首先你要找那些讓你提交這些報告的人，問明白他們說的這些報告究竟需要涉及什么內(nèi)容，給什么人看，格式和文檔的風(fēng)格要求是什么。如果他們不能告訴你一個滿意的答案，就沒有必要給他們一個他們自己都不知道想不想要的東西。
而實際上需求分析報告可以說是文檔體系中最沒有必要存在的。當(dāng)然我不是說需求分析不重要，而是說需求分析太重要，是一個報告所不能容納的，而是要有一個包括數(shù)個不同內(nèi)容體系的文檔系統(tǒng)。而如果你的項目根本就沒有那么多的資金和資源，你一般就不要動用這樣一個龐大的系統(tǒng)。你在這個時候只需要隨時記錄你的想法，列出你的關(guān)注點(diǎn)和解決的想法。而當(dāng)然這個系統(tǒng)雖然龐大，但是還有很多線索要你去掌握它們的建造。首先這個系統(tǒng)需要有一個業(yè)務(wù)目標(biāo)分析，也就你的這個系統(tǒng)要達(dá)到的業(yè)務(wù)目標(biāo)，要結(jié)合具體的企業(yè)環(huán)境進(jìn)行系統(tǒng)分析和論證，這個文檔的閱讀者基本上屬于最高級次的決策者。還要有一個技術(shù)目標(biāo)分析，也就是你的這個項目將解決什么具體的技術(shù)問題，這個部分也十分的復(fù)雜，基本上需要行業(yè)專家認(rèn)真地分析，這個文檔的閱讀者屬于管理者。還要有一個技術(shù)實現(xiàn)的報告，也就是你需要為完成這個項目動用什么技術(shù)，主要是你必須說出在這個項目的幾種可使用技術(shù)方案中你為什么要選擇你目前的這種，這個文檔的閱讀者基本上就是相關(guān)的技術(shù)人員。而同時你還需要一個風(fēng)險分析的報告，把這個文檔要針對業(yè)務(wù)/技術(shù)/實現(xiàn)這三個層次的問題中要遇到的各種風(fēng)險進(jìn)行分析。這屬于基本的需求分析的基礎(chǔ)文檔系統(tǒng)。
然后你還需要面對你的具體的情況進(jìn)行具體的項目的規(guī)劃分析。首先如果你的項目是一個開發(fā)型的項目，你就有必要對你的業(yè)務(wù)目標(biāo)和技術(shù)目標(biāo)的實現(xiàn)進(jìn)行一種設(shè)計。這個工作需要大量的市場和人類學(xué)知識。其次你還需要對你上面這個需求的設(shè)計進(jìn)行分析，以把其轉(zhuǎn)化為開發(fā)者可以接受的文檔格式。然后你還需要對這些需求進(jìn)行具體的粒度化的劃分，將其細(xì)化為一些原子態(tài)的互相聯(lián)系的部分。在此基礎(chǔ)上你還需要對這些具體的技術(shù)實現(xiàn)進(jìn)行規(guī)劃，找出最重要的和最有難度的部分。同時這個層次的風(fēng)險分析也需要有一個單獨(dú)的文檔說明。
最后你還需要對實現(xiàn)中具體的細(xì)節(jié)問題組織你的需求分析文檔。這些問題包括，你使用的具體技術(shù)需要什么要求的人員和設(shè)備等等資源。你的需求需要如果進(jìn)行測試，以保證你的這些需求能夠被真正的貫徹。你的系統(tǒng)需要如何部署在你的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中。你的人員培訓(xùn)需要采用什么措施。這些問題都需要有專門的文檔，而且也都是需求分析方面的。
基本上這樣一個系統(tǒng)要有10份以上的文檔，而關(guān)鍵在于不同的問題應(yīng)該在不同的文檔中說明，同時你還必要在這些文檔的相互關(guān)系中做出一種標(biāo)注。這樣一個工程，基本上需要一個團(tuán)隊來專門的進(jìn)行協(xié)調(diào)和維護(hù)。至于書寫則是一個文檔就要一個小組，同時還必須有一個系統(tǒng)的管理小組。在這樣一個文檔系統(tǒng)中，基本上可以保證你所有的關(guān)注都在你的文檔中體現(xiàn)了。
當(dāng)然這樣的文檔系統(tǒng)我估計你在國內(nèi)根本就看不到，國外也難找。而國內(nèi)常見的情況是，這些文檔和垃圾的地位一樣，基本上都是人為的制造的無用的浪費(fèi)時間的和精力的廢紙。
還是回到最初的問題，你最好還是先去問問需要這些文檔的人，他們究竟是要什么，有什么具體的要求，肯為這些文檔出什么價錢。如果他們不能告訴你，你就只需要為自己建立一個文檔，當(dāng)然有的時候你會覺得自己不需要任何文檔，那么你不需要好了。沒有任何文檔也不說明什么，到處都是文檔倒是肯定的說明這個組織水準(zhǔn)和開發(fā)能力十分的低劣