收集完整而準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是ERP成功實(shí)施的必要條件。實(shí)施ERP并不只是購(gòu)買和安裝一套軟件，在正式運(yùn)行之前有很多工作要做，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準(zhǔn)備就是一項(xiàng)很重要的工作。
    ERP系統(tǒng)如果沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持就成了無(wú)源之水無(wú)本之木，是無(wú)法運(yùn)行的。如果支持系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的或不完整的，那么系統(tǒng)運(yùn)行后也只能得到錯(cuò)誤結(jié)果和不完整的信息。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備可以說直接影響到系統(tǒng)能否正常運(yùn)行，不可輕視。
    對(duì)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集要求就是完整和準(zhǔn)確，那么，究竟要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)，又如何收集才能達(dá)到完整和準(zhǔn)確的要求呢？根據(jù)我們實(shí)施ERP的經(jīng)驗(yàn)，以下提供一些參考借鑒。
    一、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持各自子系統(tǒng)的同時(shí)又滿足系統(tǒng)集成性的要求
    ERP系統(tǒng)通常以物流、財(cái)務(wù)、制造三大體系為主，各個(gè)體系又分為若干個(gè)小的子系統(tǒng)，同時(shí)三大體系及其下層子系統(tǒng)又是一個(gè)互相集成的整體。因此我們應(yīng)該根據(jù)不同子系統(tǒng)的功能要求和滿足系統(tǒng)集成性的要求來準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。
    我們以庫(kù)存管理子系統(tǒng)為例來說明該系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對(duì)該子系統(tǒng)的支持以及對(duì)整個(gè)ERP系統(tǒng)的支持作用。庫(kù)存管理系統(tǒng)作為整個(gè)物流、制造體系的基礎(chǔ)，一般放在物流體系中，庫(kù)存管理中的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要，它是系統(tǒng)能夠良好運(yùn)行的保證，也是充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)功能――如運(yùn)行MRP計(jì)劃、進(jìn)行預(yù)測(cè)操作等的前提條件。庫(kù)存管理不僅應(yīng)該確保信息準(zhǔn)確，滿足客戶和市場(chǎng)的需求，還有一項(xiàng)重要任務(wù)是控制庫(kù)存存量，加速庫(kù)存周轉(zhuǎn)，降低庫(kù)存資金占用，從而降低庫(kù)存成本。
    1、 物料數(shù)據(jù)
    (1)物料定義及編碼
    根據(jù)ERP系統(tǒng)的通用定義，“物料”是為了產(chǎn)品出廠，需要列入計(jì)劃的一切不可缺少的物的統(tǒng)稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購(gòu)件、包裝材料，甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。
    ERP系統(tǒng)要利用計(jì)算機(jī)的處理速度和處理容量來處理大規(guī)模的數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)必須規(guī)范化編碼，便于計(jì)算機(jī)識(shí)別和檢索。對(duì)物料進(jìn)行規(guī)范化編碼是為了對(duì)物料進(jìn)行高效、有序的管理，同時(shí)，有了規(guī)范化的物料編碼也便于在系統(tǒng)中對(duì)物料進(jìn)行分類、檢索與統(tǒng)計(jì)，以及物料信息的交換與共享。
    （2）物料數(shù)據(jù)設(shè)置
    在ERP系統(tǒng)中，物料最主要的數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)于物料主文件中，該文件集中反映了物料的各種參數(shù)、屬性及相關(guān)信息，如物料編碼、名稱、分類、計(jì)量單位、計(jì)價(jià)方式等等，因此最先要設(shè)置的是物料主文件。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，以便進(jìn)入該文件后都可以查到。
    一般的ERP系統(tǒng)，每一條物料數(shù)據(jù)都提供了許多關(guān)于該物料的描述參數(shù)，用戶并不一定對(duì)每個(gè)參數(shù)都要設(shè)置，只要設(shè)置那些系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)必需的以及對(duì)自己進(jìn)行物料管理時(shí)有用處的參數(shù)。進(jìn)行物料數(shù)據(jù)設(shè)置時(shí)，有些字段的內(nèi)容必須由用戶自己先定義后再?gòu)闹羞M(jìn)行選擇。另外一些字段的內(nèi)容則可以系統(tǒng)提供的可選項(xiàng)里進(jìn)行選擇。對(duì)于沒有可選值的字段內(nèi)容，用戶在建立物料記錄時(shí)按實(shí)際值輸入即可。
    物料主文件的記錄建立后，才可以在其他數(shù)據(jù)文件里創(chuàng)建相應(yīng)的物料數(shù)據(jù)。
    2、倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)
    （1）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置
    庫(kù)存管理經(jīng)常用到的物料操作都是基于倉(cāng)庫(kù)和庫(kù)位的，企業(yè)所有庫(kù)存事務(wù)涉及到的倉(cāng)庫(kù)，包括廠內(nèi)外、租用和銷售網(wǎng)點(diǎn)的庫(kù)房，都應(yīng)納入系統(tǒng)，明確定義。定義倉(cāng)庫(kù)和庫(kù)位是企業(yè)定置管理的重要內(nèi)容。
    在設(shè)置倉(cāng)庫(kù)時(shí)，要先定義倉(cāng)庫(kù)的類型。在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設(shè)置的倉(cāng)庫(kù)類型有：材料庫(kù)、產(chǎn)品庫(kù)、半成品庫(kù)、副產(chǎn)品庫(kù)、廢品庫(kù)、配件庫(kù)等。倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)的設(shè)置，可以根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的不同類型來進(jìn)行，同一種類型也可以根據(jù)不同的需求設(shè)置多個(gè)倉(cāng)庫(kù)。
    （2）庫(kù)位設(shè)置
    設(shè)置庫(kù)位前，可以先對(duì)整個(gè)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行分區(qū)，即設(shè)置庫(kù)區(qū)

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