在許多情況下，項(xiàng)目經(jīng)理擁有從頭開始建立進(jìn)度表的專業(yè)知識。但是，隨著項(xiàng)目變得越來越復(fù)雜，他可能并不具備完全靠自己建立進(jìn)度表的能力。項(xiàng)目經(jīng)理是必須建立一個進(jìn)度表并相信它的人。當(dāng)你并不知曉建立進(jìn)度表需要的所有信息時，你可以應(yīng)用許多技巧。
1、使用一個先前就有的工作計(jì)劃
項(xiàng)目經(jīng)理以前可能沒有管理過類似的進(jìn)度表，但組織中的其他人可能有過這種經(jīng)歷。如果你的組織保存了以前的項(xiàng)目進(jìn)度表，你可能能夠從中找到一個相似的進(jìn)度表。這將幫助你建立一個現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度表。
2、建立一個草案并將它分發(fā)給股東
在這個方法中，項(xiàng)目經(jīng)理首先盡可能完善地建立一個項(xiàng)目進(jìn)度表草案。其中可能存在許多漏洞，修復(fù)這些漏洞可能會讓項(xiàng)目經(jīng)理感到難堪。進(jìn)度表草案完成后，就把它分發(fā)給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他股東，請他們提供反饋意見。
這些股東將能夠修復(fù)進(jìn)度表中遺漏的問題并確定最終工作計(jì)劃的合理性。在審查過程中，可能會增加、修改或刪除工作。項(xiàng)目經(jīng)理接受反饋并把它們結(jié)合到進(jìn)度表中，然后用它來推動項(xiàng)目執(zhí)行。這種方法可建立一個非常完善的進(jìn)度表，并獲得股東的反饋和認(rèn)同。
3、使用一個項(xiàng)目模板
你所在的組織可能沒有保存以前的進(jìn)度表，但你可以使用進(jìn)度表模板。例如，你可能擁有重復(fù)開發(fā)、軟件包執(zhí)行、研究員項(xiàng)目等項(xiàng)目的進(jìn)度表模板。這些模板將為你的項(xiàng)目的80%的行動提供指導(dǎo)，稍微進(jìn)行一些修改就能夠加以利用。
4、通過股東直接參與建立WBS和進(jìn)度表
在這個方法中，進(jìn)度表實(shí)際上是通過與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和其他股東召開一次或多次會議制定出來的。每個人看待項(xiàng)目的角度可能各不相同，但最終的進(jìn)度表可以與所有人達(dá)成共識而制定出來。這種方法的優(yōu)勢在于，在建立進(jìn)度表的過程中有股東的積極參與。
5、項(xiàng)目經(jīng)理需要自行解決問題
如果項(xiàng)目經(jīng)理不知道完成項(xiàng)目所需的一切特定的工作，他必須找到縮短這種差距的最佳辦法。他必須自行解決面臨的問題并為結(jié)果負(fù)責(zé)。
不管以何種方法制定進(jìn)度表，項(xiàng)目經(jīng)理必須為最終結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。如果項(xiàng)目經(jīng)理聲稱自己不了解所有細(xì)節(jié)，因而不應(yīng)該承擔(dān)應(yīng)負(fù)的責(zé)任，這樣可不太好。