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ERP需求調研必須做的三件事

2007/10/26 8:32:59 |  3368次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發(fā)表評論

如今,越來越多的企業(yè)開始認識到,需求調研是企業(yè)在ERP系統(tǒng)選型以及實施ERP系統(tǒng)時所必須經過的一個過程。作為系統(tǒng)實施開題性的工作,也可以說需求調研是ERP系統(tǒng)規(guī)劃、實施過程中最基礎、最重要的工作,調研的好壞將直接影響到ERP系統(tǒng)實施乃至應用的效果。

  從ERP系統(tǒng)需求調研的工作內容來看,一般可以分解為以下三件事。

  第一件事,就是業(yè)務流程整理工作。

  首先是跨部門的業(yè)務流程。所謂跨部門的業(yè)務流程是指需要多個部門協(xié)調工作的流程,比如一張采購訂單的處理流程包括:其他部門提出采購需求,采購部門通過尋找供應商、詢價后下達采購訂單,供應商交貨,質量部門驗收,倉庫收貨入倉。整理跨部門業(yè)務流程的宗旨是要讓業(yè)務流程有一個全局的觀念,從全局入手容易辨別整個流程中的關鍵問題所在。

  其次是部門內部的業(yè)務流程。這里是指部門內部業(yè)務的處理流程,有時也可能會牽涉到少量的跨部門流程。比如:采購訂單金額為3000元以下時,采購科長即可審核;當采購金額在1萬元以下時,需要采購經理審核;而采購金額達到1萬元以上時,需要提交總經理批核等。各業(yè)務部門內部流程的處理是對總流程的補充和完善,通過將流程細化能從中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有流程的問題。一般企業(yè)ERP系統(tǒng)所涉及的業(yè)務流程中出現(xiàn)問題往往不是出現(xiàn)在宏觀的流程結構上,而是體現(xiàn)在對細節(jié)的處理上。任何一個流程都不要忽略。比如,由于企業(yè)自身的問題造成設備需要修理,這時在返修的業(yè)務流程中可能會出現(xiàn)對相關費用支出的處理,這樣的流程也都要考慮。

  再次是調研討論之后對業(yè)務流程的優(yōu)化建議。在內部顧問整理出企業(yè)的整個業(yè)務流程并將之細化和歸類后,就可以對企業(yè)目前的業(yè)務流程中的主要問題進行分析與討論,并提出相應的合理建議。

  最后,整理業(yè)務流程階段的基本原則包括:全面無遺漏,要細致、具體,還要特別注意特殊與異常流程的調研與整理。

  第二件事,就是原始數(shù)據(jù)單據(jù)整理工作。

  一般認為,整理單據(jù)和業(yè)務流程的工作可以同時做,也可以分步來做。但實際中,考慮到數(shù)據(jù)單據(jù)可以依照完整的企業(yè)業(yè)務流程來整理,可以將原始數(shù)據(jù)、單據(jù)整理工作放在業(yè)務流程整理工作之后進行。

  整理企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)單據(jù)的工作包括:原始數(shù)據(jù)與單據(jù)收集、歸類、重要性分析。整理出的數(shù)據(jù)與單據(jù)可以采用列表分析的形式來歸納其重要性。比如,形成“單據(jù)名稱、操作人員、業(yè)務內容、處理時間、關鍵數(shù)據(jù)、頻率”這樣的表格。在此過程中需要注意以下問題:

  首先是單據(jù)所涉及的部門和人員。數(shù)據(jù)與單據(jù)是結合業(yè)務流程的,如同對流程的處理。要注意單據(jù)中所涉及到的人員是否在實施ERP之后還需要涉及到,流程是否需要精簡以提高效率等問題。

  其次是單據(jù)所涉及的工作內容。在手工管理的時候很多單據(jù)的作用是輔助性的,或者說是可以合并的。通過對這些單據(jù)的整理可以降低單據(jù)的編寫工作,從根本上降低勞動強度。當然,有些報表也可以改為查詢,用戶直接在ERP系統(tǒng)中查詢就好了,不需要打印出來再給相關人員簽核。

  再次是數(shù)據(jù)與單據(jù)使用的頻率。數(shù)據(jù)單據(jù)的使用頻率往往和單據(jù)的重要性相關聯(lián),常見的是日報、周報、月報、年報。其余臨時性的單據(jù)則可以在清理整頓之列。通過對使用頻率的統(tǒng)計,可以很容易地發(fā)現(xiàn)多余的報表。

  最后是數(shù)據(jù)與單據(jù)所涉及的內容。單據(jù)都會涉及到數(shù)據(jù),哪些數(shù)據(jù)是必須填寫的項目,哪些是可以選擇的項目,哪些是關鍵數(shù)據(jù),都需要在報表中一一列出。對單據(jù)內容的分析和整理是為了優(yōu)化報表結構,大部分的報表可以集中到少數(shù)的報表中來,省卻重復查詢的麻煩。

  第三件事,就是業(yè)務流程優(yōu)化工作。

  可以說,整個需求調研工作的目標之一就是業(yè)務流

程優(yōu)化。在優(yōu)化業(yè)務流程之前,首先,負責人需要明白流程優(yōu)化的目標,盡可能量化。比如,采購計劃的下達時間縮短2個小時,倉庫暫收到貨物入庫的時間縮短50%等等。其次,優(yōu)化的過程中要充分考慮業(yè)務流程涉及到的部門和人員的意見,并盡量爭取他們的配合。對于提交的優(yōu)化報告,應該分析可能會遇到的問題及所建議的解決方法。轉貼于:http://opto-elec.com.cn

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