在IT行業(yè)，人員的跳槽是非常普遍的現(xiàn)象，甚至可以說非常頻繁。人員的頻繁變動(dòng)對一個(gè)正在運(yùn)行的項(xiàng)目來說是很大的風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)實(shí)生活中有很多這樣的例子：某個(gè)公司的業(yè)務(wù)或項(xiàng)目非常依賴于某個(gè)具體的人，一旦這個(gè)人因?yàn)槟撤N原因離開這個(gè)公司，那么這個(gè)公司的業(yè)務(wù)或項(xiàng)目會(huì)受到非常大的影響，甚至可能會(huì)是毀滅性的打擊。
一個(gè)好的公司不應(yīng)該出現(xiàn)這樣的情況，或者至少我們的項(xiàng)目管理人員應(yīng)該防范這樣的風(fēng)險(xiǎn)，把損失降到最低，或者讓這種人員的變動(dòng)不成為風(fēng)險(xiǎn)。
那么在項(xiàng)目中如何防范這種風(fēng)險(xiǎn)呢?如何做到當(dāng)一個(gè)人離開項(xiàng)目后，其他的人能很快地補(bǔ)充上來，接替離開者的工作，team也能很容易做相應(yīng)調(diào)整?這就要求在項(xiàng)目在Planning階段就考慮人員變動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，簡單地說就是做好Backup Plan。 一方面人員所掌握的Knowledge，Backup也需要掌握;另一方面，所有項(xiàng)目需要的Knowledge都要有相應(yīng)的Document，而不是僅僅掌握在某個(gè)人或某幾個(gè)人的頭腦中;最后，要有清晰的process保證Backup Plan的順利執(zhí)行。 這樣做的目的是我們加強(qiáng)對Knowledge的管理，弱化人與項(xiàng)目的耦合關(guān)系。
比如說，項(xiàng)目的PL(Project Leader)必須定義他的Backup PL，并有文檔記錄。公司在進(jìn)行PL培訓(xùn)時(shí)，Backup PL也要參加。在定義了Backup PL后，PL要制定KT(Knowledge Transition) plan，通過一對一的具體的工作說明，讓Backup PL掌握必要的項(xiàng)目Knowledge。
一個(gè)member從被挑選，到進(jìn)入項(xiàng)目，再到獨(dú)立勝任項(xiàng)目工作，把這個(gè)過程定義成正式的process，以讓member盡快掌握項(xiàng)目所需knowledge為出發(fā)點(diǎn)。
下面來說說我們這個(gè)的維護(hù)項(xiàng)目的人員check-in process是如何做的。 (這篇文章主要說的是人員變動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)防范，所以假設(shè)項(xiàng)目已經(jīng)在運(yùn)行，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也已經(jīng)存在)
我們假設(shè)項(xiàng)目中的人員A要離開項(xiàng)目，現(xiàn)在已經(jīng)確認(rèn)B能加入項(xiàng)目。我們要做的就是啟動(dòng)Induction Process。
首先，新進(jìn)入的member需要閱讀項(xiàng)目定義的Induction Manual，以掌握必要的信息。Induction Manual主要包括項(xiàng)目的概述，項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目中的配置管理，客戶介紹，項(xiàng)目涉及到的技術(shù)，必要的培訓(xùn)，和項(xiàng)目中的主要活動(dòng)等等。 主要是一些一般介紹，具體的內(nèi)容有專門的文檔，Induction Manual中有鏈接。
其次，新進(jìn)入的member需要閱讀Project Plan。這是項(xiàng)目中最重要的文檔，每個(gè)member必須仔細(xì)閱讀。Project Plan中對項(xiàng)目有詳細(xì)的說明。
接下來A就要對B做KT(這里假設(shè)每個(gè)member要離開項(xiàng)目都需要提前一段時(shí)間提出，這樣可以有時(shí)間尋找新的人員和KT。這點(diǎn)需要在每個(gè)人員進(jìn)入項(xiàng)目時(shí)就規(guī)定好了的)。首先A要指定KT Plan，PL審批通過后，KT就可以開始了。KT的內(nèi)容不僅僅包括A維護(hù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體技術(shù)與業(yè)務(wù)邏輯，還要包括維護(hù)過程中的Process介紹，各種項(xiàng)目相關(guān)工具的介紹，正在做的工作、遺留的問題、即將到來的工作等等。KT的內(nèi)容還包括B申請項(xiàng)目，維護(hù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)必要的，以及各種必要的權(quán)限。
KT過程中，工作仍以A為主;到KT的后期，要以B為主，A只是給以必要的幫助。KT后期還要做的一個(gè)重要的事情是A想業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶和相關(guān)team的人員正式通知他的工作將由B正式接替。
KT的最后一步是對KT進(jìn)行驗(yàn)收。根據(jù)checklis