(1)傳送方式。項目團隊成員向他們的項目經理和其他的利益相關者提交狀態(tài)報告并且認為每一個需要知道這信息的人都會看這份報告,這是不夠的。許多技術人員認為提交適當?shù)膱蟾婢妥銐蛄恕?
非正式的口頭溝通也是一種發(fā)送信息的有效方式,但是技術專業(yè)人有忽視非正式溝通的傾向。與此相反的是許多非技術人員,從同事到領導,更愿意以非正式的形式和雙向的會談來聽取重要的項目信息,
他們不愿通過看成堆的文件表格、電子郵件或網頁來發(fā)現(xiàn)有關的信息。不同的人對不同水平或類型的溝通反映不同。例如項目發(fā)起人更愿意通過每周一次的非正式邊喝咖啡邊討論的形式來了解項目情況。
你認為一些溝通可以在一個快速電子郵件里完成,別人卻以為這個郵件應該有附加電子表格、報告和內容提要。還有一些溝通,你希望是快速、特別簡短的會議,而別人認為這可能意味著穿著西裝,正式的,
有PowerPoint的幻燈片的會議。這一點很重要:讓利益相關者了解所需要的信息的方式。
(2)書面的、口頭的、非語言的。你讓你的項目成員做一件事,他照做了,這也是溝通,但如果項目溝通光這么簡單就好了。有時候,你作為一個項目經理,不得不做很多請求、懇求、乞求,讓你的項目成員做他們需要做的事情。
你知道什么事情需要做,你要傳達這個信息給你的成員,然后他們才能做?；蛘咧辽偎麄兗俣ㄈプ?。真正的溝通就是傳遞知識,你知道什么并且告訴別人讓他們知道,但是這并不是總能成功,溝通是艱難的。
它分成兩大類,書面的和口頭的。書面的東西,看上去很直接。作者寫,編輯修改,你閱讀。但是,如果作者寫的不清楚,如果你沒有看懂作者的笑話,或作者的語法和標點符號是如此糟糕,你覺得有歧義,仍然是溝通失敗。
許多書面報告都忽視了提供優(yōu)秀的經理和技術人員喜歡詢問的重要信息,另外人們還有不愿報告壞消息的傾向,很多時候項目負責人往往等到最后一分鐘才知道。如果說書面溝通有挑戰(zhàn),而口頭溝通似乎更強大。
口頭溝通往往可以借助會議和非正式談話有助于公開這些積極的或消極的重要信息,有助于在項目人員和利益相關者之間建立較強地聯(lián)系?；叵肽愕氖畮讱q的日子就是學習如何溝通的,學習語音、語調,運用說話的聲音。
你的項目成員可以用很多種方式說出同樣一句話“好,我會去做”———但是語音語調包含更多的是他們的真實感受。然后還有非語言溝通,所有的肢體語言。有句話說的好:“讓我聽見你的身體說話”。
姿勢,面部表情、肩膀、耳朵、交叉手臂、手勢加重或反饋聽到的信息。有研究表明所有的溝通中非語言溝通約占55%。如果這是事實,也相信它是真實的,你可以看到為什么電話,廣播視頻和電話都沒有有效的面對面的會議來的更有效。
在會議上,當你共享了好的或壞的消息時,看到了他們的臉上的表情,然后你經修改了你的信息,他們的點頭同意你,但是為明確起見,詢問他們是否有疑問。
口頭信息實際上包括三部分:①該信息本身;②語音語調等信息;③身體語言。
想成為一位偉大的溝通者需要的是經驗,成為一個有效的溝通者,你必須學會提問。提問題可以協(xié)助項目小組,幫助聽眾更深入的了解你的主要意圖,并明確你的信息被傳遞了。
有一個方法,有時被稱為“鸚鵡學舌”,發(fā)言者要求項目小組成員用自己的話重復一遍,這樣就能知道聽眾是否真的明白你所說的了,而不是過后私下里再悄悄問同事:他剛才說的是什么?
(3)溝通也意味著聽。開始實施溝通計劃了,你必須先閉上嘴學會聽。人有兩個耳朵,一個嘴巴。你聽說過,這意味著你要聆聽兩倍于你說的話。傾聽、