收集完整而準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是ERP成功實施的必要條件。實施ERP并不只是購買和安裝一套軟件，在正式運行之前有很多工作要做，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準(zhǔn)備就是一項很重要的工作。
    ERP系統(tǒng)如果沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持就成了無源之水無本之木，是無法運行的。如果支持系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是錯誤的或不完整的，那么系統(tǒng)運行后也只能得到錯誤結(jié)果和不完整的信息。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備可以說直接影響到系統(tǒng)能否正常運行，不可輕視。
    對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集要求就是完整和準(zhǔn)確，那么，究竟要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)，又如何收集才能達(dá)到完整和準(zhǔn)確的要求呢？根據(jù)我們實施ERP的經(jīng)驗，以下提供一些參考借鑒。
    一、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持各自子系統(tǒng)的同時又滿足系統(tǒng)集成性的要求
    ERP系統(tǒng)通常以物流、財務(wù)、制造三大體系為主，各個體系又分為若干個小的子系統(tǒng)，同時三大體系及其下層子系統(tǒng)又是一個互相集成的整體。因此我們應(yīng)該根據(jù)不同子系統(tǒng)的功能要求和滿足系統(tǒng)集成性的要求來準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。
    我們以庫存管理子系統(tǒng)為例來說明該系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對該子系統(tǒng)的支持以及對整個ERP系統(tǒng)的支持作用。庫存管理系統(tǒng)作為整個物流、制造體系的基礎(chǔ)，一般放在物流體系中，庫存管理中的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要，它是系統(tǒng)能夠良好運行的保證，也是充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)功能――如運行MRP計劃、進(jìn)行預(yù)測操作等的前提條件。庫存管理不僅應(yīng)該確保信息準(zhǔn)確，滿足客戶和市場的需求，還有一項重要任務(wù)是控制庫存存量，加速庫存周轉(zhuǎn)，降低庫存資金占用，從而降低庫存成本。
    1、 物料數(shù)據(jù)
    (1)物料定義及編碼
    根據(jù)ERP系統(tǒng)的通用定義，“物料”是為了產(chǎn)品出廠，需要列入計劃的一切不可缺少的物的統(tǒng)稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料，甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。
    ERP系統(tǒng)要利用計算機(jī)的處理速度和處理容量來處理大規(guī)模的數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)必須規(guī)范化編碼，便于計算機(jī)識別和檢索。對物料進(jìn)行規(guī)范化編碼是為了對物料進(jìn)行高效、有序的管理，同時，有了規(guī)范化的物料編碼也便于在系統(tǒng)中對物料進(jìn)行分類、檢索與統(tǒng)計，以及物料信息的交換與共享。
    （2）物料數(shù)據(jù)設(shè)置
    在ERP系統(tǒng)中，物料最主要的數(shù)據(jù)都存儲于物料主文件中，該文件集中反映了物料的各種參數(shù)、屬性及相關(guān)信息，如物料編碼、名稱、分類、計量單位、計價方式等等，因此最先要設(shè)置的是物料主文件。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，以便進(jìn)入該文件后都可以查到。
    一般的ERP系統(tǒng)，每一條物料數(shù)據(jù)都提供了許多關(guān)于該物料的描述參數(shù)，用戶并不一定對每個參數(shù)都要設(shè)置，只要設(shè)置那些系統(tǒng)運行時必需的以及對自己進(jìn)行物料管理時有用處的參數(shù)。進(jìn)行物料數(shù)據(jù)設(shè)置時，有些字段的內(nèi)容必須由用戶自己先定義后再從中進(jìn)行選擇。另外一些字段的內(nèi)容則可以系統(tǒng)提供的可選項里進(jìn)行選擇。對于沒有可選值的字段內(nèi)容，用戶在建立物料記錄時按實際值輸入即可。
    物料主文件的記錄建立后，才可以在其他數(shù)據(jù)文件里創(chuàng)建相應(yīng)的物料數(shù)據(jù)。
    2、倉庫數(shù)據(jù)
    （1）倉庫設(shè)置
    庫存管理經(jīng)常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，企業(yè)所有庫存事務(wù)涉及到的倉庫，包括廠內(nèi)外、租用和銷售網(wǎng)點的庫房，都應(yīng)納入系統(tǒng)，明確定義。定義倉庫和庫位是企業(yè)定置管理的重要內(nèi)容。
    在設(shè)置倉庫時，要先定義倉庫的類型。在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設(shè)置的倉庫類型有：材料庫、產(chǎn)品庫、半成品庫、副產(chǎn)品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫數(shù)據(jù)的設(shè)置，可以根據(jù)倉庫的不同類型來進(jìn)行，同一種類型也可以根據(jù)不同的需求設(shè)置多個倉庫。
    （2）庫位設(shè)置
    設(shè)置庫位前，可以先對整個倉庫進(jìn)行分區(qū)，即設(shè)置庫區(qū)

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