IT軟件項(xiàng)目開發(fā)中最普遍的現(xiàn)象是一遍一遍的返工，項(xiàng)目工期一推再推，項(xiàng)目成本一再加大，客戶需求不斷提出，項(xiàng)目管理日益困難，造成這些普遍現(xiàn)象的一個(gè)重要因素就是溝通管理問題。溝通失敗常常是軟件項(xiàng)目成功的最大障礙。對于軟件項(xiàng)目來說，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行良好的溝通管理。
1.建立適合組織的項(xiàng)目溝通管理體系
1.1基于組織結(jié)構(gòu)的溝通計(jì)劃編制。溝通計(jì)劃編制主要是確定項(xiàng)目干系人的信息需求和溝通需求；何人，在何時(shí)，需要何種信息，以及信息提供的方法。雖然所有項(xiàng)目都需要進(jìn)行項(xiàng)目信息溝通，但所需要的信息和發(fā)布的方法差別甚遠(yuǎn)。因?yàn)轫?xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)將在很大程度上影響項(xiàng)目的溝通需求，所以溝通計(jì)劃的編制一定是在組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上建立的。項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目管理計(jì)劃中的一部分，它的作用非常重要。在IT軟件項(xiàng)目過程中經(jīng)常會出現(xiàn)被動式、應(yīng)付式溝通，造成項(xiàng)目隨意而行、混亂無序。這種問題的原因主要是在早期項(xiàng)目計(jì)劃階段沒有制定完善的溝通計(jì)劃。在一個(gè)組織中，一般會有以往項(xiàng)目實(shí)施的溝通管理計(jì)劃，在一個(gè)新的項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，可以重復(fù)利用組織的過程資產(chǎn)，結(jié)合新項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)修訂相應(yīng)的溝通管理計(jì)劃。從便于管理和節(jié)約的角度看，組織應(yīng)該在各個(gè)項(xiàng)目間采取基本統(tǒng)一格式的溝通管理模版。一個(gè)溝通管理計(jì)劃的樣本模塊主要包括分發(fā)給項(xiàng)目干系人的信息、信息分配的動機(jī)、信息分發(fā)的頻率、信息分發(fā)的時(shí)間表、信息編排與傳輸方法以及項(xiàng)目成員溝通職責(zé)等。
1.2信息分發(fā)。信息分發(fā)涉及向項(xiàng)目干系人及時(shí)提供所需的信息。信息分發(fā)的技術(shù)主要包括①溝通技能，書面的、口頭的，內(nèi)部的、外部的，正式的、非正式的，縱向的以及橫向的；②信息查詢體系，包括人工存檔體系、電子數(shù)據(jù)庫、項(xiàng)目管理軟件以及允許查閱的諸如設(shè)計(jì)規(guī)范、測試計(jì)劃等技術(shù)文檔系統(tǒng)。③信息發(fā)送方法，包括項(xiàng)目會議、書面文擋復(fù)印件的發(fā)布、共享的網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)據(jù)庫、傳真、電子郵件、語音郵件、電視會議和項(xiàng)目內(nèi)部網(wǎng)。一般從信息的迫切性、項(xiàng)目環(huán)境的可能性等方面綜合考慮確定何種技術(shù)和方法。
1.3績效報(bào)告?？冃?bào)告是向所有項(xiàng)目干系人提供信息，主要包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告以及預(yù)測。一般使用項(xiàng)目日報(bào)、項(xiàng)目月報(bào)、召開階段性會議、匯報(bào)等方式來提供有關(guān)范圍、進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量等信息。項(xiàng)目管理者可以基于績效報(bào)告的有關(guān)信息進(jìn)一步開展相關(guān)的偏差分析、趨勢分析以及掙值分析。通常，項(xiàng)目績效的分析通常產(chǎn)生對項(xiàng)目的某些方面變更的要求。
1.4管理收尾。管理收尾包含項(xiàng)目結(jié)果文檔的形成、歸檔，對符合最終規(guī)范的保證、對項(xiàng)目的成功、效果及取得的教訓(xùn)進(jìn)行的分析。在收尾過程中，除了要注意使客戶滿意外，還應(yīng)當(dāng)使干系人都感到滿意。
2.存在的溝通障礙
溝通貫徹于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中，溝通應(yīng)保證信息的準(zhǔn)確性、完整性、有效性。但在實(shí)際工作中，由于多方面的因素，信息往往被曲解、丟失或者失效等，造成了溝通的障礙。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
2.1不善溝通。有些IT開發(fā)人員善于使用開發(fā)語言來進(jìn)行開發(fā)工作，面對著的是“啞終端”，但卻不善于與客戶溝通，不善于和同事交流，溝通、交流不到位、不及時(shí)，就只能一味遷就客戶，全盤接收客戶恰當(dāng)或不恰當(dāng)、合理或不合理的需求。結(jié)果是只能通過額外的工作加加點(diǎn)來解決。實(shí)際上，有些問題只需通過溝通就能解決，溝通到位了，便會事半功倍，根本不需要投入額外的工作量。
2.2害怕溝通。有時(shí)候當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)展不理想，實(shí)施中存在問題或矛盾時(shí)，項(xiàng)目成員往往因?yàn)閾?dān)心受到批評和埋怨，不敢或不愿意匯報(bào)給上級，把問題和困難藏著、掖著，卻不知已經(jīng)失去了解決問題或困難的最佳時(shí)機(jī)。然而，藏著、掖著并不能解決問題，只能拖