0 引言
對于項目管理的今天,特別是IT項目,良好的溝通已經(jīng)變得越來越重要,直接影響到項目的成功。聰明的老項目經(jīng)理曾經(jīng)告訴筆者,超過百分之九十的項目問題,他可以追溯到溝通的問題。
口頭溝通,書面溝通和聆聽的技巧常常在非常成功的人士與不如他們成功的人士之間有顯著的區(qū)別。溝通失敗常常是項目—特別是IT項目———成功的最大威脅。
溝通是保持項目順利進(jìn)行的潤滑劑。
1 IT項目的特點
人們通常把從事計算機(jī)專業(yè)的人描繪成書呆子,他們喜歡躲在角落里面擺弄計算機(jī)。熱衷于游戲,當(dāng)計算機(jī)專業(yè)與非計算機(jī)人士進(jìn)行溝通時,就好像他們在與另一個星球來的人交談一樣。
IT領(lǐng)域在不斷的變化,這些變化產(chǎn)生了大量的技術(shù)術(shù)語。盡管使用計算機(jī)的人越來越多,但是用戶與開發(fā)商之間的差距也隨著技術(shù)進(jìn)步也越來越大。
大多數(shù)學(xué)計算機(jī)專業(yè)的學(xué)生在學(xué)校里接受的教育都是學(xué)習(xí)技術(shù)技能,很少有溝通(聽、說、寫)心理學(xué)、社會學(xué)和人文科學(xué)方面的課程。
而且在工作幾年之后,周圍的同事都是類似背景的人,這些溝通方面的“軟技能”更加退化。其實這些軟技能正是IT專業(yè)人員最需要的,當(dāng)你在運(yùn)作一個IT項目時不可能完全把技術(shù)技能和軟技能分開。
為了使項目成功,每個成員都需要這兩類技能,而且這兩類都應(yīng)該通過正規(guī)教育和培訓(xùn)得到不斷提高。項目是獨(dú)特的一次性任務(wù),項目管理是在各種資源約束下,引導(dǎo)項目組織成員一起完成項目任務(wù)目標(biāo)的過程。
大多數(shù)項目組織是臨時性的組織,在項目的初期成立,項目任務(wù)完成后組織解散。因為項目任務(wù)的需要,項目組織成員來自不同的專業(yè)背景,既有IT專業(yè)人員,也有非IT專業(yè)人員,沒有長期共同工作的基礎(chǔ)。
這時,只能依靠良好的項目溝通,在組織內(nèi)營造出和諧愉快健康高效的溝通氛圍,盡快統(tǒng)一項目成員的工作思想,提高員工的工作積極性,才能很好地完成項目績效目標(biāo)。
2 IT項目溝通管理過程
在項目管理中,項目溝通管理的目標(biāo)是及時而適當(dāng)?shù)膭?chuàng)建、收集、發(fā)送、存儲和處理項目的信息。項目溝通管理過程包括:
?、贉贤ㄓ媱?可以歸結(jié)為這個關(guān)鍵問題:誰需要什么信息,他們什么時候需要以及以何種方式;
?、谛畔l(fā)送,包括及時向各利益相關(guān)者提供所需信息;
?、劭冃蟾?包括收集并發(fā)布有關(guān)項目績效的信息,包括狀態(tài)報告進(jìn)展報告和預(yù)測;
?、芄芾硎瘴?包括收集和分發(fā)信息階段或項目的完成正規(guī)化。
2.1 IT項目溝通計劃
溝通計劃的主要組成部分包括:
?、傩枰驼l溝通;
②何時溝通;
?、墼趺礈贤?
?、苄枰獪贤ㄊ裁?
?、荻嗑脺贤ㄒ淮?
⑥什么時候以團(tuán)隊形式開會;
?、呤裁磿r候和利益相關(guān)方溝通,以何種方式;
⑧使用什么媒介,什么時候用,為了什么目的;
?、釄F(tuán)隊溝通,內(nèi)部的,外部的,還是領(lǐng)導(dǎo)層。
“誰”需要“什么”?在任何項目中,都要解決這兩個主要問題。“誰”描述了利益相關(guān)者與你和你的項目團(tuán)隊需要?！笆裁础泵枋鏊麄冃枰男畔?。并非所有的利益相關(guān)者將需要相同的信息。
當(dāng)然,這聽起來很明顯,但你是否曾見過一個項目經(jīng)理給每個人發(fā)出了所有的項目信息,甚至僅僅是聽說過這個的項目的人,這家伙認(rèn)為他得涵蓋所有的人,因為每個人都有所有信息。
這種方法存在的問題就好比一次性給你的貓整整一袋貓糧:按需所給,否則會導(dǎo)致混亂。有一個工具,可以幫助項目經(jīng)理和項目小組,以確定誰需要參加溝通。
最困難的部分,是如何規(guī)劃