描述是準(zhǔn)確的,那么對項(xiàng)目也就越有信心,對項(xiàng)目的支持也就越好,對失誤的寬容度也 越高。反之,如果對項(xiàng)目進(jìn)度沒有信心,那么就會對項(xiàng)目施壓,對失誤的處置也會越嚴(yán)厲。
如何把握進(jìn)度和進(jìn)度的報告,常用的方法有“堵”和“疏”。所謂的“堵”就是隱瞞,項(xiàng)目經(jīng)理可以進(jìn)度造假造得很漂亮,但是到最后交付不了,就會被修理得很慘;而”疏“則是如實(shí)匯報,讓項(xiàng)目干系人透明地掌握項(xiàng)目的主要細(xì)節(jié)。實(shí)踐中,很多項(xiàng)目經(jīng)理采用了折中的方法,有些如實(shí)匯報,另外一些則隱瞞起來,避免不必要的麻煩。但是實(shí)際上,項(xiàng)目經(jīng)理“說真話”是要有一定能力的。
首先是項(xiàng)目組實(shí)際的完成能力,通俗點(diǎn)就是每天、每周最多能完成多少任務(wù),如果項(xiàng)目經(jīng)理和客戶都知道這個速度,客戶就不會提出過分的進(jìn)度要求,項(xiàng)目經(jīng)理也可以拒絕所有超出能力的進(jìn)度要求。這個“