跨部門產(chǎn)品開發(fā)團隊運作不良，很大一方面是由于溝通不暢造成的。由于產(chǎn)品開發(fā)過程中需要大量的溝通，跨部門產(chǎn)品開發(fā)團隊要順暢運行，必須建立有效的溝通平臺。建立溝通平臺有多種手段，其中集中辦公和建立項目IT環(huán)境是二項非常有效但企業(yè)往往做得不夠的地方。
首先是集中辦公，這是最有效的做法，從距離上消除溝通障礙。產(chǎn)品開發(fā)過程中有很多工作需要大家不斷的討論。如早期的產(chǎn)品需求分析和產(chǎn)品概念開發(fā)，把產(chǎn)品做成什么樣子更有競爭力，外觀設(shè)計是否適合產(chǎn)品定位、是否有競爭力，產(chǎn)品創(chuàng)意、產(chǎn)品賣點技術(shù)實現(xiàn)是否有困難、成本是否有競爭力，等等問題，都需要市場人員和設(shè)計人員進行大量溝通。又如在方案設(shè)計過程中，選用的關(guān)鍵物料是否存在采購風險、物料供貨是否夠快，是否存在可生產(chǎn)性、可維護性方面的缺陷，等等問題，需要設(shè)計人員和采購人員、生產(chǎn)工藝人員、維護人員進行充分溝通。如果通過電話、郵件、開會等方式溝通，都不可避免的出現(xiàn)電話溝通雙方理解偏差、郵件回復(fù)不及時、總有人開會來不了等等情況，造成溝通效果差、問題遺留到后續(xù)工作環(huán)節(jié)。通過集中辦公，工作人員可以隨時溝通，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而大幅提高溝通效果。
伊萊克斯中國公司曾經(jīng)有一段時間新產(chǎn)品上市速度總是遠遠落后于競爭對手，市場非常被動，他們想了很多辦法，甚至更換了幾撥負責人也不能解決問題，后來公司總經(jīng)理要求每個產(chǎn)品開發(fā)項目的所有成員全部集中到一個辦公室辦公，而不是分散在幾棟樓辦公，新產(chǎn)品上市速度慢的問題竟然迎刃而解，伊萊克斯在新產(chǎn)品上再次成為領(lǐng)先者。華為公司幾乎每個新產(chǎn)品開發(fā)項目都設(shè)置了專門的辦公區(qū)域，對促進跨部門團隊溝通起到明顯效果。漢捷咨詢在為方太廚具提供咨詢服務(wù)的過程中，曾經(jīng)采取了“砸墻”行動，即將各部門辦公室之間的隔墻拆掉，形成統(tǒng)一的、無隔墻的辦公區(qū)域，從而從距離上有效的促進了跨部門溝通。
除了溝通效率，漢捷咨詢還發(fā)現(xiàn)，在實際工作中，集中辦公大家的溝通意愿會明顯提高。在分散辦公的時候，經(jīng)常發(fā)生因辦公距離遠、找人不方便、相互之間不熟悉、不能及時溝通，而出現(xiàn)工作人員不愿溝通的問題，集中辦公可以有效避免這些問題的發(fā)生。
其次是建立項目團隊共同的IT環(huán)境，這也是一個非常有效的做法。產(chǎn)品開發(fā)過程中有大量的文件需要發(fā)放、傳遞，很多企業(yè)通過書面文件、電子郵件或者文檔管理信息系統(tǒng)來進行傳遞，并沒有按項目來設(shè)置IT環(huán)境。這樣就造成文件漏發(fā)、時間延誤、版本錯亂等問題出現(xiàn)，漢捷咨詢在為企業(yè)提供咨詢服務(wù)的過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)這樣的情況：
下游工作環(huán)節(jié)的項目成員不知道從哪里獲得項目資料，總是被動等待，而上游工作環(huán)節(jié)的項目成員也不知道該把文件發(fā)給誰、不發(fā)給誰，結(jié)果，該發(fā)的未發(fā)，不該發(fā)的又發(fā)了。
或者是項目成員都將文件發(fā)給項目經(jīng)理，需要其他成員的文件的時候都找項目經(jīng)理要，結(jié)果項目經(jīng)理就成了瓶頸，項目經(jīng)理漏發(fā)或者延誤。
結(jié)構(gòu)工程師已更改了結(jié)構(gòu)設(shè)計，由于未及時將修改過的設(shè)計圖紙發(fā)給工藝人員，或者工藝人員未及時收看郵件，造成工藝人員仍然按照老版本的設(shè)計圖紙在制作工藝裝配流程，等發(fā)現(xiàn)時已經(jīng)晚了，只好重新返工，項目進度因此延誤。
等等諸如此類的情況。
建立項目團隊共同的IT環(huán)境可以有效減少這類問題。IT系統(tǒng)較完善的企業(yè)建立了專門產(chǎn)品開發(fā)項目管理信息系統(tǒng)，只需為每個項目建立一個帳號，設(shè)立一個入口，然后建立每個項目成員個人帳號與項目帳號的關(guān)聯(lián)，并分配不同的權(quán)限就可以了。很多人認為，要建立項目IT環(huán)境必須要有專門的產(chǎn)品開發(fā)項目管理信息系統(tǒng)，其實這是一個誤解。如果企業(yè)有辦公自動化系統(tǒng)(OA系統(tǒng))，建立項目IT環(huán)境也是很方便的，我們可以在OA系統(tǒng)上為每個項目開辟一個獨立
的空間，供項目成員共享。即使企業(yè)沒有OA系統(tǒng)，也一定會有局域網(wǎng)，我們用局域網(wǎng)也可以建立簡單的項目IT環(huán)境：安裝一個文件服務(wù)器，在服務(wù)器上為每個項目建立一個共享目錄，下設(shè)各個子目錄，分類存放各種項目文件，然后為項目成員建立帳號，并授予不同的訪問權(quán)限，所有項目成員都把最新的文件放到共享目錄下，并標注版本號和最新修改日期，所有項目成員都到服務(wù)器上獲取最新的文件。漢捷咨詢在實踐中發(fā)現(xiàn)，局域網(wǎng)文件服務(wù)器雖然簡單，但對中小企業(yè)來說，也很有效，可以解決很多問題。
如果企業(yè)在集中辦公和建立項目IT環(huán)境上有所改善，我們相信，跨部門產(chǎn)品開發(fā)團隊的溝通將順暢得多。