在你制訂工作計(jì)劃后，你就要按照這個(gè)計(jì)劃工作。你必須保證工作要在規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算范圍內(nèi)完成。我們定義并計(jì)劃一個(gè)項(xiàng)目僅僅只是成功管理一個(gè)項(xiàng)目的第一步。
一旦這個(gè)項(xiàng)目開(kāi)始進(jìn)行，你就到了必須要使用范圍變化管理的時(shí)候，因?yàn)?/span>客戶(hù)會(huì)不斷要求你完成超出原來(lái)范圍的工作，或者和原來(lái)范圍不同的工作。如果你不善于利用這一技巧，你就會(huì)因?yàn)橐瓿杀仍韧獾墓ぷ?，還要多上好幾倍預(yù)算和工作量而疲于奔命。換句話說(shuō)，你將面臨很大的麻煩。
這也是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要原因。一般IT經(jīng)理都經(jīng)歷過(guò)不太成功的項(xiàng)目。以下將討論五個(gè)最為常見(jiàn)的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤。切記：“糟糕的計(jì)劃是項(xiàng)目管理第一大失誤”。
1.從范圍定義開(kāi)始范圍管理
定義項(xiàng)目范圍是定義一個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中最重要的部分。如果你不確定你在進(jìn)行的是什么，以及你所進(jìn)行的項(xiàng)目底線，你就根本不可能成功。管理項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目管理里最重要的一部分。但是，如果你沒(méi)有好好定義項(xiàng)目范圍，管理項(xiàng)目范圍幾乎就是不可能的任務(wù)。定義項(xiàng)目范圍的目的，是把項(xiàng)目的邏輯范圍清楚地描述出來(lái)并獲得認(rèn)可。范圍陳述被用來(lái)定義哪些工作是包括在該項(xiàng)目?jī)?nèi)，而哪些工作又是在該項(xiàng)目范圍之外。你能夠把項(xiàng)目范圍定義得越清楚，你的項(xiàng)目目標(biāo)就會(huì)越明確。下面的信息整理會(huì)有所幫助。
1）范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)來(lái)源或數(shù)據(jù)庫(kù)（賬單、總帳、薪水明細(xì)等。）
2）范圍內(nèi)和范圍外的生命周期流程（分析、設(shè)計(jì)、測(cè)試）l
3）范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)類(lèi)型（財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、雇員情況等）
4）范圍內(nèi)和范圍外的交付使用類(lèi)型（商業(yè)需求、目前狀況評(píng)估）
4）范圍內(nèi)和范圍外的組織（人力資源、制造商、供貨商等）
5）范圍內(nèi)和范圍外的主要功能（決策支持、數(shù)據(jù)輸入、管理報(bào)告）l
2.在范圍管理中，可行的范圍變化流程
項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組必須意識(shí)到范圍變化本身并沒(méi)有什么不對(duì)，也就是說(shuō)在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中修改范圍并不是個(gè)壞主意。事實(shí)上，在很多時(shí)候里，這也是一件好事。首先，客戶(hù)通常都不能確定其所希望的解決方案具有何種需求和功能。其次，就算客戶(hù)十分清楚終極目標(biāo)，商業(yè)動(dòng)態(tài)亦隨著時(shí)間不斷變化，因此項(xiàng)目的需求也會(huì)發(fā)生變化。
如果你不能夠容納變化，最終的解決方案就達(dá)不到預(yù)定的成效，甚至有可能完全無(wú)用。因此，你必須在需要時(shí)擁有改變項(xiàng)目流程的能力。如果項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于項(xiàng)目變化沒(méi)有準(zhǔn)備，問(wèn)題將陸續(xù)發(fā)生。每一個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)流程以進(jìn)行有效管理變化。這個(gè)流程應(yīng)該包括確定變化、評(píng)估變化的商業(yè)價(jià)值、評(píng)估對(duì)于項(xiàng)目的影響，然后把這些信息提報(bào)給項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行評(píng)估。發(fā)起人可以決定是否同意該變化。如果同意，發(fā)起人還應(yīng)該考慮變化對(duì)項(xiàng)目的影響程度，然后追加預(yù)算或延長(zhǎng)項(xiàng)目時(shí)間。
范圍管理無(wú)疑在項(xiàng)目管理中占據(jù)了重要位置，應(yīng)該得到充分的重視，這是一個(gè)成功的項(xiàng)目管理所要求的最基本的條件。