大約100 年以前，美國(guó)人亨利·馬丁·羅伯特將軍出版了《羅伯特議事規(guī)則》，此后的一個(gè)世紀(jì)以來，人們將此書奉為民主議事的圭臬?！读_伯特議事規(guī)則》的偉大之處在于其為開會(huì)這件平常事建立了一套完整的流程，讓會(huì)議不至陷入無序，引起矛盾，還保障了決策的合理性。
可如今，我們的會(huì)開得還是缺少章法，大會(huì)開得繁瑣，小會(huì)開得隨意，開會(huì)之前稀里糊涂，開會(huì)之后也沒能明白清楚。人們普遍對(duì)開會(huì)沒能增加多少好感，只是不斷地開會(huì)，“文山會(huì)?！币廊皇呛芏喙咀鍪滦实拖碌恼鎸?shí)寫照。
把羅伯特的理論套用到企業(yè)的現(xiàn)實(shí)中來，我們?cè)谶@里簡(jiǎn)而化之地梳理一份適用于企業(yè)開會(huì)的方法，看看為了一個(gè)高效而美妙的會(huì)議應(yīng)該做些什么。
弄清究竟為何來開會(huì)
開會(huì)必須具有目的性，意在通過眾人討論做出某項(xiàng)與公司利益相關(guān)的決議，一個(gè)不知道為什么而開的會(huì)必然以跑題和沉默為主。每個(gè)與會(huì)者在進(jìn)入會(huì)議室之前，都應(yīng)該已經(jīng)想好自己的觀點(diǎn)和今天要說的話?！邦^腦風(fēng)暴”嚴(yán)格來說并不是有效的會(huì)議形式，因?yàn)榧磿r(shí)的提出想法，很難做出最優(yōu)的選擇。借用開會(huì)討論，激發(fā)想象，從無到有創(chuàng)建新的方案，實(shí)際上往往是不得以而為之的做法。開會(huì)講求有備而來，每個(gè)人構(gòu)造想法的過程應(yīng)該在會(huì)前完成，開會(huì)的任務(wù)只有一個(gè)——就問題找出最好的解決辦法。
因此要有一些會(huì)前的工作，議程、需要討論的內(nèi)容以及每個(gè)人的相關(guān)任務(wù)，應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)起草和發(fā)送郵件，即便是例會(huì)，這么做也能夠增強(qiáng)員工們的重視程度。當(dāng)然，員工也可以在郵件中提出新的問題，讓大家盡早形成想法。另外，有一個(gè)小技巧可以讓員工們對(duì)會(huì)議更有準(zhǔn)備和期待，就是提前透露會(huì)議上要決定的事宜和可能將要達(dá)到的效果，此舉等于對(duì)會(huì)議進(jìn)行了提前的預(yù)熱和炒作。
假如會(huì)議只是單純地布置任務(wù)，作用多半不會(huì)太積極，因?yàn)榇蠹覜]有獲得自己的表達(dá)時(shí)間和話語權(quán)，一味地坐著聽命，容易導(dǎo)致情緒低落。如果能夠以郵件或私下溝通的形式代替，則會(huì)顯得更為得體。