記得海爾公司流行的一句名言（張瑞敏所說(shuō)），“什么叫做不簡(jiǎn)單？能夠把簡(jiǎn)單的事情天天做好就是不簡(jiǎn)單；什么叫做不容易？大家公認(rèn)的非常容易的事情非常認(rèn)真的做好就是不容易”。正如項(xiàng)目管理中的文檔管理，對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)也許是件非常簡(jiǎn)單的的事情，但并非所有人都能做到如張瑞敏所說(shuō)的。因此，為更好的貢獻(xiàn)于2007年這一品質(zhì)年，我們將從實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)的管理水平入手，打造優(yōu)秀的品質(zhì)文化。
項(xiàng)目管理過(guò)程中，文檔管理是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。文檔是過(guò)程的蹤跡，項(xiàng)目文檔記錄著項(xiàng)目從開始到結(jié)束的整個(gè)過(guò)程（啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行和收尾）的信息，比如項(xiàng)目方案、項(xiàng)目案例、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同等，文檔管理要做到：及時(shí)、真實(shí)、符合標(biāo)準(zhǔn)。
對(duì)文檔的總結(jié)和歸檔，實(shí)際上是對(duì)項(xiàng)目各個(gè)方面的成功失敗的經(jīng)驗(yàn)做系統(tǒng)的消化吸收，是參與項(xiàng)目的每個(gè)人員學(xué)習(xí)和提高的好機(jī)會(huì)。同時(shí)，項(xiàng)目文檔也是以后項(xiàng)目的參考，是企業(yè)經(jīng)驗(yàn)的積累，是企業(yè)項(xiàng)目管理從無(wú)序到有序的記錄?？梢哉f(shuō)：項(xiàng)目文檔驅(qū)動(dòng)著項(xiàng)目，組織著項(xiàng)目，使其標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，并在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中起著重要的作用。
下面就如何對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的文檔進(jìn)行有效的管理，談?wù)勼w會(huì)。
一、項(xiàng)目文檔的劃分
科學(xué)的分類是搞好管理的基礎(chǔ)，因此，首先談?wù)勎臋n的分類。按系統(tǒng)集成項(xiàng)目文檔的特性，我們可以根據(jù)格式或載體對(duì)系統(tǒng)文檔進(jìn)行劃分管理。按照這種劃分方法分為：原始單據(jù)或報(bào)表、電子文件、電子文件打印件、大型圖紙、重要文件原件等幾大類。
1.原始單據(jù)或報(bào)表
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生原始單據(jù)和原始報(bào)表。這類資料一般都是以紙張為存儲(chǔ)介質(zhì)，大小、格式一般都沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，容易散落、破損及丟失，對(duì)這類文檔資料應(yīng)編好目錄，裝訂成冊(cè)。如果需要，可以同時(shí)復(fù)印并裝訂一個(gè)副本。
2.電子文件
電子文件是目前項(xiàng)目文檔的重要存儲(chǔ)方式。由于計(jì)算機(jī)辦公軟件的普遍使用，各類報(bào)告或說(shuō)明書一般都是通過(guò)使用文字處理、幻燈片制作等軟件工具生成的。如果磁盤發(fā)生損壞，會(huì)引起數(shù)據(jù)的徹底丟失。因此，需要做好備份工作。
3.電子文件打印件
電子文件打印件同電子文件是同時(shí)存在的，這主要是出于交流和使用上的方便。對(duì)于這些打印出的文檔，應(yīng)該裝訂成冊(cè)，切忌散頁(yè)存放，以免部分丟失。另外，各種報(bào)告和說(shuō)明書都有一個(gè)反復(fù)修改的過(guò)程，要注意區(qū)分修改前的版本和修改后的版本，避免混淆帶來(lái)使用上的不便，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤。
4.大型圖紙
在項(xiàng)目文檔中，會(huì)有一些大型圖紙，由于這些圖紙需要折疊存放，因此在繪制時(shí)，一定要選擇不易被折斷的紙張。在保存時(shí)，需要放在檔案袋或檔案盒里，以免磨損。
5.重要文件原件
系統(tǒng)集成項(xiàng)目的文檔主要是技術(shù)文檔，但也有一些涉及到權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要文件，例如：項(xiàng)目合同或協(xié)議書，系統(tǒng)驗(yàn)收或評(píng)審報(bào)告等。
二、各階段產(chǎn)生的文檔
項(xiàng)目文檔記錄著項(xiàng)目從開始到結(jié)束的整個(gè)過(guò)程的信息，一份文檔既是一個(gè)階段工作的小結(jié)，同時(shí)也是下一個(gè)環(huán)節(jié)的重要輸入，所以在項(xiàng)目各階段都需要有相應(yīng)的文檔輸出。
啟動(dòng)過(guò)程中會(huì)輸出用戶需求說(shuō)明書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)可行性分析報(bào)告、立項(xiàng)調(diào)查報(bào)告、立項(xiàng)建議書、立項(xiàng)評(píng)審報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃、概要設(shè)計(jì)說(shuō)明書、采購(gòu)竟標(biāo)邀請(qǐng)書、采購(gòu)合同、詳細(xì)設(shè)計(jì)說(shuō)明書、施工圖紙、質(zhì)量保證書、質(zhì)量計(jì)劃編制、承包商評(píng)估報(bào)告等文檔；執(zhí)行過(guò)程中會(huì)輸出項(xiàng)目工作周報(bào)、進(jìn)度月報(bào)、進(jìn)展報(bào)告等文檔；控制過(guò)程中會(huì)輸出隱蔽工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、簽證單、施工過(guò)程監(jiān)控報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)檢查表、統(tǒng)計(jì)抽樣報(bào)告、質(zhì)量控制圖、項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告等文檔；收尾過(guò)程中會(huì)輸出培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、系統(tǒng)測(cè)試計(jì)劃、測(cè)試分析報(bào)告、成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、客戶驗(yàn)收計(jì)劃、客戶驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)項(xiàng)申請(qǐng)書、結(jié)項(xiàng)評(píng)審報(bào)告、產(chǎn)品維