在活動(dòng)項(xiàng)目管理中，應(yīng)著重考慮長(zhǎng)期的財(cái)政效果。首次慶典活動(dòng)的資金缺口被分?jǐn)偟轿磥?lái)的節(jié)日慶典活動(dòng)中，但總體上講，財(cái)務(wù)管理的目的是要在當(dāng)時(shí)抵消所有的支出花費(fèi)。
并非所有的活動(dòng)項(xiàng)目都是以贏利為目的的。例如：作為新產(chǎn)品，一款新品牌的香水其產(chǎn)品促銷活動(dòng)是主要市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中的一部分。目的是通過銷售取得長(zhǎng)期收益。香水制造公司要承擔(dān)舉辦活動(dòng)的各項(xiàng)支出。
同樣，聚會(huì)和慶典的支出通常是由客戶支付的。活動(dòng)項(xiàng)目管理公司對(duì)于活動(dòng)項(xiàng)目財(cái)務(wù)的良性管理能保證在活動(dòng)初始向客戶提供的支出報(bào)價(jià)至少能抵消舉辦活動(dòng)所導(dǎo)致的各項(xiàng)支出費(fèi)用，同時(shí)還可能為公司創(chuàng)利!在其他情況下，入場(chǎng)券及各項(xiàng)銷售(如產(chǎn)品出售)收入能在抵消支出后獲利，因而為活動(dòng)組織者或投資方帶來(lái)利潤(rùn)。
對(duì)于一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的第一步是弄清以下問題：
1、舉辦活動(dòng)項(xiàng)目的目的是否是為了盈利?
許多活動(dòng)項(xiàng)目的舉辦帶有廣泛的目的性，但卻不包含盈利行為。例如，在街道上舉行的游藝或音樂節(jié)是免費(fèi)向公眾推出的，其成本是由政府機(jī)構(gòu)和域贊助商承擔(dān)的。通常由行業(yè)和個(gè)人提供相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)來(lái)幫助活動(dòng)項(xiàng)目的正常進(jìn)行。這使得準(zhǔn)確計(jì)算活動(dòng)項(xiàng)目的成本成為一件不容易的事情。然而，應(yīng)指出的是所有其他支出都應(yīng)得到相關(guān)的批準(zhǔn)并記錄在案。如果一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的目的是為慈善機(jī)構(gòu)募捐，就應(yīng)首先制定目標(biāo)，活動(dòng)項(xiàng)目的支出和得到的款項(xiàng)都應(yīng)明細(xì)分列。
2、活動(dòng)項(xiàng)目的成本如何?
在上列募捐或其他任何非贏利的活動(dòng)中，應(yīng)著重計(jì)算活動(dòng)項(xiàng)目的成本并跟蹤審視活動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)際支出。在任何活動(dòng)項(xiàng)目中，易手的資金必須有詳細(xì)的記錄。在大多數(shù)情況下，財(cái)務(wù)記錄必須有審計(jì)的過程。支出或成本的費(fèi)用包括上繳的費(fèi)用、傭金、廣告、保險(xiǎn)等。
3、什么是收入的來(lái)源?
一般情況下，收入源自出售入場(chǎng)券或收取參展費(fèi)用?；顒?dòng)項(xiàng)目的商品銷售也是收入的來(lái)源。這類商品包括運(yùn)動(dòng)衫、帽子等物品，可通過活動(dòng)組織者出售也可通過零售商出售，活動(dòng)項(xiàng)目組織者根據(jù)銷售額收取一定百分比的費(fèi)用。這種計(jì)劃有時(shí)在餐飲銷售中被廣泛使用。
如何計(jì)算入場(chǎng)券的銷售與保本點(diǎn)的比例關(guān)系?這是一個(gè)棘手的問題，從本質(zhì)上講，這取決于兩個(gè)方面，是采用大場(chǎng)地、多觀眾和低價(jià)的方法還是采用小場(chǎng)地、觀眾數(shù)少和高價(jià)位的方法?本章后面將更為詳細(xì)地討論這一議題。
4、需要哪些控制體系確保不發(fā)生欺騙行為?
所有行業(yè)都應(yīng)各自負(fù)起責(zé)任并建立必要的體系，確保資金的正確流向。相關(guān)的體系和步驟能保證每一項(xiàng)資金交易都有案可查，所有支出都經(jīng)過批準(zhǔn)，包括付款、現(xiàn)金操作、支付稅金等事宜?；顒?dòng)項(xiàng)目當(dāng)天的現(xiàn)金管理體系往往并未到位，因此通常會(huì)發(fā)生收銀機(jī)被開啟，員工不打借條而拿取零錢以及現(xiàn)金袋被隨便亂放。這些明顯是不應(yīng)發(fā)生的事情。
5、如何履行法律和稅收義務(wù)?
雇用正式合格的財(cái)務(wù)人員能保證你的行業(yè)賬目準(zhǔn)確并能符合法律要求。
6、現(xiàn)金流動(dòng)的情況如何?
活動(dòng)項(xiàng)目極具特色，因?yàn)樵诖蠖嗲闆r下，只是在活動(dòng)項(xiàng)目舉辦的當(dāng)天才能得到收入。這意味著所有諸如工資、辦公室支出和上繳費(fèi)用的成本支出必須預(yù)先從現(xiàn)有基金中支出。
當(dāng)入場(chǎng)券早在活動(dòng)項(xiàng)目舉辦之前就提前售出時(shí)，如同大型音樂會(huì)的操辦方式，公司則處于令人十分羨慕的地位，因?yàn)檫@樣可使其從收人中支付費(fèi)用，而且還能在債務(wù)到期前收取這筆資金的利息。但很少有活動(dòng)項(xiàng)目被列入這類部門之中。根據(jù)上述原因，現(xiàn)金流動(dòng)計(jì)劃是活動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃過程中基本的步驟。
7、預(yù)算
制定預(yù)算是計(jì)劃初始階段的一個(gè)組
成部分。預(yù)算包括預(yù)期的收入和支出，根據(jù)這兩項(xiàng)得出活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)計(jì)的純收入。預(yù)算本身是一項(xiàng)計(jì)劃，它根據(jù)所有合同簽約商和供應(yīng)商的準(zhǔn)確報(bào)價(jià)而形成，同時(shí)還根據(jù)認(rèn)真的調(diào)研來(lái)保證每項(xiàng)任務(wù)活動(dòng)的支出都記錄在案。
它向人們提供了批準(zhǔn)支出的原則并確?；顒?dòng)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)各方面都步人正軌。預(yù)算是活動(dòng)項(xiàng)目建議的組成部分或是活動(dòng)項(xiàng)目管理方與客戶之間的引證基礎(chǔ)。